試析數字檔案資源公共服務能力評價指標

張珊

[摘 要] 基于檔案資源整合的視角，分析了檔案資源整合對公共服務能力提升所起的作用，以此為基礎，筆者結合數字檔案資源的特點，創新性地將”工作人員的素質”、”數字檔案資源整合”和”檔案管理機構協同”增加到”公共價值理論”的指標體系中，豐富了”公共價值理論”在此領域中的內涵。

[關鍵詞] 數字檔案資源；公共服務；評價指標

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 093

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）07- 0202- 02

對“國家數字檔案資源整合與服務機制研究”的任務之一就是：整個調研的起點是放在國家層面上，是為完成國家數字檔案資源在公共服務能力方面的頂層設計而進行的調研活動，調查的方向是目前我國數字檔案資源在公共服務能力方面最新、最先進的前沿應用情況。以下對“公共服務供給力”“公共服務保障力”和“公共服務滿意度”三大方面中的一些重要評價指標的合理性和實用性給予解釋。

1 公共服務供給力

“公共服務供給力”包括兩個方面。

1.1 信息的提供

提供方式主要包含下面兩種：①政務部門主導檔案（電子文件）信息資源公共服務應用的實現，提供利用的依據是《中華人民共和國政府信息公開條例》；②檔案部門主導檔案信息資源公共服務應用的實現（數字化掃描件），提供利用的依據是《中華人民共和國檔案法》。

1.2 信息的質量

目前，我國政府各級部門生成的信息資源，其主要使用目的不是供信息資源服務，而只是滿足其自身工作需求的；各部門只關心其關注的那些信息，保證這部分信息的質量水平，其他與自身工作無關的信息，質量并不能保障，因此信息的質量具有“局部性”。

對數字方式生成的電子文件檔案而言，制定數字連續性計劃確保其數字生成、數字保存和數字方式提供利用，建立風險控制制度、規范和措施，確保其可取、可信和可持續再用，對提高信息的質量水平意義重大。目前大多數檔案部門一般采用的方法是將 OA系統數字生成的電子文件紙質打印移交保存，然后再電子掃描進入數字檔案館系統提供利用。

2 公共服務保障力

“公共服務保障力”包括五個方面。

2.1 檔案公共服務管理機構的效率：

提高檔案公共服務管理機構的效率，制定相應的檔案管理標準是十分必要的。而檔案標準的制定應考慮以下幾個因素：①應重視國家標準的頂層設計、互操作性和開放性，以利于不同機構協同工作；②在檔案管理標準制定時，應明確各機構的職能及其應承擔的責任和角色定位，否則，基層檔案工作者在具體實踐過程中，對自己應承擔的責任將會不清晰；③標準實施的具體細節及相關解釋應詳盡，便于新建立的檔案標準的推廣及執行。

2.2 工作人員的素質

工作人員應具備的素質要求有：①歷史知識的掌握程度；②文字能力；③實際動手能力；④計算機能力，高級檔案管理人員應知曉部門所使用的檔案系統及系統中的檔案信息資源的類別及管理特點；⑤信息素質，由于目前很多機構都采用無紙化辦公模式，所以信息素質尤其重要；⑥在職培訓，客觀上要求檔案專業人員須接受長期的在職培訓，而建立在職培訓中心，從體制上保證各級檔案專業人員素質的提高。

2.3 數字檔案資源的開放性

目前，國家對檔案信息開放所制訂的政策、內容較寬泛，難以操作，同時由于牽扯到保密責任，基層檔案工作者對此不容易掌握，實際部門迫切需要制定開放利用和利用免責的依據。西方有些國家制訂了相關的免責制度，但這是否適合中國國情，還值得學者們進一步研究。

2.4 檔案公共管理機構對公眾詢問的響應：

現在應采用協同工作的模式，將各種檔案信息資源統一到一個公共服務平臺上。具體可采用以下方法實現：①根據相關管理部門制定的檔案信息標準，按要求將檔案信息錄入統一公共服務平臺；②政府建立“政府協同辦公移動平臺”，并將檔案部門納入此平臺中，檔案部門根據授權直接從中選擇適當的檔案信息資源加以處理并發布在公共服務平臺上來服務于公眾。

2.5 數字檔案資源的整合

在公共檔案館中有檔案實體整合的方式。檔案實體整合即物理整合，一般做法是：將專業檔案數量大或與民生聯系非常緊密的部門采用進駐的方式納入檔案局的管理體系中。對進駐的機構，檔案局負責檔案中心空間資源的調配，負責分配檔案窗口，而檔案實體機構負責派人員進行日常管理及對外提供服務，檔案局只對其擁有監管職責。采用這種整合手段，所需政府財政上的支持是巨大的，可在有條件的地區試點實施。

3 公共服務滿意度

“公共服務滿意度”包括檔案的公平性、用戶在線使用檔案公共服務應用系統能力的提升、用戶對數字檔案資源的信任、數字檔案資源的安全和保密性、數字檔案資源對環境的影響五個方面。

公共服務的績效評價一般存在兩種基本模式，即公眾主觀評價和客觀測量，公眾主觀評價注重于對服務滿意度等軟指標的評價上。雖然目前公民滿意度調查已經廣泛應用于公共服務績效評估中，但在反映公共服務績效時存在諸多先天缺陷：具有政治利益訴求性、政績宣傳性、政府價值表達性等工具性價值，沒有客觀數據證明公民滿意度與公共服務績效存在顯著相關，所以，不能盲目根據公眾主觀評價結果來評判實際的服務質量。

總之，今后的任務：可在此能力評價指標體系的基礎上，以公眾的視角進行實證研究，收集實證數據，并提出相關的數據分析方法來進行此能力評價指標體系的統計分析與驗證工作，為研究出一整套符合實際的“數字檔案資源公共服務能力評價指標體系”打下牢固的基礎。