高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問(wèn)題

江心乾

隨著國(guó)家的現(xiàn)代化發(fā)展，全社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都在實(shí)現(xiàn)著科技化進(jìn)步。高等院校作為廣大學(xué)生的最后校園教育階段，科技發(fā)展和現(xiàn)代化管理更應(yīng)該首當(dāng)其沖。高校檔案管理是高校教育工作中十分重要的一部分，應(yīng)當(dāng)充分體現(xiàn)創(chuàng)新意識(shí)，用科技方法完成高校檔案管理數(shù)字化。

檔案管理創(chuàng)新數(shù)字化一個(gè)國(guó)家的科技進(jìn)步情況，可以反映出國(guó)家的發(fā)展階段與狀態(tài)，而科技的發(fā)展離不開(kāi)創(chuàng)新意識(shí)。高等院校在校園管理上要緊跟時(shí)代的步伐，用現(xiàn)代化科技手段完善校園內(nèi)部管理。在高校的檔案管理上也是一樣，要注重管理的創(chuàng)新意識(shí)，完成檔案管理數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。

一、高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化具有重要意義

高校檔案管理的創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化是以現(xiàn)代管理科學(xué)方法為指導(dǎo)，充分運(yùn)用現(xiàn)代管理理念和手段，以及先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備，改革過(guò)去以往的管理方式，使高校檔案管理具有創(chuàng)新意識(shí)，更加系統(tǒng)化、科技化、數(shù)字化。

高校檔案管理的現(xiàn)代化相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式具有很多優(yōu)勢(shì)，如占用空間相對(duì)較小，信息存儲(chǔ)量較大，個(gè)性應(yīng)用能力較強(qiáng)，實(shí)用速度較快等?？梢栽趯?shí)際的高校檔案管理工作中及時(shí)迅速，準(zhǔn)確大量的儲(chǔ)存并查閱檔案，提高了檔案管理工作的工作效率。高校的檔案數(shù)量極大并且時(shí)間跨度很大，現(xiàn)代化的管理是發(fā)展的必然結(jié)果。

二、高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化存在的問(wèn)題

高校檔案管理創(chuàng)新及實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，并不是一朝一夕就能完成的事情，這是一條需要長(zhǎng)期堅(jiān)定持續(xù)發(fā)展的道路。在現(xiàn)階段的高校檔案管理中，還存在著各種問(wèn)題。

（一）檔案標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性

因?yàn)閷W(xué)校的發(fā)展程度不同，檔案管理也有很大的區(qū)別。就同一所學(xué)校而言，因?yàn)闀r(shí)間的不同，技術(shù)發(fā)展階段不同，導(dǎo)致檔案無(wú)法遵從統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。硬件設(shè)備的好壞，機(jī)器型號(hào)的不同，教職員工個(gè)人素質(zhì)的高低等，這些都可以變成影響檔案標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性的因素。

（二）管理方式缺乏創(chuàng)新性

前面說(shuō)到高校的檔案管理是長(zhǎng)期發(fā)展需要，具有很強(qiáng)的連貫性。從信息化發(fā)展初期，國(guó)家開(kāi)始重視檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。但隨著科技與時(shí)代的進(jìn)步，在高校檔案管理上，很多高校并沒(méi)有跟上時(shí)代的步伐，缺乏創(chuàng)新性。科技發(fā)展是迅速的，檔案管理也應(yīng)該保持創(chuàng)新意識(shí)，用科技去引領(lǐng)現(xiàn)代化管理工作。

（三）數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)缺乏實(shí)用性

目前，國(guó)家在對(duì)高校的管理經(jīng)濟(jì)投入上，針對(duì)檔案管理投入的經(jīng)費(fèi)相對(duì)較少。因?yàn)榻?jīng)費(fèi)有限，所以很多高校也是有心無(wú)力，無(wú)法及時(shí)更換更先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，使現(xiàn)有建成的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模較小。大多數(shù)的高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)都顯現(xiàn)出實(shí)用性不足的問(wèn)題，數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模相對(duì)較小，標(biāo)準(zhǔn)化程度偏低，類型過(guò)于單一，且無(wú)規(guī)范化的控制，不能夠滿足用戶的多樣化需求，一定程度上降低了高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。

三、高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化的合理性建議

高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化對(duì)于校園管理部門和檔案使用者來(lái)說(shuō)，都是一場(chǎng)革命性的歷史變革。

（一）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化中要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，首先要做的就是形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。高校要根據(jù)現(xiàn)行的相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合自身特點(diǎn)，制定和建立起符合實(shí)際的各類檔案管理辦法和措施，在檔案建立、交換、傳遞、共享的過(guò)程中，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范和指導(dǎo)。使高校的檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化發(fā)展在初期的建設(shè)運(yùn)行，后期的管理和維護(hù)工作中，都可以做到有章可依，有規(guī)可循，充分地保障了高校檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

目前，在很多的高校實(shí)際檔案管理工作中，信息工作會(huì)出現(xiàn)一定程度的分離狀態(tài)，如檔案和信息部門之間的部門分離，部門內(nèi)部的分離等。因?yàn)檫@種分離狀態(tài)的產(chǎn)生會(huì)給統(tǒng)一的現(xiàn)代化管理造成嚴(yán)重阻礙，從而無(wú)法實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案管理現(xiàn)代化。因此，在實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化之前，學(xué)校一定要制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)流程，并且加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。比如：可以組成以校領(lǐng)導(dǎo)作為實(shí)踐管理組長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)相關(guān)協(xié)調(diào)工作，有專職的信息部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理工作，所有相關(guān)崗位人員都需要從自身職責(zé)出發(fā)，遵循既定的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行高校檔案管理，真正實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。

（三）重視科技人才培養(yǎng)

在高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化的變革中，還要重視相關(guān)科技人才的培養(yǎng)。管理理念的現(xiàn)代化是高校檔案管理的發(fā)展靈魂，所以一定要增強(qiáng)工作人員檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新意識(shí)，如果管理人員缺少這種管理創(chuàng)新意識(shí)，那么就會(huì)影響到檔案現(xiàn)代化的發(fā)展腳步。高校檔案管理人員要樹(shù)立起科學(xué)的發(fā)展實(shí)踐觀念，學(xué)習(xí)先進(jìn)的科技知識(shí)和最新的管理使用方法，改變過(guò)去封閉保守的思想，主動(dòng)提高創(chuàng)新意識(shí)，不怕吃苦甘于奉獻(xiàn)，促進(jìn)高校檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。只有把優(yōu)秀的科技人才加以培訓(xùn)教育，使他們成為復(fù)合知識(shí)型人才，全身心的投入到現(xiàn)代化的高校檔案管理工作中心，才能使高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化更快地邁向新的臺(tái)階。

四、結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)生，讓我們的生活與學(xué)習(xí)進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息數(shù)字化已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展的整體趨勢(shì)。高校檔案管理作為檔案管理事業(yè)的重要組成部分，保持創(chuàng)新意識(shí)，完成數(shù)字化轉(zhuǎn)變既是順應(yīng)了當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展要求，同時(shí)也加快了檔案信息化的管理步伐。

參考文獻(xiàn)：

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