圖書館新館建設項目管理實踐研究

陳艷

摘 要 項目管理是企事業單位中應用廣泛的管理方法。論文以佛山市圖書館在新館建設中引入項目管理方法的實踐經驗為例，闡述了項目管理在提高新館建設效率、推進建設進度等方面的顯著作用，旨在為圖書館新館建設提供借鑒和參考。

關鍵詞 新館建設 項目管理 圖書館 佛山市圖書館

分類號 G258.91

Abstract Project management is widely used in enterprises and institutions as a management method. This paper takes the example of project management in construction of new Foshan Library， analyzes project managements important role in improving the efficiency of construction of new library. It aims to provide reference for the construction of new library.

Keywords Construction of new library. Project management. Library. Foshan Library.

隨著公共文化服務體系建設的發展，政府對公共文化事業的重視程度越來越高，圖書館在公共文化事業的發展浪潮中獲得了更大的發展機會，各地圖書館新館建設進行得如火如荼。在新館建設的過程中，由于涉及的金額巨大、人員眾多、程序復雜，圖書館在新館建設上面臨著前所未有的挑戰，沿用層級式管理結構已不能滿足新館建設的工作要求，引入高效的組織模式勢在必行。對此，為推動新館建設，佛山市圖書館引入了項目管理方法，在全館范圍內采用該方法推進工作，取得了顯著的成效。筆者擬以佛山市圖書館為例，談談項目管理對圖書館建設的作用和認識，為同行提供借鑒和參考。

1 項目管理在圖書館建設上的應用

早在上世紀80年代，國外圖書館就在信息中心建設、自動化系統選定過程中對部分業務進行了項目管理，應用范圍包括戰略目標制定、新技術應用、建設改造、業務重組等重要的跨部門的非日常工作的活動[1]。近年來，國外圖書館界對項目管理理論和方法的研究主要集中在圖書館項目管理理論和實踐、圖書館項目管理系統開發、館員能力培養，以及如何與政府等外部組織合作開展項目管理等方面；并在實踐上有著較大規模且成效突出的范例。如美國堪薩斯大學圖書館在2004年嘗試利用項目管理的方法與其他大學開展聯合參考咨詢服務，取得了成功，還吸引了其他州的大學圖書館參與其中，共同向讀者開展更高層次的參考咨詢服務[2]。

國內圖書館界關于項目管理的研究雖然起步較晚，但發展迅速。2012年，《國家圖書館學刊》刊發了3篇圖書館項目管理相關論文，即《“項目立館”的實踐與思考》[3]《“項目立館”與圖書館管理模式創新》[4]和《談“項目立館”》[5]，從理論層面探討了項目管理在圖書館建設上的應用。同時，一批學者從項目管理的實例入手進行探討，豐富了其方法內容。如譚春錦認為，公共圖書館應當根據自身活動的特點選擇合適的項目管理方法，促進圖書館發展[6]；許白婷通過舉例分析項目管理理論和方法在讀者活動中的實踐應用，認為有效的項目管理能夠使圖書館花費更少的資源做更多的工作、幫助管理者更好地決策、讓員工在項目中得到鍛煉，為勝任組織管理職位做準備[7]；張彥靜更是提出了“職能—項目”復合管理模式的概念[8]。此外，國內圖書館界對于項目管理的實踐也開始逐步走向成熟，嘗試在某些重要工作中采用項目管理的方法來推進工作。如廣西壯族自治區在“八桂講壇”中運用項目管理方法[9]；南通職業大學圖書館舉館搬遷中運用項目管理方法對項目進度、費用及搬遷效果進行控制，達到了很好的效益[10]；廖小梅在《東莞圖書館項目管理實踐與績效》一文中，詳細介紹了東莞圖書館項目管理取得的成績[11]。

基于上述國內外項目管理上的成功經驗和研究成果，結合館情，通過對業務管理模式的不斷探索，佛山市圖書館創新性地提出了“項目立館”的辦館理念，責任到人、細致分工，極大地提高了工作效率。在工作過程中，采用與員工績效評分系統結合的方式，即根據項目等級（分為A、B、C三個等級，2015年增加“D”等級）、參與程度（項目負責人、主要成員、一般成員、參與成員、項目發明人），館員能獲得相應的分值，作為衡量館員工作業績的重要指標。截至2014年12月，四年來全館共立項216個，其中普通項目180個，新館項目36個。所有項目中，A級項目14個，B級項目74個，C級項目128個（見表1），項目類型以讀者活動類和業務提升類為主，項目質量、參與人次逐年遞增，管理手段日益完善，取得了較好的工作成績與社會效益。

2015年1月27日，歷時8個月研發的“佛山市圖書館項目管理系統”正式上線，這是一個集項目申報、進度管理、項目成果展示、項目數據庫、業務學習、科研交流等眾多功能于一體的項目管理平臺。自此，項目管理過渡到了“互聯網+”的模式，所有項目資料得到共享，項目審批全部透明，績效評分得到實時反映，促進了全館業務工作的繁榮與創新。在此基礎上，由于新館建設具有一次性、時限性、資源和成本的約束性、目標明確等特點，與項目的基本特征非常符合，因此佛山市圖書館決定用項目管理的方法對新館專項項目進行管理，監控項目進度，推進新館建設。

2 項目管理應用于新館建設

新館建設是十二五（2010—2015年）期間佛山市圖書館的重點工作。2014年12月6日，經過數年的建設，近半年的緊張搬遷及開館備戰，一座由4.7萬平方米建筑面積，2500個閱覽座位，100多萬冊圖書資源，集新技術、豐富館藏、服務新穎為一體的城市文化客廳——佛山市圖書館新館向市民正式開放。從2010年動工到2014年開放，項目管理在新館建設的責任分工、進度管理、招標流程、資金管理等工作的推進方面發揮了巨大的作用。

2.1 新館項目的組織關系

每一個新館專項項目都必須經過制定實施方案、提出預算、報上級主管部門立項、公開招標采購、與中標商簽訂合同、深化實施方案、入場施工、驗收結算等流程，為了統一管理新館建設的所有事宜，佛山市圖書館特設“新館籌備辦公室”（以下簡稱“新館辦”）作為樞紐協調各項工作的進行，統籌新館建設中的各項事宜。

圖書館傳統的組織關系為縱向的職能系統，而采用項目管理的方法，其組織關系則是由項目組成的橫向項目系統，將橫向項目系統在運行中與縱向部門職能系統兩者交叉重疊起來，就組成一個矩陣形式的組織結構。圖書館員在部門與新館專項項目的矩陣中關系見圖1。

如圖1所示，新館辦統籌全館的新館項目，推進新館項目的各項進程；館員作為部門的成員，同時也可以成為新館項目的參與成員，在有限的人力資源情況下，最大程度地發揮每個館員的能動性，從組織關系上保障新館建設的人員配備。

在新館專項項目的實施中，一個新館項目只有一名主要負責人，確保責任明確到人；同一名館員可同時擔任多個新館項目的負責人；同一個館員在不影響本部門工作的情況下，可根據個人能力參與多個新館項目，這種模式使新館的人員配備與工作效率得到了最大程度的保障。組織關系見圖2。

2.2 新館項目的立項與結項標準

項目管理小組是統籌全館所有項目的一個團體，小組的成員由館領導班子任命而成，負責全館所有項目立項、變更、結項的初審環節，并負責參加項目啟動會議、跟進項目進度、協調項目資源、指導項目工作等各項工作。在新館專項項目中，項目立項、結項的審批流程為新館辦、項目管理小組、館領導班子，項目管理小組與新館辦共同推進項目的各項進程。

立項標準。新館項目在館內立項的標準是以政府采購立項申請表的相關批復為準，每個政府立項項目認定為一個館內項目，原則上不允許將單個政府立項項目拆分為多個館內項目。若項目中有兩個或兩個以上分包，子項目負責人可向新館辦提出申請，經新館辦與項目管理小組討論、得到館領導班子批準后，每個分包可單獨成為一個館內項目。新館項目的等級以新成立項的金額劃分（80萬以內為C級項目，80-300萬為B級項目，300萬以上為A級項目）。

結項標準。結項時須完成政府采購的立項、采購、實施、驗收等流程，以提交項目驗收報告或設計成果等作為項目結項依據。

2.3 新館項目的實施情況

新館項目分為基礎設備、家具、信息化系統、多媒體系統、其他等五個大類，其中基礎設備包括電器設備、生活設施、專用設備、飲水設備、辦公自動化設備等項目；家具包括報告廳禮堂椅、辦公家具、鋼木家具、密集書架、仿古家具等項目；信息化系統包括RFID應用系統、計算機終端應用系統、自助還書及自動分揀系統、應用軟件系統、容災系統等項目；多媒體系統包括多媒體視聽設備、展覽廳設備、多媒體專題項目設計與建設等項目；其他類包括項目監理、少兒部環境空間設計、新館VI設計、舊館搬遷等項目。截止到2015年10月，館內共立項了49個新館項目，其中31個已實施完成，順利結項。在新館建設的過程中，圖書館活動仍然正常開展，保障了讀者的閱讀權利，在有限的人力資源下保質保量地推進了新館的各項工作，保障了新館在試開放期間的正常運行。

在部分重大新館項目的推進過程中，可管窺項目管理起到的作用。如“舊館搬遷”項目，項目組根據我館實際工作需要和情況，制定了《佛山市圖書館搬遷工作方案》，成立了搬遷工作領導小組。在項目分工方面，下設綜合協調組、資產處置組、普通文獻搬遷組、古籍文獻搬遷組、后勤保障組、安全保障組六個工作組，調動一切可以調動的技術和力量，最大限度地發揮了每個工作人員的作用，分工明確、責任到人，使整個搬遷工作能夠按照計劃和安排順利完成，保障了國有資產的安全和完整。新館辦工作人員作為項目成員之一，在與佛山市文化廣電新聞出版局、佛山市財政局、佛山市新城開發建設有限公司、佛山市公共資源交易中心等單位的溝通協作上也發揮了樞紐作用。搬遷工作共歷時56個工作日，發出貨車122車次，涵蓋圖書90余萬冊，古籍4萬余冊，電子電氣設備580余件，機房設備40余套，家具1480余件（套）。整體搬遷工作于11月12日順利結束，確保了新館在2014年12月順利對外開放，這是項目管理在新館建設中應用成效顯著的典型案例。

3 新館項目管理中的經驗

3.1 細化新館項目分工，提高館員參與度

項目的參與率是評價員工工作積極性的重要指標，在全館項目運作過程中，2012年以后一直保持著100%的參與率，目前總參與人次已達5563人次。以2013年為例，從參與率上來說，普通項目的參與率為100%，而新館項目的參與率為91.7%。產生此差距的原因，一方面由于新館項目的技術難度問題，并非每位館員都能參與其中，如新館信息化項目大部分由技術部的人員擔任項目負責人、主要成員，不具備專業技術知識的館員難以參與其中。另一方面，由于新館項目的延續性、壁壘程度強于普通項目，新入職的館員對新館建設事務難以介入，也影響了這部分人加入新館項目的熱情。細化項目分工，發動全員參與新館建設，讓每位員工都參與到新館建設項目的具體事務中，將有助于提高全館凝聚力，并使新館開館后迅速進入高效服務狀態。

3.2 明確項目評估標準，彌補圖書館項目管理與企業項目管理的差異

由于項目管理方法多應用于企業，事業單位的體制問題、產出效益的方式不同、激勵的方式不同導致實際操作中會遇到一些問題。比如企業衡量項目最終成效的方法有明確量化的標準——經濟效益，而圖書館的工作業績是以社會效益為衡量標準，讀者反響與口碑、業務提升程度等項目成效指標無法量化，項目管理小組在評估項目成果時難度較大，因此需要項目管理小組及時跟進項目的進度與開展效果，防止結項材料的文字描述與項目實際效果不符。公益文化事業服務效益的提升是一個長期積累的過程，而企業項目管理效益產出具有立桿見影的成效，這就給項目結項衡量標準帶來了挑戰，這是公益文化事業單位在實施項目管理中遇到的難題。佛山市圖書館新館建設以完成政府項目的立項、采購、實施、驗收等流程，并提交項目驗收報告或設計成果等作為項目結項依據，為項目評估提供了明確的準則。

3.3 統籌協作，順利完成新館項目建設與各部門的交接過渡

新館建設涉及到大量物資采購、資源配置，在新館項目建設部分完成以后，與各職能部門交接是一個磨合的過程。如新館還書與自動分揀系統項目，前期由技術部牽頭進行設備采購、測試、技術支持，后期由業務管理部統籌自動分揀系統的人員配備、部門分工、宣傳推廣等工作內容，這就要求兩個部門進行充分的溝通，既考慮技術需求又考慮館員分工，商討出最優方案。又如“項目管理系統”軟件項目，由業務管理部牽頭組織軟件公司進行開發，從需求、細化方案、開發、測試、使用、宣傳推廣都是由業務管理部深度介入，最終系統廣受好評，這是新館建設項目中的先進經驗。因此，針對不同項目建設內容，采取不同的交接模式，才能保證新館建設與將來運營之間的順利過渡，保證新館建設的服務效能最大化。

3.4 規范項目標準，修正項目管理措施和手段

構建科學、公平、合理的項目管理制度是圖書館項目化進程的基本保證，完善項目管理制度須從項目活動的全過程入手。針對館員提出的立項標準問題、項目結項評估問題，項目管理小組制定了《佛山市圖書館項目管理標準》《佛山市圖書館項目管理實施指南》《佛山市圖書館新館項目管理辦法》等規章制度，較好地解決了項目運行中遇到的難題。為了進一步發現項目管理實施中的問題，通過召開座談會的方法搜集意見，并成立了“項目疑難問題攻克小組”來解決這些問題。在館員培訓方面，邀請高校項目管理專業教授開展講座指導，從理論上提升館員的項目管理水平。

4 結語

佛山市圖書館“項目立館”并非簡單地移植企業項目管理模式，而是在實踐中探索出一套適用于公共文化事業單位的管理機制，沒有經驗可供借鑒。項目管理實施四年多以來，一直在探索中自我完善。規范的規章制度是運行項目管理的先行條件，納入員工績效評分系統是項目管理的激勵手段，組建項目管理小組是推動項目管理進程的關鍵，領導班子的支持是實施項目管理的根基。項目管理在激發員工工作積極性、考核工作業績、提高工作效率方面具有顯著的成效，佛山圖書館的新館建設也正得益于此。國內圖書館界對于項目管理的理論研究和實踐也在不斷地成熟和發展，學習和應用項目管理理論來推動和促進圖書館管理體制的改革、推進圖書館事業的發展，是一項具有實際意義的行動。盡管圖書館項目管理的一些理論和方法還存在不足，實踐中也將遇到各種各樣的問題，但是這些不足卻絲毫不能掩蓋它的生機與活力，在圖書館的讀者服務、內部管理、后期設備維護等方面，項目管理仍將發揮巨大的作用。

參考文獻：

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