芻議企業社會保險業務檔案管理方式的創新

付彧 李廷園 沈沉

摘要：經過多年的改革與探索，我國已基本形成以養老、醫療、失業、工傷、生育保險為主的社會保障體系，同時也形成了龐大的社會保險業務檔案。文章論述了加強企業社會保險業務檔案管理的現實意義，通過比對地方經辦機構、企業社會保險管理機構不同的管理方式，分析管理中存在的問題，進而探尋企業社會保險業務檔案管理方式的創新。

關鍵詞：企業管理；社會保險；保險業務；檔案管理方式；社會保障體系 文獻標識碼：A

中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2016）05-0164-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.05.082

社會保險業務檔案既是經辦社會保險業務的記載，也是稽核社會保險經辦工作是否依法合規的重要載體。作為企業的社會保險管理部門，加強社會保險業務檔案管理是加強社會保險管理和提高服務水平的具體體現。

1 加強企業社會保險業務檔案管理的現實意義

社會保險業務檔案是參保單位和參保人履行繳費義務、享受社會保險權益的原始憑證，貫穿于社會保險參保登記、保險費征集繳納、保險待遇核準發放、稽核考量等社會保險業務全過程，是對參保單位和參保人權益的真實記錄，是確定參保人員享受社會保險待遇的重要依據。《社會保險業務檔案管理規定（試行）》要求各地方社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄資料，按照檔案方式嚴格加強管理、集中保存。

2010年10月28日，第十一屆全國人民代表大會常務委員會第十七次會議通過的《中華人民共和國社會保險法》強調了社會保障是社會安定的重要保證。十八大報告也提出，要“健全社會保障經辦管理體制，企業社會保險經辦管理服務也要做到全覆蓋，實現便捷高效服務、均等機會、信息化管理等”。經辦管理的內容亦非常廣泛，包括社會保險政策制度的實施、社會保險關系的建立和權益記錄、社保基金的征繳和管理、社保信息查詢和服務網絡布局等，都將成為改進民生、加強社會建設、促進社會和諧的重要舉措，這些舉措的落實到位都與社會保險業務檔案密切相關。另外，隨著社會保險制度的逐步規范，以養老、醫療、失業、工傷、生育保險為主的社會保障體系逐步形成，涉及人員范圍增多，參保資料也日益增多。企業社會保險管理肩負重要的社會責任，不僅負責社會保險政策的貫徹落實，維護職工的合法權益，甚至對于參保人的保險訴求負有宣傳、解釋、協調的職責。這些工作的開展必須依靠社會保險業務檔案的科學管理和合理使用。

2 企業社會保險業務檔案管理中存在的問題

2.1 企業社會保險業務檔案信息化管理程度不高

企業社會保險業務資料種類多，目前社會保險業務檔案管理沒有建立信息化系統，部門之間沒有建立起信息共享的平臺，少數職能部門信息化應用相對滯后，造成部門資源很難及時共享，影響了相關部門配合協作的效率，甚至造成有些工作環節脫節。社會保險業務檔案數量日益巨增和傳統落后的管理模式之間的矛盾，紙質檔案傳統檢索、服務手段落后同現代化管理需求多樣化之間矛盾日益突出等，無一不需要利用現代化的信息手段來解決。

2.2 業務資料歸檔不及時以及多頭管理的現象

社會保險費的管理涉及部門多且管理部門較多，由于部門之間配合協作的效率不高，相關崗位職責不清，在經辦過程中，經常出現業務檔案歸檔不及時、未分類保存、資料不全等情況。具體來說，主要是工作中將業務重點放在社會保險基金的收繳、上解、支付與發放上，對形成的業務檔案材料收集、整理不夠重視，導致材料收集不及時，手續不齊全，不符合歸檔要求。另外，對于形成時間久遠的材料，缺乏統一的管理，甚至造成丟失。

2.3 重要資料隨意保存、丟失的情況屢見不鮮

由于社會保險業務涉及面廣、人數眾多、政策性強、利用率高，增加了管理難度。重要資料隨意保存、丟失的情況導致參保人無法核實個人保險待遇，最終訴諸法律，給企業和參保人都造成了無法挽回的損失。筆者所在企業在某年度職工基本養老保險補繳工作中，由于部分參保人原始社會保險資料的缺失，滯后了補繳工作，部分參保人甚至不能開展補繳工作，影響了職工的養老待遇。因為涉及到職工切身利益，一定范圍里職工不滿情緒增加，同企業之間的矛盾增加。

2.4 社會保險業務檔案管理人員管理專業素質缺乏

作為社會保險業務經辦人員，除了掌握業務技能和檔案管理的基本知識外，一些文秘學、情報學、計算機等相關的學科知識也是處理業務的基本能力。而當前，由于社會保險行業的迅猛發展，大量從事保險工作人員都是兼職人員，缺乏社會保險業務的管理經驗和基本的檔案管理知識，多數工作都是疲于應付，綜合素質仍有待提高。有些社會保險業務是基層交流上來的“轉行”人員，工作者事業心不強，業務上不能精益求精，欠缺奉獻意識與敬業精神，缺乏知識更新的主動性與自覺性。

3 企業社會保險業務檔案管理創新策略

隨著社會保險業務檔案規范化、信息化發展趨勢以及社會保險業務檔案服務性功能的重要性逐漸凸顯，結合實際操作中的經驗，探索提出四點社會保險業務檔案管理策略：

3.1 加快業務檔案管理的信息化建設

社會保險業務檔案信息化、數字化建設是信息社會對社會保險業務檔案工作的基本要求，同時也是業務檔案工作在信息社會賴以生存的條件之一。要加快信息化建設的步伐，使之盡快融入信息社會，就必須用現代信息技術改造傳統的管理模式。探索建立人社、稅務、就業、銀行等相關部門數據聯網，實現信息資源共享。將社會保險費參保、核定、征收、繳費等業務數據化、管理信息化和服務網絡化，使檔案管理信息系統數據和業務信息系統數據對接，減少大量的重復性工作，加速實用、通用軟件的研制，加快業務檔案信息數字化處理步伐，最終實現業務檔案管理的全程信息化。并持續推進企業社會保險信息化建設，逐漸建立社會保險業務檔案多種介質相互轉換和備份的有效途徑，逐步變手工編制歸檔目錄為自動編制歸檔目錄，變手工檢索為電子檢索，變人工統計利用為信息化統計利用，變傳統的適用于手工檢索案卷級管理為更適用于信息化的文件級管理，將紙質檔案過渡到數字檔案或二者共存的模式。

3.2 加強社會保險各級管理部門之間的協作

對社會保險業務檔案管理業務進行培訓、交流、溝通，使各管理部門能更加全面、深入地掌握社會保險相關知識，提高業務檔案管理的質量和效率。鑒于企業下屬各單位分布較散、相互距離較遠，資料傳遞存在丟失、責任劃分不明等安全風險，可按照管理權限進行兩級管理。企業層面的社會保險業務檔案由機關社會保險經辦機構進行管理，具體包括企業社會保險基金收支管理、社會保險繳費及地方社會保險經辦機構核準的保險費、待遇申報等資料；各基層單位層面的社會保險業務檔案由各單位進行管理，具體包括本單位職工個人資料、本單位社會保險相關申報資料及公司核準的材料。企業和基層單位各司其職、各負其責，分工明確、責任清晰。

3.3 推進業務檔案管理的科學化建檔

進一步改進社會保險業務檔案的收集、整理、歸檔、保管、提供利用等管理方式、交接流轉形式等。機關社會保險經辦機構對業務檔案的歸檔范圍、管理要求、管理制度、保管期限等做統一規定，建立個人社會保險業務檔案，統一檔案外觀，統一檔案盒、背脊標簽、歸檔封皮、目錄記錄及檔案的專門存放場所等，把基本養老、基本醫療、補充醫療保險和企業年金等賬戶手冊統一歸入檔案，與其他待遇資料一并按照年度進行歸檔，資料齊全、一目了然，方便職工查詢，使社會保險業務檔案統一美觀，也保證了職工內部調轉時社會保險業務檔案的一致性，利于管理，推進了社會保險業務檔案標準化建設進程?；鶎訂挝蛔鳛橹苯庸芾聿块T，按照檔案形成途徑進行及時、全面歸檔。及時對參保人崗位變動、退休、死亡等身份變更等變化的社會保險業務檔案進行收集歸檔，定期上交資料，確保資料的完整。

3.4 充分利用社會保險業務檔案

提高社會保險業務檔案的現代化管理水平和業務工作水平，通過科學運用促進業務檔案的管理，把企業和個人社會保險業務檔案上由死信息變成活數據，努力把檔案作為基礎建設的一個重要內容，逐步構建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務質量，為企業科學評價社會保險制度運行情況和未來趨勢，制定有效的社會保險政策、制度提供科學依據。同時，便于對社會保險工作進行監督檢查，及時發現問題、總結經驗、查找不足、改進提高，真正提高資料、數據安全系數和利用效率，落實好社會保險這項惠民工程。

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（責任編輯：蔣建華）