檔案管理中電子信息技術的應用研究

畢大鵬

摘 要社會的進步以及知識經(jīng)濟時代的發(fā)展使得人們對信息的需求越來越多樣化，檔案成為了人們獲取信息資源的重要渠道，在新時期要想實現(xiàn)檔案管理的科學高效管理，有必要加強電子信息技術的應用。本文首先分析了在檔案管理工作中應用電子信息技術的重要性和必然性，進而對檔案管理中電子信息技術的應用實踐路徑進行了探討。

【關鍵詞】檔案管理 電子信息技術 應用

在信息時代，科學技術的高速發(fā)展給人們的生產(chǎn)、生活方式以及思維習慣等都產(chǎn)生了一定的影響，科學技術在人類發(fā)展的過程中占據(jù)著越來越重要的地位，尤其是基于計算機的電子信息技術在社會各行各業(yè)都得到了廣泛的應用。在這樣的社會發(fā)展形勢下，檔案管理工作要想取得突破和發(fā)展，就必須引進現(xiàn)代化的電子信息技術，提高檔案管理的工作效率，使檔案管理工作更具科學性和規(guī)范性，從而為人們提高更為優(yōu)質(zhì)的信息服務。下面就對電子信息技術在檔案管理中的應用進行了探討。

1 在檔案管理工作中應用電子信息技術的重要性和必然性

1.1 應用電子信息技術是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然要求

現(xiàn)代社會的發(fā)展以及信息化的逐漸普及給檔案管理工作提出了更高的要求，在檔案管理工作中應用電子信息技術成為了檔案管理工作適應現(xiàn)代社會發(fā)展要趨勢的必然要求。知識經(jīng)濟時代的到來對檔案管理工作提出了精細化和規(guī)范化的要求，信息化和科技化已經(jīng)成為現(xiàn)代社會的一個主要標志，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需要了。因此，在進行檔案管理工作改革和優(yōu)化的過程中，必須加大力度引進和應用電子信息技術，提高檔案管理工作的有效性和規(guī)范性，這樣才能更好的實現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。

1.2 應用電子信息技術是創(chuàng)新檔案管理工作的必要條件

人們?nèi)找尕S富和多樣化的信息需求給新時期檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理工作必須加大創(chuàng)新力度才能適應新的社會發(fā)展形勢，滿足人們的信息需求。在檔案管理工作中應用現(xiàn)代化的電子信息技術，能夠打破傳統(tǒng)的檔案管理工作中時空的限制，人們可以利用現(xiàn)代化的信息和網(wǎng)絡技術進行檔案信息資源的查閱和使用。同時檔案管理人員也可以利用先進的電子信息技術和檔案管理理念完善檔案管理工作模式，提高檔案管理工作的效率，從而為人們提供更優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源服務，開創(chuàng)新的檔案管理服務模式。

1.3 有助于實現(xiàn)檔案的精細化管理

在檔案管理工作中應用電子信息技術，有助于實現(xiàn)檔案的精細化管理。這主要是因為在檔案管理工作中應用電子信息技術必須要有科學的規(guī)范和標準作為工作指導，才能實現(xiàn)檔案管理工作人員的優(yōu)化配置，才能實現(xiàn)利用電子信息技術對大量的檔案信息資料數(shù)據(jù)進行存儲、維護、更新、共享等，使檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)、每一個流程都有章可循、有據(jù)可依，真正實現(xiàn)檔案的精細化管理，提高檔案管理工作的整體水平。

2 檔案管理中電子信息技術的應用實踐路徑

2.1 利用電子信息技術進行檔案資料的搜集整理

現(xiàn)代電子信息技術能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息的快速錄入和更新，能夠有效節(jié)約工作時間，提高工作效率，同時還能節(jié)約檔案資料占用的物理空間。在檔案資料的搜集整理過程中應用電子信息技術，能夠有效提高工作效率。這主要是因為在利用電子信息技術進行檔案資料的搜集整理過程中，可以更加方便的對檔案資料進行科學的分類，比如按照建檔的時間、檔案的形式等，都可以通過簡單的計算機操作就可以完成，極大的提高了檔案搜集和整理的效率。

2.2 利用電子信息技術優(yōu)化檔案查閱工作

進行檔案管理工作模式優(yōu)化工作的主要目的就是提高檔案資源的利用效率，使檔案資源可以更好的為人們提供優(yōu)質(zhì)的信息服務。因此，在開展檔案管理工作的過程中，我們可以借助電子信息技術優(yōu)化檔案查閱工作，對檔案進行科學的分類管理，使查閱檔案的步驟變得簡單、高效。檔案管理部門可以利用電子信息技術開發(fā)檔案查閱軟件，通過軟件為用戶提供檔案的編目查看服務，用戶只需輸入關鍵字就可以快速查找到自己需要的檔案信息，從而實現(xiàn)檔案信息資源的最大共享，同時也進一步提高了檔案管理服務工作的質(zhì)量和效率。

2.3 利用電子信息技術做好檔案資料的備份、保存和恢復工作

電子信息技術在檔案管理工作中的應用除了可以優(yōu)化檔案資料的搜集整理工作之外，還有助于強化檔案資料的備份、保存和恢復工作。科學技術的快速發(fā)展使得電子檔案在檔案資料中占據(jù)的地位越來越高，很多檔案資料都是通過光盤、硬盤等介質(zhì)進行保存的，而且還有很大一部分是利用軟管理系統(tǒng)保存在數(shù)據(jù)庫當中的，其安全性和完整性受諸多因素的影響，這就需要檔案管理工作人員要熟練掌握和應用現(xiàn)代化的電子信息技術做好檔案資料的備份、保存和恢復工作，保障檔案資料的安全性和完整性以及檔案數(shù)據(jù)資料的可靠性，使檔案資料能夠更好地為用戶服務。

2.4 利用電子信息技術做好檔案資源的開發(fā)利用

電子信息技術在檔案管理工作中的另一個重要應用方面就是進行檔案資源的開發(fā)利用。網(wǎng)絡資源的日益豐富和多樣化擴大了檔案信息資源的搜集和服務范圍，檔案管理工作者可以利用電子信息技術對現(xiàn)有檔案資源進行整理優(yōu)化，進行集成化管理，方便用戶查找和使用檔案資源。

3 結(jié)語

綜上所述，電子信息技術在檔案管理工作中的應用是社會發(fā)展的必然要求，可以有效提高檔案管理工作的科學性和實效性。電子信息技術在檔案管理工作中的應用比較廣泛，從檔案資料的搜集整理、查閱使用，再到檔案資料的查閱使用和開發(fā)利用等，電子信息技術都發(fā)揮著重要的作用，能夠有效提高檔案管理效率以及檔案資料的使用效率。

參考文獻

[1]谷雪.淺談電子技術在檔案管理工作中的作用[J].赤子，2015，21：213.

作者單位

南陽醫(yī)學高等專科學校校長辦公室 河南省南陽市 473000