高職院校檔案管理工作的發展與前景

張艷

摘 要 隨著信息技術的發展，高職院校檔案管理工作向智能化、現代化的方向改變，相應的檔案管理手段也在提高。檔案管理工作要堅持真實性、安全性和便捷性的原則。在未來的高職院校檔案管理工作中，人才將更加重要，標準體系的建設將進一步加強，電子檔案數據系統的應用程度將加強，更加先進的科學技術手段將被引進，檔案管理也將更加有序、更加科學、更加高效。

關鍵詞 高職院校；檔案管理；電子檔案數據系統

中圖分類號：G717 文獻標識碼：B

文章編號：1671-489X（2016）06-0062-02

檔案是一個單位歷史的記錄，對于單位的發展有著至關重要的作用。高職院校檔案是高職院校管理的真實記錄，是單位進行發展和規劃的依據，也是查明財產的依據。在高職院校中，檔案管理工作十分重要，不少高職院校都有專職的檔案員。做好檔案管理工作，能夠更好地對歷史資料進行利用。未來，檔案管理工作一定會越來越重要，在信息技術時代下，檔案管理也將向著信息化、現代化的方向發展。

1 高職院校檔案管理向著數字化方向發展

經濟的飛速發展也帶來了檔案管理工作的改變。以往傳統的人工手工管理向更加智能化、現代化的方向改變，相應的檔案管理手段也在提高。數字化被引入檔案管理工作中，檔案變得更加可控制、高效率。檔案管理的數字化就是在檔案管理過程中利用計算機技術和信息技術，使檔案變成數字化和網絡化的、利于管理和處置的電子檔案。這有利于對檔案資源行進行有效的管理和處置，以達到檔案資源的高度共享。

針對高職院校，實現檔案管理的數字化管理也是十分必要的。高職院校檔案管理數字化技術的運用主要是指利用計算機、數字攝影和掃描等先進技術，將高職院校的檔案資料以數字化信息的形式進行保存并加以利用，形成系統的高職院校檔案信息庫，進一步提高高職院校檔案管理的質量和效率。方便快捷的檔案數字化管理將改變以往傳統的管理模式，有效地提高管理效率[1]。

2 數字化檔案管理應該堅持的原則

在數字化檔案管理中必須堅持三個重要原則，以確保檔案管理和現代科技的結合能夠進一步促進檔案管理工作的發展。

真實性原則 檔案管理的基礎即是確保檔案中相關數據真實可靠，這是一切檔案管理活動的最基本的要求。在平時的檔案管理中一定要確保檔案資料的真實性，若是發現某些檔案資料出現錯誤或是出現虛假信息，要及時糾正，以防為后續工作造成不必要的麻煩。高職院校中檔案管理數字化對檔案真實性的要求很高，而真實性不只表現在要確保原始檔案資料真實可靠，還表現在在進行數字化管理時，在技術和方法上要保證檔案的真實性。從另一個角度來說，高職院校檔案管理數字化中的真實性原則不僅是一種以事實為依據的觀念，也是一種技術水準，考驗著科技人員和管理人員的技術水平。

安全性原則 高職院校檔案管理數字化技術的運用中，確保檔案信息安全不受侵害也是檔案管理工作中的重中之重，所以高職院校檔案管理數字化必須要遵循這一原則，保證信息的安全性。對于高職院校檔案管理數字化的安全性原則則主要指兩個方面：一是工作人員妥善保管檔案的數字化信息，不遺失或者泄密；二是要防止檔案信息的數字化管理系統的硬件、軟件受到人為或者非人為的破壞，比如自然災害造成的檔案遺失、黑客惡意的摧毀等。

總而言之，高職院校檔案管理數字化的安全性原則就是防止高職院校檔案的遺失和破壞[2]。所以，高職院校數字檔案的管理者要從制度和技術等方面下功夫，不斷更新軟件系統，及時更換硬件系統并長期堅持數據備份，以防萬一。

便捷性原則 與傳統的檔案管理模式相比，高職院校檔案的數字化管理改變了以往紙質、手工的保存方式，轉為通過計算機系統對檔案信息進行管理，方便日后查閱，這體現了其便捷性的原則。在高職院校數字檔案處理完成后，不同地域的人可以在不同時間段瀏覽到檔案信息而不會受到干擾，實現一對多的瀏覽模式。

3 高職院校檔案管理的未來前景

人才將更加重要 人才是第一生產力，這一點在各行各業中都有很明顯的體現。當然，高職院校中的檔案數字化管理工作同樣注重人才的培養和利用。只有擁有大量既懂得先進計算機技術，又懂得檔案管理的人才，這一領域才能在時代洪流中獲得更好的發展。高職院校檔案數字化管理人才的培養主要可以從兩方面入手。首先，對已有的高職院校數字化檔案管理人才進行專業知識的培訓，使他們逐漸改變陳舊觀念，更新知識結構，提高創新能力和管理能力，進一步改善該行業的人才結構；其次，高職院校要積極吸納高水平、高技能的數字檔案管理人才，要從招聘、管理、激勵等方面留住人才。

標準體系的建設將進一步加強 缺乏標準化的高職院校檔案管理數字化技術，會造成高職院校檔案資料保存的不完整且不規范，那么高職院校檔案的數字化管理就失去了滿足社會需要、加快檔案管理建設的意義，更不用談檔案管理數字化應有的價值。然而，目前高職院校檔案數字化管理中，這種現象普遍存在，很多高職院校或部門的數字化檔案管理還不標準、不規范，極大阻礙了高職院校檔案數字化管理的正常發展和創新。于是，加強高職院校檔案管理數字化建設就具有重要意義，只有健全了相關體系，保證高職院校檔案信息的規范和完整，數字化技術在檔案管理中才能得到更好的利用。此外，規范高職院校檔案管理的標準和體系，會對高職院校檔案管理數字化建設、發展產生極大的促進作用。

電子檔案數據系統的應用程度將加強 原始的高職院校檔案資料大多是紙質的，通過人工錄入或者用掃描儀進行掃描等兩種方式，將紙質版的檔案資料轉化為數字版的檔案資料。這是高職院校數字檔案制作的兩種最主要的形式，但前者是一種效率較低、容易出錯且占用大量人力資源的方式，而通過掃描儀將紙質版檔案轉變為電子版檔案就是一種比較實用的方法了。

但要保證高職院校檔案資料不遺漏、不缺失，就要健全電子檔案數據系統的建設，這主要體現在兩方面。

首先，高職院校數字檔案的管理人員通過掃描儀在將紙質檔案轉變為數字檔案時，也要將紙質版資料重新錄入，并及時修改、補充、更新數據資料；

其次， 要將原始的紙質資料保存完好，因為數字檔案在存儲或傳輸的過程中可能會出現很多不可控的因素而導致資料的丟失或損壞[3]。

更加先進的科學技術手段將被引進 隨著檔案管理工作的發展，更加先進的科學技術手段將被引進，檢索體系將向著科學化發展。科學技術也是管理檔案的保障。檔案管理部門要在經費允許的條件下，引進先進的科學技術，解放人力，讓檔案管理工作的效率逐步提高，人力也能發揮最大的效用。檢索體系將更加科學。檢索體系是否科學，關系到檔案工作能否順利進行。

1）需要對檔案資料進行糾錯，檔案中的數目要落實好；

2）要對檔案編號排序，便于高職院校用戶更好地查找；

3）對電腦要定期進行檢驗，以防高職院校信息被不法分子獲取。

4 結束語

目前來看，檔案管理工作的重要性已經越來越被高職院校管理者認識到，檔案管理也經歷了從原始到現代化、數字化的發展歷程。在數字化檔案管理中，必須堅持真實性、安全性、便捷性三個重要原則，以確保檔案管理和現代科技的結合能夠進一步促進檔案管理工作的發展。未來，檔案管理工作中人才的重要作用將更加凸顯，高素質的檔案管理人才將會被更加重視。檔案管理將和信息數據庫充分結合，檔案管理也將更加有序、更加科學、更加高效，檔案的重要作用也會越來越被發揮出來。

參考文獻

[1]朱金花，鄧麗.論信息化背景下高校圖書館編目工作的優化[J].福建論壇：社科教育版，2009（08）：131-132.

[2]呂亞梅.對高職院校檔案管理工作創新策略的思考[J].考試周刊，2015（12）：142-143.

[3]劉珺.信息數字化對高職院校檔案管理的影響[J].辦公室業務，2013（10s）：159-160.