大數據下企事業單位人事檔案信息管理設計

陳靜

一、企事業單位日常人事檔案系統管理

實現人事檔案管理工作中對干部檔案、材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等業務功能，主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核以及系統維護。

1.企事業單位人事檔案管理系統。基于大數據的企事業單位人事檔案管理系統主要完成對紙質檔案材料的數字化采集處理功能.系統提供了目錄整理、信息采集、數據審核三大功能，并利用現代化網絡技術，實現多人多客戶端，對多本檔案，不同材料同時采集功能，是一套高效、快捷檔案數字化采集系統。

2.數字化檔案網上查閱系統。數字化檔案查閱系統，是以企事業單位組織系統專用資源網為網絡基礎，采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，在組織系統內部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統在安全方面進行了方考慮：可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

二、大數據時代下的企事業單位人事系統實現目標

進入信息化社會后，計算機使用日益普及，電子數據存儲、網絡通訊技術不斷推陳出新，依托計算機技術管理、存儲、發布各類數字信息資源已成為全社會普遍使用的一種手段。企事業單位檔案數字化管理與傳統檔案管理相比，有其無可比擬的先進性和科學性，它將改變紙質檔案的搜集方式、管理方式和利用方式，沖破紙質檔案的局限性，發揮信息資源的優越性，促進檔案管理從紙質檔案的保管、利用向信息采集、信息管理和信息服務的根本轉變。但在當前檔案數字化過程中，通過調查發現在企事業單位檔案數字化過程中還存在一些亟待解決的問題，需要研究相應的對策。企事業單位檔案數字化是利用計算機數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，把紙質文件材料、聲像文件材料等傳統介質的文件材料和歸檔保存的電子檔案材料，系統地組織成具有有序機構的檔案信息庫。紙質檔案數字化是當前以及未來企事業單位對檔案處理利用的重中之重，這不僅僅是豐富和改變企事業單位結構的需要，更主要是利用網絡技術實現企事業單位檔案信息資源共享和提高了企事業單位檔案的保存效率和利用率。

三、企事業單位人事檔案系統的特點

1.檔案數字化利用情況。目前，企事業單位已經建立了卷宗級數據庫結構、文件級數據庫結構、照片檔案數據庫結構、聲像檔案數據庫結構、磁性載體檔案數據庫結構。檔案查詢范圍、種類包括個人檔案、現行文件、開放文件庫、開放案卷庫、轉發印發通知、老檔案、照片檔案、館藏資料等等。數字化檔案采集系統我國的企事業單位中，應用還不是很普遍。它與以往的檔案工作區別在于可以高效的完成對于紙質檔案材料的數字化采集處理工作。這一數字化系統一般包括了以下三種功能：目錄整理、信息采集、數據審核等等，可以有效的提高檔案的工作效率，在此基礎上，綜合運用先進的網絡技術，達到應用多人多客戶端的效果，實現對于檔案的全方位，系統化的整理，值得廣泛推廣。

2.紙質檔案數字化工作流程。紙質檔案的數字化是檔案系統檔案數字化工作的重中之重。第一階段分四種情況下的工作流程：①無數字檔案、無電子目錄：鑒定—整理—掃描—建庫—質檢—案卷整合；②無數字檔案、有電子目錄：鑒定—整理—掃描—質檢—案卷整合；③有數字檔案、有電子目錄：掃描—質檢—圖像優化；④有數字檔案、無電子目錄：建庫—質檢。第二階段成批制作：OCR漢字識別（通過它可以識別文件中需要修改的字詞，以便字詞的真確）→PDF文件格式轉化（調閱人員可以通過網絡用Adobe Reader打開，并能看到紙質檔案通過掃描質檢后的圖像文字）→DJVU彩色文件轉化（可選）→上傳至數據庫。數字化成果以掃描圖象為主，但是光有圖象是不完整的，也不利于成果的管理、檢查與利用。所以館內實行的《暫行辦法》對移交進館的檔案，明確包含了三方面的內容，即目錄數據、圖象數據和OCR 識別形成的文件。目錄數據、圖象數據和OCR 識別形成的文件還必須有機統一。所謂有機統一，就是三者之間必須是有機聯系的，一條目錄對應一個多頁TIFF 文件和一個TXT 文件，聯系三者的紐帶就是檔號； 一條目錄的檔號，即是相應的這份TIFF 文件的文件名，又是相對應的這份經OCR 識別的TXT 文件的文件名。第三階段定期操作全文索引——全文掛接——定期備份：建立具有查看全文的檢索系統，通過大容量的光盤作為儲存介質來與檢索系統相掛接。由于檔案案卷特別冗雜，為了儲存信息的安全可靠，所以必須定期進行備份。企事業單位檔案系統的定期備份是通過專業人員操作，運用獨立與其他計算機的電腦設備每周進行一次。通過把每臺計算機中的檔案拷貝到超大容量的光盤中，再把光盤中的內容統一備份到總服務器上。

3.影像和照片檔案數字化工作流程。①影像檔案數字化。企事業單位檔案系統采用了“佳影系統”進行影像檔案的儲存、輸入、查閱等一條龍流程。其中，上一條線中在形成電子影像文件后的兩步處理是同時存入數據庫和服務器，對內是儲存于數據庫；對外是服務器服務。下一條線是針對客戶服務的，在這一流程中有一個至關重要的環節，就是“用戶安全管理機制”。是要由專門的檔案管理人員對客戶進行全程的權限管理，對客戶進行監督、服務，這是為了部分檔案的安全保密負責。這項工作對檔案管理人員的個人技能、素質有著很高的要求。但據筆者了解，現在館內并沒有專門負責此項工作的人員，往往是一個技術員身兼多職，既要管理各部門電腦問題，又要監督網站客戶，還要維持網站安全。長久下來，往往會顧此失彼，給檔案數字化工作帶來不利。②照片檔案數字化。在電子照片的數字化過程中必須把原先的紙質照片和現有的數字照片分開進行數字化。原有的紙質照片需要先進行電子掃描，再進行圖象清晰，最后對應相應文件名同時進行電子入庫；對于現有的數字照片相對就比較方便，可以直接進行核對入庫。

四、企事業單位人事檔案系統的設計

1.基于 Web 的應用系統開發。（瀏覽器/服務器）本質上 Web 與客戶/服務器屬于同一結構體系。在目前的數據庫管理系統的基礎上，開發出能適應統計工作需要的應用程序，能夠使更多的用戶通過瀏覽器方便地查詢統計數據，是我們下一步考慮的重點。

2.建立數據倉庫。社會的需求和計算機技術的不斷發展，人們開始嘗試對原來數據庫中的數據進行再加工，形成一個綜合的、面向分析的環境，以支持科學決策的產生。由此，數據倉庫的思想、技術、產品逐漸開始形成，并成為信息技術領域非常熱門的話題之一。隨著計算機的發展與普及，以及互聯網技術的擴展，日常勞資人事管理必將實現無紙化辦公，并且加入到招商局內部的 Intranet 或者是 Internet 上去，實現數據的共享，這樣有利于勞資人事信息在單位內部的查詢，提高了數據資源的利用，并且能及時的得到更新，不需要象過去那樣浪費大量的人力物力去進行抄寫，提高工作的效率。本系統的數據庫連接與查詢是通過 ADO.NET 技術實現的。ADO.NET 是一組向.NET 程序員公開的數據訪問服務類，它為創建分布式數據共享應用程序提供了一組豐富的組件和方法，用于支持對 Sql Server 等數據庫的訪問。數據庫客服端應用程序可以使用 ADO.NET 來連接到這些數據源，來查詢或修改所需的數據。本系統設計了 MyMeans 公共類。該類封裝了系統中所有與數據庫連接以及查詢和修改的方法。人事管理模塊中分人事檔案管理，人事檔案查詢，人事資料查詢。企事業員工檔案基本信息錄入界面。

五、結語

現在，大家的時間意識日益增強，決策者要求數據分毫不差；各職能部門工作查考要求準確無誤；基礎工作者對于檔案的要求與日俱增，這就意味著檔案數字化建設需要加快速度，利用先進技術來打造檔案數字化系統，滿足各類要求。

綜上所述，檔案數字化建設任重而道遠，無法一蹴而就，需要我們腳踏實地，打好各項基礎。

（作者單位：陜西廣播電視臺人力資源部）