對人事檔案管理加強無紙化辦公的思考

徐瑛 丁偉鋒

[摘 要] 信息技術的快速發展給人事檔案管理帶來了新的挑戰，無紙化辦公已經成為趨勢。通過分析人事檔案無紙化辦公的現狀和存在的問題，從安全性管理、法規制度、運行機制、從業人員素質等方面提出了針對性的對策措施。

[關鍵詞] 人事擋案；管理；無紙化；辦公自動化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 103

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）07- 0216- 02

信息技術的高速發展，對人事檔案管理工作提出了更高要求。無紙化辦公是指利用現代化的網絡技術進行辦公，可以實現不用紙張和筆進行各種業務以及事務處理，它對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用，提高對信息的利用率和辦事效率，降低辦公成本，提高執行力。在人事檔案管理工作中探索無紙化辦公模式，是促進檔案管理工作信息化、加強人事檔案管理工作的重要發展方向。

1 人事檔案管理無紙化辦公現狀分析

目前，我國對電子檔案的利用水平還比較低，這給檔案管理部門帶來了許多新的挑戰。在人事檔案管理工作中，雖然勞動就業手續已經基本實現了電子信息化管理。通過聯網，可以查閱就業人員的就業信息。極大地提高了工作效率，避免了工作疏漏，方便了辦事人員，不用往返各地辦理相關手續。辦事更加公正、透明，工作更加高速、便捷。但是，目前人事檔案還沒有實現無紙化管理，勞動從業人員與用人單位還需簽訂書面的勞動合同并辦理備案手續，這就造成了人事檔案的管理不可能完全實現無紙化辦公。目前的管理模式是電子化和紙制化雙重管理，合同鑒訂手續是通過電子化管理并留存紙制花名冊，鑒訂備案完后書面合同單位自己保存，失業人員檔案存放在人社局檔案室管理。退休和失業金的發放還必須要求提供原始紙質檔案審查，所以目前人事檔案管理與無紙化辦公的要求還有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段還很單一，不能為人事檔案管理提供信息支撐，在某種程度上影響到了信息化社會對檔案管理的要求。

2 人事檔案無紙化辦公存在的問題分析

人事檔案管理由于事關人們的切身利益而具備很大的嚴肅性，在管理過程中不容出錯，而無紙化辦公由于信息的易變性而存在不確定性。因此，人事檔案管理無紙化辦公在推進過程中存在著以下問題。

2.1 對電子檔案歸檔的重要性認識不足

隨著計算機技術的發展，辦公已由傳統的紙質辦公向自動化辦公發展，因此電子檔案越來越多，電子檔案的作用不再停留在草稿性電子文檔、輔助性電子文檔的階段中，而是轉向為正式性電子檔案。然而在工作過程中，檔案管理部門沒有深刻意識到電子檔案歸檔的重要性，信息化管理意識落后，對電子檔案管理工作不夠重視，或者是對于信息技術手段掌握不充分，對于大量產生的電子檔案沒有及時采取處理措施，而是抱著回避的態度，電子檔案的作用只是停留在備份、草稿階段，沒有對其進行合適的管理加以利用。

2.2 對電子檔案的法律效力需要進一步完善

檔案作為文件的法律作用就是基于檔案憑證本身的原始性，傳統紙質檔案文件是受到法律保護的，強調只有原件才有法律效力。而電子檔案沒有固定的載體，導致電子檔案歸檔的過程中缺乏原始性及憑證性，從而導致電子檔案難以真正地取代傳統紙質文檔，真正發揮其檔案的作用，因此難以制定具有法律效力的檔案依據。工作過程中電子檔案易被修改，并且經改動后難以發現，無法從字跡分辯出文件的原始性。這些特點造成了電子檔案的效力尚沒有在法律層面得到進一步規范，這也造成了電子檔案管理過程中的困惑。

2.3 對檔案管理人員的信息素質需要進一步提高

人事檔案的信息化管理需要有專業的人才參與，管理人員需要有先進的管理水平及較高的信息文化素質。目前相關的檔案管理部門缺乏現代化管理水平的人才，尤其是信息處理及檔案信息化利用的人才。大部分檔案管理人員對現代化管理工作缺乏了解及認識，因此不能充分地發揮其作用，從而影響到人事檔案無紙化管理工作的推動。

2.4 對人事檔案無紙化辦公的安全性需要進一步強化

電子文件具有傳遞快捷、操作簡便、存儲空間小等優點，但其欠缺安全性，從而影響其長遠的保管及存儲。如電子文件過度依賴軟件設備，不能進行直讀，容易被更改，數據容易丟失，文件容易受到病毒的破壞，這些都給電子文檔長期保管帶來了很多的問題。

3 對加強人事檔案無紙化辦公的思考

3.1 加強人事檔案管理的安全性管理

人事檔案的無紙化管理涉及的范圍很廣，應當制定切實可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔離的措施，即人事檔案保管子系統必須是完全獨立的網絡系統，采取存儲與利用分離的技術策略，人事檔案通過離線歸檔的方法歸入保管子系統，在保管子系統鑒定、整理的不同開放范圍的電子文件信息，以離線方式提交到電子文件信息管理系統的利用子系統，提供不同利用權限范圍的利用。二是采取數據管理安全措施。要設置嚴格的管理權限，特別是“系統管理員”必須合理授權，人事檔案信息管理系統功能設計上應當設置功能授權、數據審核權、數據操作權三權分離的方式，可以有效提高電子文件數據的安全性。電子文檔在上傳、下載過程中需要設定安全等級及訪問權限。三是規范電子文件歸檔范圍。需要對電子文件建立積累制度，保證電子文件不損毀、不失散。同時應對電子人事檔案質量進行把關，對于存在的安全漏洞應及時對其進行修補，對病毒軟件及防火墻實行全天候的監管及自動升級。

3.2 加強檔案法律建設

目前電子檔案的法律問題還有待解決，為了做好電子檔案管理相關工作，必須從電子檔案的職能、管理機制、法律效力等方面進行強化。一是要明確電子檔案在文件管理中的位置，確定電子檔案的職能。二是要明確電子檔案制作過程、保全要求，提供利用制度，在利用時可加強電子簽名制度的管理。三是要明確電子檔案的法律效力。電子檔案在轉化為程序之后需要通過法律的形式加強電子文檔在法律上的效力，其證據效力應獲得法律的認可。

3.3 探索并完善紙質和電子檔案并行管理機制

紙質文件適合水久保存，不適合將來的反復檢索和利用，而電了文件則相反。根據二者特點，應使兩種載體文件在一定階段內并存。當前普遍采用的方法是制定并實行雙套管理機制，即將電了文件存入硬盤或光盤后，又打印輸出紙質文件并保存。兩種不同載體的檔案應保證內容完全相同的，即在著錄、署名、編碼、史改、更新時，特別注意電子檔案要與紙質檔案一一對應。由于電了文件的虛擬性，缺少原有管理中的驗證環節，囚此，應深入研究電子文件中信息的長期保存問題。當前，針對需長期保存的電子文件，要進行定時定期備份，防止信息丟失。

3.4 提高檔案管理工作者的職業素質與修養

在實現檔案無紙化辦公的要求下，檔案管理工作者要提高自身的職業素質，熱愛檔案管理工作，努力學習專業知識，提高專業技能，發揮個人的主觀能動性。在檔案的無紙化辦公條件下，檔案管理工作者需要做許多檔案的預處理工作，應使這些工作標準化、系統化，提高計算機對檔案檢索的效率和準確性。因此，檔案管理工作者除了要學習掌握檔案管理中的檢索學、目錄學以及主題著錄標引等知識外，還要掌握一些計算機與網絡的相關知識。在使用計算機前應了解其對檔案管理工作的影響，對檔案管理工作中引入無紙化辦公系統而引起的變化有一定的思想準備和知識儲備。對此，機關要強化對檔案管理人員進行計算機方面的知識培訓，合理編設計算機管理方面的崗位，充實一些具有一定計算機應用水平的年輕人員進入檔案管理隊伍。

主要參考文獻

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