嵌入科研服務的高校機構知識庫建設

譚英師 俏梅 王若琳

摘 要 論文在面向全校師生開展機構庫用戶需求調查分析的基礎上，提出嵌入科研服務的高校機構知識庫建設方案，并論證了方案的必要性和可行性，同時分別介紹了西北工業大學機構庫項目中具有一定特色的增值服務功能和個性化定制功能，以期提高機構庫的使用價值與用戶體驗。

關鍵詞 機構知識庫 用戶需求 科研服務 增值服務 個性化功能

分類號 G250.74

Abstract On the base of investigation and analysis of user requirement， this paper presents university institutional repository construction scheme embedded in scientific research service， demonstrates the necessity and feasibility of the scheme， and introduces the characteristic value-added services and customization function of Northwestern Polytechnical University Institutional Repository projects， so as to improve the use value and user experience of institutional repository.

Keywords Institutional repository. User requirement. Scientific research service. Value-added services. Customization function.

眾所周知，機構知識庫是二十一世紀初提出的概念，當前已獲得全球大多數國家認同并進入穩步發展階段。然而，國內的機構庫建設與發展狀況還遠遠滯后于國外[1]。在當前數據管理、資源整合、統一發現等諸多平臺紛紛上線之時，要促進機構的研究成果在研究人員之間免費、快速交流，通過為資源獲取者提供獲取服務來實現機構庫的功能[2]，筆者認為，需要機構庫的建設者們更多地考慮系統的功能構建與用戶的使用體驗，以便保障系統建成后的有效運行和可持續發展。

如何吸引學者們的關注，把機構庫建設成為一個學者們善于利用，不可或缺的成果發現平臺和一個吸引學者們主動參與、積極建設的平臺，這是機構庫建設者們構建機構庫的主導思想。西北工業大學圖書館在機構庫建設項目啟動之初，就緊緊圍繞上述問題展開了深入的調查研究。項目組認為，一個好的機構知識庫，首先是一個全面收集機構智力成果的文獻資料庫；其次，是機構成員管理個人成果，彰顯個人學術水平的個人文獻管理平臺；再者，是機構內其他成員獲取科研信息，進行學術交流的平臺。在上述思想定位的基礎上，項目組設想建成一個嵌入科研服務，能夠滿足學者科研工作需要，并提供多層次服務功能的具有西北工業大學特色的機構知識庫。

1 機構庫功能的需求分析

良好的平臺離不開用戶的需求分析。校內教職員工和學生既是知識資產的產出者，也是知識資產的使用者和交流者，是高校機構知識庫的主要用戶群。因此，有必要再次明晰高校機構知識庫的目標用戶群，分析其在知識庫內容建設中的作用及不同的內容需求。以此為基點，豐富和完善機構知識庫的功能，使機構知識庫更貼近用戶的需求，切實發揮應有的價值[3]。

機構庫項目建設伊始，項目組成員通過網絡發布和電子郵件等形式，在全校范圍內開展了用戶需求調查。同時，邀請了我校生命學院、動力與能源學院的部分師生代表進行座談，深入了解不同層次用戶對機構庫建設與功能的需求。在收集匯總不同身份、不同層次用戶需求的基礎上，項目組進行了認真細致地整理、歸納與分析，并總結如下：

1.1 促使師生將自己的學術成果提交到機構知識庫的因素

調查結果表明，“長期保存自己的學術成果產出”“借此管理自己的學術成果產出”“可按照學院、課題組等類別統計或下載其學術成果”“方便他人利用，增強成果顯示度”這四個方面的原因最為突出。由此可以看出，用戶迫切需要構建一個統計、管理與彰顯個人成果的平臺，這也是機構庫建設的初衷與基本功能。

1.2 機構知識庫向科研人員提供的功能需求

為滿足不同用戶的科研信息需求，項目組設想了一系列個性化功能來征詢廣大師生的意見，調查結果如表1所示。

由上表可以看出，廣大師生對機構庫的功能需求最多的是：自動生成我的成果庫、自動生成收錄引用證明、SCI和EI收錄與引用的郵件推送、成果的批量導入導出與統計分析、定期獲取學科前沿信息等。同時，用戶對創建團隊研究社區、創建專題庫、RSS訂閱、主題訂閱等的興趣也很大。

從用戶需求的調查結果，項目組了解到不同層次的用戶均希望機構知識庫在內容的基礎上開發相關的知識服務，為科研人員提供增值服務。由此可見，只有將科研服務嵌入機構庫，為用戶提供快捷、高效的科研信息服務，才能形成用戶滿意并積極參與的機構庫良性建設機制。

2 科研服務嵌入機構庫的必要性和可行性

2.1 個人成果管理與利用的需要

機構庫原本以收集機構成員的智力成果而得名，以此確保機構成員可以方便的看到自己的智力成果。但隨著深層次、個性化需求的發展，成員們對個人成果的信息訴求越來越強烈。不僅需要一個準確而持久的平臺來管理個人成果，并且希望看到自己成果的收錄、引用及影響力等信息的動態發展與變化情況，更渴望搭建一個學術交流平臺，使其通過交流獲取所在研究領域的最新成果和發展趨勢[4]53。為此，機構庫完全有必要在收集機構成果的基礎上，建立成員個人的成果庫、學術空間，為其學術成果評價、科研評估、學術交流等提供有利的平臺。

2.2 科研成果統計與分析的需要

科研成果統計是高校科研管理部門的一項重點工作。隨著科研成果數量的增加，科研成果分析與評價機制不斷走向科學化、規范化，迫切需要科研管理者準確而詳實地掌握本機構的科研成果數量[5]，并通過一系列指標進行機構成果的統計分析，以及與其他機構對比分析等工作。此外，近年來，高校科研管理系統的研究也在如火如荼地開展著，其功能和意義與機構庫如出一轍。假使需要機構成員向不同的平臺提交成果，勢必會增加成員的工作量，引起異議，同時也不利于管理。為此，不妨將兩者協調統一，有效結合，構建一個存儲和管理機構成員科研成果的統一平臺。嵌入科研管理的機構庫通過對科研數據的統一管理和維護，為用戶的科研量化考核提供有效證明，同時又避免了重復勞動[4]53。

2.3 圖書館服務推進與提升的需要

查收查引服務是圖書館依據購買的科研評價分析工具向讀者提供的一項基本信息服務。學校在進行職稱評審、項目申報、成果獎勵等工作時都需要圖書館為機構成員提供相關的成果證明。此外，圖書館還承擔著每年為學校人事處、科技處、研究生院等部門提供例如“高端引進人才的論文統計分析”“科學技術成果獎勵的統計報告”“國家級重點實驗室發表論文的統計”等材料的任務。長期以來，其形成了較為成熟的評價體系，積累了豐富的經驗，得到學校領導、部門和廣大師生的認可、信任與好評。為此，圖書館需要借助機構庫平臺，為收集、整理和分析本機構成員的成果提供服務與展示的窗口。同時，建立開放存取的機構知識庫，也是高校圖書館開發新的生長點和拓展生存空間的必由之路[6]。

圖書館作為機構庫項目的牽頭建設單位，憑借雄厚的資源優勢，專業的情報分析技能，豐富的數據庫建設經驗，可以很好地實現機構庫資源內容的收集、整理及分析處理工作。將科研服務工作嵌入到機構庫中，可以更好地架起圖書館和師生之間的橋梁，既把各項服務工作推到師生、員工面前，又讓他們了解了機構知識庫的功能，主動參與到機構知識庫建設中來，實現機構知識庫的可持續發展。因此，將科研服務嵌入機構庫的建設中是十分可行的。

3 機構庫系統功能的設計

在用戶需求分析的基礎上，項目組調研了國內外已建機構庫的主要功能[7-12]，又經過多次針對機構庫功能的討論與意見征求，最終形成了系統功能設計方案，定制開發了機構庫系統平臺。

項目組將機構庫的功能模塊分為系統基本功能、增值服務功能和個性化定制功能三個組成部分。系統基本功能包含了成果上傳、分類瀏覽、檢索、下載、顯示最新提交的科研成果等，這是一般機構庫均具備的基本功能，這里就不再贅述。下面主要介紹我校機構庫項目中具有一定特色的增值服務功能和個性化定制功能。

3.1 增值服務功能

西北工業大學機構知識庫包含的增值服務功能主要有：成果收錄情況標引、收錄引用通知、科研成果統計、機構重要成果彰顯、學科熱點與前沿推送、科研項目管理等。這些功能旨在為學者的科研及管理工作服務，提高學者獲取科研信息的效率。

（1）生成作者論文收錄及引用報告。通過WOS、SCOPUS等平臺采集作者論文收錄及引用信息，同時自動按照標準的報告格式生成論文引證報告，還可自行保存和打印。這一方面便于用戶自己存檔使用，另一方面也便于職稱評定、成果申報或統計時，人事部門對參評人員的成果進行自動審核。

（2）論文收錄或引用信息的郵件推送。以往針對個人成果的收錄或引用情況，需要學者們進入相關數據庫進行查詢。現在，機構庫能夠實現數據的自動采集與身份匹配，當個人成果有新的收錄或引用情況時，可通過Email或手機短信實時通知作者。當用戶不是論文通信作者時，通知中提供了被引論文及施引論文的具體內容，方便作者了解個人論文的價值和影響力，同時還可結識同行，尋求科研上的合作伙伴。

（3）查閱學科最新研究熱點和前沿信息。機構庫集成整合了如Elsevier Top 25、IEL Top20、ACM、AIAA、IEEE最新會議及ESI的TOP PAPERS等數據庫的熱點前沿信息，為用戶的科研工作提供實時資訊。機構成員可查閱個人所在學科的最新研究熱點與前沿問題、專業技術熱點信息、項目信息及會議信息等。

（4）成果統計分析。機構庫所存儲的成果資源，均提供全文的批量導入導出功能，也可以按照學院、科研團隊、作者、研究領域、來源數據庫等導出相應的數據，方便科研部門進行統計分析，進行學科或人才科研能力的評估等工作。

（5）重要成果展示。機構庫首頁自動展示作者在Nature、Science等國際頂級期刊發表的論文，進入ESI高被引和熱點的論文，以及發表的SCI論文被引次數超過100次的論文信息等內容，以提高我校重要學術成果的彰顯程度，促進學術推廣與交流。同時，也能吸引學校科研處、學科辦、主管領導關注機構庫、關注機構中的突出成員。

（6）科研項目管理。項目負責人可以對本人的科研項目進行管理，對科研項目名稱、來源、類型、項目的相關報告以及項目起止時間等相關內容進行增加、刪除以及修改操作。科研管理部門登錄后可以對科研項目進行瀏覽、查詢和統計。同時，也可添加科研項目成果，即項目與成果關聯、與學者庫關聯，實現機構科研項目的跟蹤。這項功能有助于成員及科研管理部門實現科研項目的體系化管理。

（7）網絡傳播與推廣。機構庫提供博客、微博、QQ群、人人網等社會網絡的鏈接，不但加速了個人成果的網絡傳播速度，而且通過網絡等社會評價，可針對個人成果提供交互性的網絡參考咨詢服務。這一功能不僅拓寬了成果的傳播渠道，而且提高了資源的發現率、被引率，有利于提升成果的社會影響力。

3.2 個性化定制功能

機構庫的個性化定制功能包括構建個人成果庫、個人學術空間、創建科研團隊，設定成果公開級別、個人文獻分享及個人文獻管理等。這些功能用于滿足用戶的個性化應用需求，增加用戶參與到機構庫建設的興趣，體現機構庫建設與服務的價值。

（1）自動形成個人成果庫。機構庫能自動定期收集個人成果，推送給個人進行確認和認領，形成實時更新的個人成果庫，同時也可顯示個人成果的引用信息（SCI、SCOPUS、CSCD、CNKI、CSSCI等）。

（2）個人學術空間。進入個人空間，可以管理用戶個人信息，提交成果，管理成果，設定共享范圍等，顯示已經提交的成果清單以及私人的收藏夾等。此外，還可管理自己收集的資料，與其他人進行分享與交流。個人學術空間就是成員個人收藏文獻的Web管理，用戶使用機構庫的個人空間來管理個人文獻，就會感受到圖書館資源保障之外的價值，同時也吸引用戶重新回到圖書館。

（3）創建團隊研究社區。個人可按照一定的研究領域和興趣設立相應的研究社區，可邀請其他人員參與到學術討論小組之中，社區內可以分享信息、數據、文檔等，實現了成員間讀書筆記、實驗記錄、設計文檔、項目報告及科研成果在團隊內的分享和交流、積累和傳承，成為科研人員獲取團隊內部成果的便攜通道。這項功能可為機構內各科研團隊、項目組、社團以及導師與研究生們之間提供成果管理和交流的平臺，成為他們從事科研教學活動的日常場所之一。

（4）確定數據開放級別。機構庫允許作者本人設置成果的分享程度和級別，包括僅個人查閱、團隊內分享、研究社區內分享、院系內分享、校內分享及完全公開等。

（5）文檔分享。系統提供文檔分享功能，用戶在瀏覽和閱讀文檔過程中隨時可以將某文檔分享給團隊內成員或者分享到用戶在其他網站上的個人空間、微博網站等。

（6）個人文獻管理。成員可以使用系統提供的個人科研助理工具——文獻管理軟件NoteFirst，管理個人文獻和筆記文檔等。軟件還提供期刊RSS訂閱、參考文獻自動形成、個人成果收集和報表自動形成等實用功能。該軟件可謂是團隊協作系統的有利支撐，成員可把軟件中的文獻一鍵分享到團隊。

4 總結與展望

西北工業大學機構庫項目組在充分調研機構內不同層次用戶需求的基礎上，提出了嵌入科研服務的機構知識庫構建方案，旨在為校內外用戶提供多層次、多途徑、功能豐富的服務，使之成為一個基于全校學科體系的、完整、統一、權威、開放存取的學術資源網絡平臺，成為學術商業數據庫之外的科研人員的另一個重要活動場所，吸引用戶重新感受到機構庫和圖書館的價值。目前，系統平臺已搭建完畢，各項服務功能也基本實現，正進入測試階段。但在成果的確認與呈現方式方面尚有不完善之處，項目組正在進一步改進，以便給用戶最佳的使用體驗。

機構庫建設是一個不斷推進的過程，西北工業大學機構知識庫無論從功能還是應用的角度都是一個復雜的軟件系統。今后還需要不斷地深化針對機構庫服務功能的開發與研究工作，在移動服務、灰色文獻管理、基于學科專題的知識導航服務、以學科熱點、學科趨勢為主的科研信息分析、與機構其他資源或系統的整合與集成等方面進行探索與實踐。只有不斷加強系統的功能開發，為機構成員的科研工作服務，才能增加用戶粘度，提高機構庫的使用價值與用戶滿意度。這也將是機構庫持續發展、推動機構信息資源開放共享、滿足科研用戶信息需求、促進科研成果快速轉化、提升機構和學者學術影響力的最有效方式。

參考文獻：

[ 1 ] 肖希明，唐義.國內外學術機構知識庫的調查與分析[J].圖書館論壇，2010（6）：41-45.

[ 2 ] 郭少友.機構庫建設的若干問題研究[J].中國圖書館學報，2006（1）：77-80.

[ 3 ] 劉巧英.基于用戶需求的高校機構知識庫的功能構建[J].現代情報，2011（11）：150-153.

[ 4 ] 解金蘭，王穎.發現視角下機構庫的建設與功能研究[J].圖書館學研究，2014（8）：52-57.

[ 5 ] 趙丹.高校科研管理系統的開發與應用[D].長春：吉林大學，2013.

[ 6 ] 楊勇，張建中.機構知識庫的構建與高校圖書館的工作創新[J].圖書館理論與實踐，2009（1）：74-76.

[ 7 ] 渠芳.高校機構知識庫系統設計與實現[J].情報雜志，2010（3）：153-156.

[ 8 ] 何琳，李勁.國內外機構庫研究綜述[J].圖書館建設，2008（1）：26-29.

[ 9 ] 常唯.數字學術環境中的機構知識庫探析[J].圖書情報工作，2006（7）：46-50.

[10] 北京大學機構知識庫[EB/OL].[2015-05-02].http：//ir.pku.edu.cn/.

[11] 清華大學機構知識庫[EB/OL].[2015-05-02].http：//ir.lib.tsinghua.edu.cn/index.do.

[12] 西安交通大學機構知識庫[EB/OL].[2015-05-02].http：//ir.xjtu.edu.cn/index.