工作流技術應用于高校學生事務管理流程優化的可行性分析

唐昕

[摘 要]高校學生事務管理是集教育、管理和服務于一體的繁瑣復雜的工作集合。隨著高校擴招，學生數量增多，辦學規模擴大，學生事務管理工作面臨著工作流程繁冗、運行效率低、滿意度低等問題。工作流技術是社會信息化發展中的一種新技術，在高校學生事務管理中引入工作流技術可滿足學生工作中業務流程處理的需要，實現流程重組與再造，使學生工作在流程優化中得到進一步提高。

[關鍵詞]工作流；學生事務管理；流程

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.124

[中圖分類號]G645.5 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-0-01

隨著網絡與信息技術的迅猛發展，網絡信息資源在“互聯網+”時代背景下成為社會發展的巨大動力。近年來，隨著我國教育改革的深化，以及高校的不斷擴招，學生數量迅速增多，學生事務管理工作量逐漸增加，工作難度不斷增強，給集教育、管理和服務于一體的高校學生工作提出了新的挑戰，在高校學生管理工作中引入流程優化中的工作流技術，建立高效的事務管理信息系統顯得尤為重要。

1 基于工作流技術的學生事務管理流程優化

工作流技術發端于20世紀70年代中期辦公自動化領域的研究工作，它是一類能夠完全或部分自動執行的經營過程，它根據一系列過程規則、文檔、信息或任務能夠在不同的執行者之間進行傳遞與執行。基于工作流技術的流程優化，通常建立基于工作流技術的Petri網工作流模型，將學生從入校到畢業離校整個過程作為研究對象，以學生在校中的具體業務流程處理為主要線索，對學生工作中各階段的事務和學生工作人員在管理過程中所扮演的角色進行劃分與匹配，簡化工作程序、優化工作過程，力求轉變目前高校學生工作發展的困境，為改革做準備。

2 現有學生事務管理工作流程存在的問題

2.1 當前學生事務管理工作流程繁冗

通過對當前系統流程分析，發現各項學生工作基本需要經歷三次流轉，一般先從學校各相關部門到各院系再到學生個人逐層布置，再從學生到各院系再到學校的審批、匯總和上傳，最后再從學校到各院系再到學生個人的最終確定。流程存在反復的審批、匯總和統計工作，且基本通過手工操作完成，如此繁冗多余的工作直接導致業務處理的流程變長，影響整體工作效率。

2.2 現有信息系統靈活性差、利用率低

隨著時間的推移與工作要求的變化，現有的信息系統已不能滿足日益發展的工作需要。雖然工作伴隨著自動化的信息處理，但學生工作人員仍需用大量時間做繁瑣、復雜的統計、匯總等重復性工作。如常規的獎助學金評定工作，學生需要在系統中提交家庭困難認證信息、獎學金申請信息等，輔導員、院系認證后，學生還需再次提交紙質申請，輔導員不但要在系統中操作一次，同樣要在紙質材料中進行再次審核，這不僅沒有給獎助學金評定工作帶來便利，反而增加了工作程序。

2.3 現有系統缺乏服務性

現有系統的建立僅以完成本部門任務為出發點，缺乏服務性考慮。從調查中發現，目前仍有不少高校管理部門的工作改革目的僅是提高自身工作效率，而作為直接為學生提供服務的學生工作管理部門，卻忽略了學生事務管理的服務性。因此流程優化工作，要有助于簡化工作程序，提高服務學生辦事的質量，暢通信息的縱橫傳遞，從而規范行為，提升服務育人的意識。

2.4 學生事務管理相關部門溝通存在障礙

由于學生工作內容繁雜，事務工作涉及學校不同部門，有時一項工作需要幾個部門共同完成。在當前的學生工作中，各部門僅在自己的職責范圍內獨立開展工作，各部門對學生信息的需求往往存在重復性，增加了工作負擔。且在工作中，部門間溝通的媒介往往是電話、QQ、郵箱等工具，傳輸過程中容易出錯，信息的傳遞也存在時間差與延遲，從而制約了學生事務管理的效率與服務質量。

3 工作流技術應用于高校學生事務管理流程優化的優勢

3.1 工作流程規范、流程管理實現統一

工作流技術的介入，將使學生事務管理與服務工作以流程化、標準化要求被規范起來。通過設定標準，定義每個環節的工作內容和程序，重組與優化，實現對各環節工作內容與行為的規范統一，提升管理過程運行的穩定性，也是工作流技術的最大意義所在。

3.2 流程控制力度加強、工作靈活度提高

工作流程的優化設計，是一個宏觀而細致的重組過程，是牽一發而動全身的系統工程，人力、資金的投入成為阻礙學生工作改革的障礙。而工作流技術可通過功能分離，既獨立設計管理模塊，又可插入流程中形成一個整體，有著隨時調用、靈活使用的優勢。

3.3 服務質量提高，真正轉向以學生為本

在工作流技術應用中，學生事務工作流程重組將打破以管理為出發點的職能設置，而真正轉向學生事務的服務性需要，以學生在校期間所涉及的事務工作為對象開展提煉和重組。整個過程體現了“以學生為本”的工作理念，重組后的工作流程必然從根本上提升服務質量。

3.4 不同部門間加強協作，實現資源共享

工作流技術采用路由的形式將任務推送到要完成下一步操作的部門，從而將各個任務單元銜接起來。這種推送式的流程化工作模式實現了多個業務部門間的有效協同，刪減了多余環節，優化了實際需要的程序。事實上實現了基于互聯網的跨部門并聯辦公系統的公共協同平臺的搭建，優化了高校學生事務管理信息化建設。

主要參考文獻

[1]胡德平.基于流程再造的高校學生工作模式創新[J].思想理論教育，2009（9）.

[2]陸偉家，張厚軍.流程管理與高校學生工作管理效能的凸顯[J].揚州大學學報，2008（8）.