淺談如何當(dāng)好秘書

【摘要】秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)從事各項管理工作，負(fù)有參政設(shè)謀、協(xié)調(diào)綜合、督促檢查、拾遺補缺等重大責(zé)任。相時比較特殊的崗位工作性質(zhì)，要求秘書人員必須具備優(yōu)秀的品德和素質(zhì)，必須培養(yǎng)良好的意識和氣質(zhì)，必須自動自發(fā)地想秘書事、干秘書活、盡秘書責(zé)。

【關(guān)鍵詞】辦公室工作；秘書；業(yè)務(wù)；角色

在新的形勢和任務(wù)面前，企業(yè)在謀求生存與發(fā)展的問題上面臨許多新的課題，在處理改革與穩(wěn)定的關(guān)系上面臨許多新的挑戰(zhàn)，辦公室作為一級機關(guān)的協(xié)調(diào)樞紐，辦公室秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，與以往任何時候相比，肩上的擔(dān)子更重了，背負(fù)的責(zé)任更大了，這就對辦公室秘書隊伍建設(shè)提出了新的更高的要求。

一、合格的秘書要銳意進(jìn)取，適應(yīng)新形勢，把握規(guī)律，自覺提素質(zhì)

辦公室的工作千頭萬緒，紛繁復(fù)雜，而且有些問題還很敏感，要做一名合格的秘書，絕對不是輕而易舉的事情。作為辦公室秘書，工作要體現(xiàn)出為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)與為群眾服務(wù)相結(jié)合，對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)與對群眾負(fù)責(zé)相結(jié)合的性質(zhì)，一定要形成圖釘式的知識結(jié)構(gòu)，就是說本職的要精，周圍的要通。要做到這一點，沒有捷徑可走，必須加強學(xué)習(xí)。總的來講，辦公室秘書應(yīng)特別注意“三抓”：一抓學(xué)習(xí)練內(nèi)功。在學(xué)習(xí)內(nèi)容上，側(cè)重學(xué)政策、學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)經(jīng)濟、學(xué)法律、學(xué)寫作、學(xué)計算機、學(xué)現(xiàn)代市場與科技知識，以拓寬知識面。學(xué)習(xí)的方法，一要在實踐中學(xué)習(xí)，邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊總結(jié)、邊提高；二要向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)講話時的構(gòu)思、處理問題時的技巧；三要向同事學(xué)習(xí)，取人之長，補己之短，努力做一個“通才”、“全才”。二抓鍛煉增能力。秘書人員要深入調(diào)查研究，吃透“下情”，廣泛收集第一手資料，這樣，既能填充“資料庫”，增強寫作能力，又能為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。三抓借鑒采眾長。一方面，秘書人員要經(jīng)常博采眾長，汲取精華，為己所用；另一方面，組織上要經(jīng)常派秘書人員學(xué)習(xí)考察，開闊視野，增長見識和才干。

二、合格的秘書要找準(zhǔn)角色，主動謀劃，準(zhǔn)確定位，努力當(dāng)高參

辦公室秘書的一個重要職責(zé)就是為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀，遇事能拿出主意和辦法來。秘書的“善謀”一旦博得領(lǐng)導(dǎo)者的賞識，就能在輔助決策的過程中發(fā)出璀璨的火花。那么，秘書人員怎樣才能做到“善謀”呢？首先，要有正確的角色意識。秘書人員具有“外腦”職能并不意味著可以亂發(fā)議論、自作主張、左右領(lǐng)導(dǎo)。秘書必須注意使自己的言行符合角色規(guī)范，做到既尊重領(lǐng)導(dǎo)、堅決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示，又不迷信盲從，始終把為領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的決策依據(jù)及參謀意見作為自己的重要職責(zé)。其次，要深刻領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。要“參”到點子上，“謀”到關(guān)鍵處，必須準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。要善于通過間接或者直接方式，把領(lǐng)導(dǎo)的所思所想、所籌所劃弄清楚，做到既能按領(lǐng)導(dǎo)意圖正確“發(fā)揮”，又不自作聰明。在此基礎(chǔ)上，以敏銳的觀察力抓住工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，經(jīng)過深思熟慮，形成有價值的參謀意見。第三，注重進(jìn)言技巧。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心理、行為特征，選擇適當(dāng)場合和最佳時機，從要害問題切人，用委婉、含蓄的語言，巧妙地說出自己的見解或不同意見。第四，要有戰(zhàn)略眼光。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀，出主意不能僅僅著眼于一科一室，而要從全局上來把握。只重微觀，不重宏觀，就出不了大主意，當(dāng)不了好參謀。

三、合格的秘書要與時俱進(jìn)，不斷轉(zhuǎn)觀念，勇于開拓，持續(xù)求創(chuàng)新

過去，有些地方對秘書人員的創(chuàng)新意識重視不夠，主要是安排秘書承擔(dān)辦文、辦會等工作，一方面，秘書人員無形中就變成了領(lǐng)導(dǎo)的“通訊員”、“傳真機”和“翻譯官”，自然起不到“參與政務(wù)”作用，影響了工作的積極性；另一方面，領(lǐng)導(dǎo)者事必躬親，陷入煩瑣的事務(wù)性工作中，影響了對全局工作的準(zhǔn)確把握。作為秘書人員，也要自覺轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)造性地開展工作。秘書工作的開拓創(chuàng)新要注意三點：一是力戒跟著感覺走。干工作像下棋一樣，支士飛相，不離老將。“老將”是誰？工作中的“老將”就是上級的指示精神，不吃透上級精神，盲目籌劃自己的工作，就很容易走人“盲人騎瞎馬，夜半臨深池”的境地。二是力戒上下一般粗。對上級的政策一定要有所創(chuàng)新，否則，總是老驢拉磨—轉(zhuǎn)圈，工作肯定難有起色。搞上下一般粗，與上級完全保持一致，雖然不會犯錯誤。但這樣做是不可能與時俱進(jìn)的，干事業(yè)當(dāng)然就會缺乏活力。三是力戒老一套。有新意然后才能有生機。

四、合格的秘書要立德修身，自覺守規(guī)矩，誠實守信，做個本分人

一個合格的秘書必須德才兼?zhèn)洌瑑烧呷币徊豢伞Ｔ诋?dāng)前各種錯誤思潮、錯誤觀念比較多的大環(huán)境下，秘書要首先學(xué)會做人，不忘本分，牢記操守。秘書工作的性質(zhì)決定了它的默默無聞，不為名，不為利，任勞任怨，要甘當(dāng)無名英雄特別是當(dāng)前秘書人員物質(zhì)待遇相對社會上一些行業(yè)、一些人員普遍差距較大，而工作往往“出力不討好”的情況下，在國內(nèi)外環(huán)境錯綜復(fù)雜多變的形勢下，沒有“富貴不淫，貧賤不移”，“寧公而貧，不私而富”，“君子修道重德，不為困而改節(jié)”的思想品德，廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮斗、一塵不染的政治本色，忍辱負(fù)重、任勞任怨的工作態(tài)度，是干不好秘書工作的。同時，由于秘書人員的“德”是領(lǐng)導(dǎo)形象的“補充”、機關(guān)效率的“折射”、自身素養(yǎng)的“反映”，這就要求秘書人員必須誠實正直、謙虛謹(jǐn)慎、悟盡職責(zé)、競而不妒。總之，沒有一個全心全意為人服務(wù)的心是當(dāng)不了一個合格的秘書的。

作者簡介：任行舟，男，碩士研究生學(xué)歷，1985年出生，北方電子研究院有限公司辦公室工作。