用友ERP U8供應鏈管理系統撤銷操作案例分析

龍海燕 裴蓉

[摘 要] 對用友ERP U8供應鏈管理系統中撤銷操作的原理進行了總結，結合采購與應付款管理系統、銷售與應收款管理系統、庫存管理、存貨管理各子系統的典型案例對撤銷操作流程進行具體分析、歸納，希望能夠對相關使用者有所啟示和幫助。

[關鍵詞] 供應鏈；撤銷操作；流程；案例

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 037

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）07- 0077- 05

供應鏈管理系統至少包括采購、銷售、庫存、存貨四個子系統，通常與應收款和應付款管理系統集成使用，各個子系統之間存在著直接的數據傳遞關系，彼此影響，相互制約。當操作中發現錯誤是由于前面的設置或操作引起的，就需要修改前面的設置或操作，如果自前面的錯誤點開始已進行了“1、2、3、4”等多步下游業務處理，此時必須按“4、3、2、1”逆序撤銷已進行過的下游業務，方可修改前面的錯誤，在ERP U8中進行撤銷操作要遵循這一原則。尤其要注意業務發生時所引起的各子系統間的數據傳遞關系，按相應操作流程正確進行業務和財務一體化的處理。筆者結合多年的會計信息化教學實踐經驗，對供應鏈管理系統中涉及撤銷的典型案例進行梳理、進一步分析歸納，以期為相關使用者提供幫助。

1 采購與應付款管理系統

根據采購管理的業務流程，在ERP U8中實現時所涉及的單據類型多，從業務狀態上可分為五種狀態：錄入、未審核、已審核、已執行、關閉。在采購管理中根據單據的狀態，可以將單據分為：不需審核的單據，需要關閉的單據。不需審核的單據包括：采購發票、采購結算單、期初暫估入庫單、期初發票、期初受托代銷入庫單。需要關閉的單據包括：采購請購單、采購訂單、采購到貨單。單據流程如圖1所示。

“已審核”單據為有效單據，可被其他單據、其他系統參照使用；已審核未執行后續處理的單據可以棄審，棄審后單據狀態為未審核，有下游單據生成的，系統視為該單據已執行，不能棄審，須將下游業務逆序撤銷后，才可棄審相應單據。依此原理，下文對涉及的單據及業務進行分析。

案例一：以單貨同到的普通采購業務為例，對采購與付款的操作流程及撤銷進行歸納

華立公司2015年6月，發生采購業務——單貨同到的普通采購

（1）2015/06/01業務一部業務員李平向建昌公司詢問鍵盤的價格（95元/只），覺得價格合適，隨后向公司上級主管提出請購要求，請購數量為300只。業務員據此填制請購單，需求日期為2015/06/03。

（2）2015/06/02 上級主管同意向建昌公司訂購鍵盤300只，單價為95元，要求到貨日期為2015/06/03。

（3）2015/06/03 收到所訂購的鍵盤300只（填制到貨單）。將所收到的貨物驗收入原材料倉庫（填制采購入庫單）。

（4）當天收到該筆貨物的專用發票一張，發票號CG08001。業務部門將采購發票交給財務部門，財務部門確認此業務所涉及的應付賬款及采購成本，材料會計記材料明細賬。

1.1 正常操作流程

（1）采購管理系統：采購申請單、審核→采購訂貨單、審核→采購到貨單、審核。

（2）庫存管理系統：采購入庫單、審核。

（3）采購系統：采購發票→采購結算（自動結算或手工結算）

（4）應付款管理系統：應付單據審核→制單處理。

借：材料采購 28 500

應交稅費——應交增值稅（進項稅額） 4 845

貸：應付賬款——應付貨款 33 345

（5）存貨核算系統：業務核算記賬財務核算生成憑證。

借：原材料 28 500

貸：材料采購 28 500

1.2 撤銷操作流程

1.2.1 撤銷第5步（存貨核算系統）的操作

（1）刪除憑證：存貨核算系統→財務核算→憑證列表

（2）恢復記賬：存貨核算系統→業務核算→恢復記賬

1.2.2 撤銷第4步（應付款管理系統）的操作

（1）刪除憑證：應付款管理系統→單據查詢→憑證查詢。

（2）取消審核：應付款管理系統→應付單據處理→應付單。據審核：勾選已審核、已制單（未完全報銷）等選項。

1.2.3 撤銷第3步（采購系統發票）的操作

（1）取消結算：采購管理系統→采購結算→采購結算列表（雙擊要刪除的結算單據進入刪除界面，執行刪除）。

（2）修改、刪除采購發票：采購管理系統→采購發票→專用采購發票。

1.2.4 撤銷第2步（庫存管理系統入庫單）的操作

修改、刪除采購入庫單（期初暫估入庫單）：庫存管理系統→入庫業務→采購入庫單（期初暫估入庫的為：初始設置→期初結存）：先棄審再做修改或刪除。

1.2.5 撤銷第1步（采購管理系統請購單、訂貨單、到貨單）的操作

（1）修改、刪除到貨單：采購管理系統→采購到貨→到貨單：先棄審再做修改或刪除。

（2）修改、刪除訂貨單：采購管理系統→采購訂貨→訂貨單：先棄審再做修改或刪除。

（3）修改、刪除請購單：采購管理系統→請購→請購單：先棄審再做修改或刪除。

總結：撤銷操作均在正常操作相應的菜單中（采購結算單除外），按正常操作的反順序進行，如圖2。如果正常操作只執行了第1、2、3、4步，則撤銷就從“撤銷第4步”開始，依次執行“撤銷第4、3、2、1步”；同理，如果正常操作只執行了第1、2、3步，則撤銷就從“撤銷第3步”開始，依次執行“撤銷第3、2、1步”。

2 銷售與應收款管理系統

按用友ERP U8中的撤銷處理原則，銷售管理系統的撤銷操作可比照采購管理中的流程進行處理，下文重點對應收款管理中的典型案例進行分析。

2.1 應收款管理中的轉賬處理

案例二： 2015/06/05收到昌新貿易公司以匯票方式支付的預付貨款30000元。財務部門據此生成相應憑證。華立公司賬上有“應收賬款——昌新貿易公司”借方余額 50 000元，2015/06/25將收到昌新貿易公司30 000元的預收款沖減相應的應收賬款（預收沖應收）。

2.1.1 正常操作流程

2.1.1.1 2015年6月5日，收到預收款時

（1）錄入收款單：在應收款系統中，進入“日常處理”|“收款單據處理”|“收款單據錄入”（注意：款項類型為“預收款”） 。

（2）審核收款單：在應收系統中，進入“日常處理”|“收款單據處理”|“收款單據審核”。

（3）根據收款單生成憑證：在應收系統中，進入“日常處理”| “制單處理”，選擇結算單制單。 生成憑證如下。

借：銀行存款——工行存款 30 000

貸：預收賬款 30 000

2.1.1.2 2015年6月25日，預收沖應收時

（1）在應收系統中，執行“日常處理”|“轉賬”|“預收沖應收”。注意預收沖應收的日期，執行“自動轉賬”命令，提示“是否立即制單”。

（2）提示立即制單，選擇“是”，生成憑證。

借：預收賬款 30 000

貸：應收賬款 30 000

2.1.2 撤銷操作流程

（1）撤銷第2步，執行“應收款管理”|“單據查詢”|“憑證查詢”，將轉賬生成的憑證“刪除”。

（2）撤銷第1步，執行“其他處理”|“取消操作”（操作類型選擇為“預收沖應收”）；在“取消操作”窗口，選中相應壞賬發生記錄，點擊“OK確認”按鈕，即完成撤銷“預收沖應收”的業務處理。

總結：只要執行過 “預收沖應收”功能，即使未生成憑證，也必須執行一次撤銷操作，撤銷第1步——取消“預收沖應收”，再對錯誤進行修正。應收款管理中的其他轉賬（應收沖應收、應收沖應付）業務，取消操作依此方式處理。

2.2 應收款管理中的壞賬處理

案例三：華立公司壞賬準備按應收余額百分比法計提，提取比率為0.5%。2015年6月，壞賬準備科目期初余額為10 000元，發生以下業務1、業務2、業務3。

調整應收款管理系統的選項：執行“應收款管理”|“設置”|“選項”，將壞賬處理方式設置為“應收余額百分比法”，設置壞賬準備科目期初余額為10 000元，提取比率為0.5%。并進行應收款管理系統的初始設置。

2.2.1 業務1：發生壞賬時

2015/06/27收到通知華宏公司破產，其所欠款項（25 000元）將無法收回，全額做壞賬處理。

2.2.1.1 正常操作流程

（1）執行“應收款管理”|“壞賬處理”|“壞賬發生”，選擇相應“客戶”并確認。

（2）在“壞賬發生單據明細”窗口“本次發生壞賬金額”欄處填入：25 000，點擊“OK確認”按鈕，提示是否生成憑證。在此可先選擇“否”，以后再生成憑證。

（3）提示是否生成憑證時，選擇“是”生成憑證如下：

借：壞賬準備 25 000

貸：應收賬款 25 000

2.2.1.2 撤銷操作流程

（1）撤銷第3步，執行“應收款管理”|“單據查詢”|“憑證查詢”，將壞賬處理生成的憑證“刪除”。

（2）撤銷第2步，執行“其他處理”|“取消操作”（操作類型選擇為“壞賬處理”）。

（3）撤銷第1步，在“取消操作”窗口，選中相應壞賬發生記錄，點擊“OK確認”按鈕，即完成撤銷“發生壞賬”的業務處理。

總結：如果正常操作流程只執行了第1步、第2步，尚未生成憑證，則撤銷時就先撤銷第2步、再撤銷第1步。撤銷后可重新按正常流程進行操作。

2.2.2 業務2：壞賬收回時

2015/06/28收回華宏公司已做壞賬的貨款5 000元現金，做壞賬收回處理。

2.2.2.1 正常操作流程

（1）錄入收款單：按業務日期2015年6月28日登錄系統，執行“應收款管理”|“壞賬處理”|“收款單據錄入”（注意：款項類型為“應收款”，此處切記不要對收款單進行“審核”！否則在下一步執行“壞賬收回”， “結算單號”選擇時無相應的收款單）。

（2）壞賬收回處理：執行“應收款管理”|“壞賬處理”|“壞賬收回”，在“壞賬收回”窗口中選擇相應的客戶“華宏公司”、“結算單號”選擇為上一步中錄入的收款單號。再確定并制單。在同一張憑證上生成如下憑證：

借：庫存現金 5 000

貸：應收賬款 5 000

同時

借：應收賬款 5 000

貸：壞賬準備 5 000

（3）壞賬查詢：完成“壞賬發生”及“壞賬收回”業務后，執行“應收款管理”|“壞賬處理”|“壞賬查詢”，結果如圖3所示。

2.2.2.2 撤銷操作流程

（1）撤銷第2步，執行“應收款管理”|“單據查詢”|“憑證查詢”，將壞賬收回生成的憑證“刪除”。

（2）撤銷第1步，取消審核再修改、刪除收款單。

2.2.3 業務3：計提本年度的壞賬準備

2.2.3.1 正常操作流程

（1）在應收款管理中，執行“壞賬處理”|“計提壞賬準備”，系統根據“應收賬款”科目余額及“壞賬準備”科目期初和本期發生額情況，自動計算出本期壞賬準備的計提金額，如圖4所示。

（2）檢查“本次計提”欄金額是否正確，若正確，點擊“OK確認”按鈕，提示是否生成憑證。在此可先選擇“否”，以后再生成憑證。

（3）提示是否生成憑證時，選擇“是”，生成憑證如下：

借：資產減值損失 12 288.57

貸：壞賬準備 12 288.57

對上述第（2）步的補充：若本次計提金額不正確，則要操作一次“取消壞賬處理”，找到錯誤原因并修改后，再重新進行“計提壞賬準備”。教學實踐中常見由于金額填錯或重復填制了收款單、銷售發票等單據，但并未生成憑證，致使應收系統中“應收賬款”金額不正確，再引起計提壞賬準備的金額錯誤。解決方法：執行“應收款管理”|“賬表管理”|“業務報表”|“業務明細賬”，詳細查詢應收款管理系統中的單據，找出“應收賬款”錯誤原因并修改，再重新進行上述正常操作流程（1）～（3）步。

上述業務1、業務2、業務3涉及“壞賬準備”具體核算數據如圖5。

2.2.3.2 撤銷操作流程

（1）撤銷第3步，應先刪除已經生成的憑證。執行“應收款管理”|“單據查詢”|“憑證查詢”，將計提壞賬生成的憑證“刪除”。

（2）撤銷第2步，取消壞賬處理。執行“應收款管理”|“其他處理”|“取消操作”，操作類型選擇為“壞賬處理”。

（3）撤銷第1步，在“取消操作”窗口，選中相應計提壞賬的記錄，點擊“OK確認”按鈕，即完成撤銷“計提壞賬”的業務處理。

（4）取消相應計提壞賬后，再執行“應收款管理”|“壞賬處理”|“壞賬查詢”，此時需注意期初余額是否正確，實踐中常見期初余額在此時不正確的現象。

（5）若此時期初余額仍有誤，則需執行“應收款管理系統”|“初始設置”|“壞賬準備設置”，檢查期初余額正確無誤，必須點擊“確定”，使應收款管理系統重新“存儲”正確的期初余額。再重新完成“業務1、業務2、業務3”相應的壞賬處理工作。

3 庫存管理、存貨核算系統

案例四：華立公司2015/06/30 對原料倉庫的所有存貨進行盤點。 盤點后，“Intel酷睿i5芯片”盤點數量551盒，發現多出1盒。經確認，Intel 酷睿i5芯片的成本為1200元/盒。

3.1 正常操作流程

3.1.1盤點前

在庫存系統中，填制盤點單。出庫類別為“盤虧出庫”，入庫類別為“盤盈入庫”。單擊“盤庫”功能按鈕。（賬面數量為550）

3.1.2 盤點后

（1）在庫存管理系統中修改盤點單，錄入盤點數量（修改Intel 酷睿i5芯片盤點數量為551），確定錄入盤點金額661 200（551×1 200=661 200），保存并“審核”盤點單。

（2）在庫存管理系統中，審核由盤點單生成的其他入庫單。執行“庫存管理”|“入庫業務”|“其它入庫單”，找到要審核的單據，執行“審核”后退出。

（3）在存貨核算系統中，對“其他入庫單”進行記賬并生成憑證。

借：原材料 1 200

貸：待處理財產損溢 1 200

教學實踐中常見在第3步執行“存貨核算”|“業務核算”|“正常單據記賬”時，相應盤盈入庫記錄為灰色，無法進行“記賬”及生成憑證。產生該問題的原因是在第2步修改盤點單時，沒有錄入盤點金額661 200元，需執行撤銷操作流程。

3.2 撤銷操作流程

（1）撤銷第2步，在庫存管理系統中對由盤點單生成的“其它入庫單”執行“棄審”，即取消審核。

（2）撤銷第1步，“庫存管理”|“盤點業務”，進入“盤點單”窗口，刪除盤點單。重新執行正常操作流程的步驟，修改盤點單上的盤點數量為551盒、盤點金額661 200元。

本文中所涉及案例，均在用友ERP U8.72系統中驗證通過。

主要參考文獻

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[2]王新玲，汪剛.會計信息系統實驗教程（用友ERP-U8.72版）[M].北京：清華大學出版社，2009.

[3]張渭育.財務軟件中反向操作實例分析[J].財會月刊，2013（5）：82-83.