Excel在高校管理中的應用探索

張麗君 李占波

[摘 要] Microsoft Excel是一種非常常用的辦公自動化軟件，它具有強大的表格制作、數據分析與統計、財務管理、信息分析等功能，在各大高校的管理工作中被廣泛使用。本文詳細介紹了Excel在高校教材管理、學生考勤統計、學生檔案管理中使用的方法與技巧。實踐證明，Excel在高校管理中起著舉足輕重的作用，將Excel功能靈活運用到實踐中去，會使高校的各項管理工作更加準確、高效。

[關鍵詞] Excel；教材管理；學生考勤統計；學生檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 086

[中圖分類號] TP317.3 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）07- 0186- 02

1 引 言

Microsoft Excel 電子表格軟件是一種非常常用的辦公自動化軟件，它具有強大的表格制作、數據分析與統計、財務管理、信息分析等功能，它操作簡單，可用范圍廣泛。目前在國內各大高校的校內管理工作中，數據的存儲和處理基本都是通過Excel來實現的，如果能夠有效地運用Excel的各項功能，充分發揮出Excel的辦公自動化作用，可以很好地提高高校管理工作的高效性和準確性。

2 Excel功能介紹

Excel具有強大的制表功能，建立表格非常方便，而且表格數據可以自動刷新，非常有利于數據的更新操作。Excel提供了豐富的函數，使用這些函數可以進行數值計算、數據統計、數據分析決策的操作。Excel還具有很強的圖表繪制處理功能，真正能夠實現文字、表格、圖表三者的有機結合。

3 Excel在高校管理中的應用

3.1 Excel在高校教材管理中的應用

高校教材管理工作主要通過制定計劃、生成訂單、驗收入庫、發放結算幾個步驟來完成[1]，制定計劃時可以在Excel中創建表格，包括教材名稱、主編、版別、單價、征訂量、書入庫量、書出庫量、使用班級、使用專業、教材的出版年份、適合于哪個層次（如碩士、本科等）、是否自編教材或參編教材等項目，也可以根據學校不同專業及每位教師選用教材的具體情況分別制定計劃，創建不同的Excel表格。然后再利用Excel的計算功能，首先計算出一種教材的金額，將光標移至該單元格右下角，當光標變成實心“+”時向下拖動，整個訂單的每一種教材的金額就可以全部計算出來。然后再利用自動求和功能，計算出整個訂單的總金額，使用Excel的計算功能會為教材款的計算節省大量時間。另外一經選定了某種教材，制定了最初計劃，當下一次繼續使用時，教材名稱、主編、版別、單價、金額等項目可以輕松利用復制粘貼功能實現，也會減少大量的輸入工作，部分改版的教材只要做部分修改即可。而且高校教材管理工作的制定計劃、生成訂單、驗收入庫、發放結算四個步驟中的每兩步間都是互相關聯的，只要計劃表制定好了，后面的幾步很容易都能實現。另外還可以通過Excel的排序、篩選、統計等功能對計劃表中的數據進行重新排序或按某一專業、某一層次進行篩選等操作。總之Excel的強大功能給教材管理人員實現各種目標管理提供了可能，為教材管理人員提升自身管理能力提供了更廣闊的空間。

3.2 Excel在高校學生考勤統計中的應用

對高校學生曠課考勤統計，是保證高校教育教學秩序正常運行的重要手段，在提高教學質量中起到了重要作用，隨著近幾年招生規模的擴大，各高校學生人數迅速增長，使得學生曠課考勤統計工作量也隨之加大[2]。為了減少工作量，并確保考勤數據統計的準確性，采用Excel軟件進行學生考勤統計，會簡化很多工作程序和重復工作量。

對學生曠課考勤統計主要通過下面步驟來完成：各班學生周上報、各院系部月上報、教務處學期匯總上報、最后學校統一進行公布處理。由于各院系部月上報的數據可能存放在不同類型的電子文檔中，首先教學處要將這些文檔統一轉換為Excel文檔，然后新建一個Excel工作簿，命名為學校考勤總表，將各院系部月上報的學生曠課考勤數據都復制到Sheet 1和Sheet 2工作表中，并將Sheet 1重命名為各院系部月考勤上報表，接下來對Sheet 2中的數據進行如下操作：首先按學號排序，然后選擇“數據”→“分類匯總”，在彈出的“分類匯總”對話框中的“分類字段”項中選擇“學號”，“匯總方式”項中選擇“求和”，“選定匯總項”項中選擇“曠課節數”，在“替換當前分類匯總”和“匯總結果顯示在數據下方”項前打“√”，最后單擊“確定”按鈕，操作完成后每個學生學號下方會增加一行，顯示“學號匯總”以及“曠課節數”的總和，即每個學生一學期的曠課總數，重命名Sheet 2為各院系部考勤匯總表。接下來將Sheet 2中的姓名、學號匯總以及曠課節數總和數據復制到Sheet 3中，并重命名Sheet 3為學校考勤匯總表。在Sheet 3中每個學生一學期的曠課情況一目了然，學校接下來就可以根據這些數據對學生進行公布處理。實踐證明，利用Excel對學生曠課考勤進行統計，大大減少了統計工作的繁瑣，提高了工作效率。

3.3 Excel在高校學生檔案管理中的應用

在建立高校學生檔案時，需要錄入的數據量非常龐大，如果能正確使用Excel軟件，使Excel的功能充分發揮出來，不僅可以加快錄入速度，還可以確保錄入數據的準確性，達到事半功倍的效果。

在建立學生檔案表時，錄入的數據如果屬于某一范圍內，都可以通過Excel的數據有效性功能來完成。例如：“學習形式”項就只有“全日制”與“非全日制”二種選擇范圍，在錄入“學習形式”項的數據時，首先選擇欲錄入值的單元格，然后選擇“數據”→“數據有效性”，會彈出“數據有效性”對話框，在“允許”項中選擇“序列”，在“來源”項中輸入“全日制，非全日制”，單擊“確定”按鈕，然后使用自動填充功能就可以完成對所有欲錄入值單元格的數據填充。

學生檔案表中通常還包括身份證號、出生日期、年齡、性別等信息，由于每個人的18位身份證號的第7-14位為出生日期，第17位若為單數即為男性，若為雙數即為女性，因此當正確輸入了身份證號數據后，巧妙使用Excel的函數功能就可以自動將出生日期、年齡、性別的值計算出來。具體操作如下：若C2單元格內為18身份證號碼，要在D2單元格內求出出生日期，則在D2單元格內輸入公式：“=TEXT（RIGHT（19&MID（C2，7，LEN（C2）/2-1），8），"#-##-##"）”，并按回車鍵，D2單元格內會自動求出出生日期，然后將光標移至D2單元格右下角，當光標變成實心“+”時向下拖動，整個出生日期列的值將全部計算出來。若要在E2單元格內求出年齡，則在E2單元格內輸入公式：“=YEAR（TODAY（ ） ）-（IF（LEN（C2）=15，19，）&MID（C2，7，LEN（C2）/2-5））”，并按回車鍵，則在E2單元格內會自動求出年齡，然后采用上面同樣的方法來求出所有人的年齡。若將在F2單元格內求出性別，則在F2單元格內輸入公式：“=IF（C2<>""，IF（MOD（RIGHT（LEFT（C2，17）），2），"男"，"女"））”，并按回車鍵，則在F2單元格內可以自動求出性別，然后也采用上面同樣的方法來求出所有人的性別。

綜上所述可以看出，Excel的各項功能都非常強大，在高校管理中起著舉足輕重的作用，上面所論述的只是Excel在高校管理中一些方面的應用，高校管理人員如果能在工作當中不斷細心去探討、鉆研，將Excel功能充分發揮、靈活運用到各種實踐中去，一定會讓高校的各項管理工作更加準確、高效。

主要參考文獻

[1]粟志華.淺談Excel2000 在高校教材管理中的應用策[J].現代企業教育，2007（3）：135-136.

[2]肖芝蘭.Excel在高校學生考勤統計中的應用[J].科技信息，2007（16）：340-350.