事業單位檔案管理創新措施分析

白文紅

[摘 要]事業單位在中國經濟發展中不可或缺，在其運營中有著相當復雜的檔案，這些檔案包含的信息量極其龐大，范圍也十分廣泛。筆者結合自身經驗，就當下事業單位檔案管理存在的問題及原因進行論述，并給出事業單位檔案管理的相關創新思路，旨在加強檔案管理工作的數字化建設，提高事業單位檔案管理的科學性。

[關鍵詞]事業單位；檔案管理；創新；數字化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.129

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-0-02

21世紀的今天，社會主義市場經濟得到了突飛猛進的發展，這使得我國事業單位在很多方面進行了改革。要想更好地促進經濟發展、社會進步，事業單位必須采取可行的措施，不斷尋找并創新事業單位檔案管理的思路以及方法。就事業單位而言，做好相應的檔案管理工作，不僅有利于事業單位人才的提升和選拔，還有利于提高事業單位的工作效率，更好更快地實現單位的發展。近年來，人們更多地關注網絡技術以及信息技術的使用，這在一定程度上方便了檔案管理人員的操作，讓工作人員能夠更好地認識到傳統檔案管理中存在的不足，進而提出創新檔案管理的相關措施?？梢?，做好事業單位檔案管理工作是實現事業單位發展的重中之重。

1 事業單位檔案管理現狀

1.1 對檔案管理工作重視不足

事業單位中，很多職工甚至是單位領導都不太重視檔案管理工作。某些單位領導只重視能給單位帶來直接經濟效益的東西，而檔案管理這種不能為單位產生直接經濟效益的工作，有時不會納入年度或者是任期的考核中，導致檔案管理工作缺乏強有力的支持，久而久之，只會阻礙單位的發展。此外，事業單位檔案管理工作人員自身沒有認識到檔案管理的重要性，在管理過程中，一直認為只要不丟失、不泄露檔案就算是完成了工作，沒有盡心盡力去收集、整理檔案，導致年終審查時檔案不齊全、不規范。

1.2 檔案管理人員素質較低

檔案管理是一項繁瑣的工作，它要求高素質、系統化以及專業化的人才去展開工作，但目前我國事業單位檔案管理存在的問題卻很多，如工作人員身兼數職、待遇不高等，這就常常出現人員不足的狀況。在日常工作中，有些單位為了應付上級的監督管理，會聘用一些沒有經過檔案管理專業培訓的人員，這些人只能自己在日常工作中不斷摸索，使得檔案管理工作更加繁瑣、冗余。

1.3 缺乏科學有效的管理方式

計算機技術的普遍應用，給人們的生產生活帶來了諸多便利。事業單位當下要做的就是積極進行管理方面的改革，以期更好地利用計算機管理。在我國很多事業單位，已經引進了有效的計算機管理系統，但引進系統不代表有效完成了檔案管理工作，它還需要擁有計算機技術的專業檔案管理人員。由于專業工作人員缺乏，使得單位不能有效利用計算機技術，具體工作中仍沿用傳統的人工管理方式，顯然，這并不符合當代計算機技術的發展需要。

2 事業單位檔案管理的創新措施

2.1 注重檔案管理部門的硬件完善

當下，事業單位存在設備老化及工作效率低下的問題，在創新事業檔案管理中，采取完善檔案管理部門硬件設施的方法，希望能夠提升檔案管理部門的效率。在企業實際生產以及經營中，硬件設施占有十分重要的地位，重視完善相關硬件設施，不僅可以為企業贏得更大的市場，還能讓企業在競爭日益激烈的現代企業中脫穎而出。事業單位首先要做的就是積極完善硬件設施，讓檔案管理部門可以更好地發揮自身作用。為此，單位可以引進一些高技術的管理設備，并聘用專業化的檔案管理人員，使檔案管理工作更多地呈現優質化、便捷化的特點，力爭在減少相關成本的同時，提高工作的準確性以及科學性，這是新形勢下保障事業單位檔案管理工作有效展開的前提。

2.2 加強檔案管理人力資源建設

人力資源是企業發展的基礎，事業單位檔案管理部門要實現人力資源的高效運用，應采取如下措施。首先，聘用專業化的管理人員。社會中有很多綜合能力強、素質高的人才，人力資源管理部門要做的就是及時發掘這些人才，并盡力將其引入到單位中，這些人才在工作中會呈現出較強的工作能力，能更好地促進事業單位檔案管理工作的發展及創新；其次，對檔案管理工作人員進行培訓，單位應制訂一套可行的培訓方案，各單位由于經營范圍、企業文化以及條例規章等的不同，使檔案管理工作也不一樣，為此，在工作之初，就要對相關工作人員進行培訓，讓檔案管理人員最大限度地熟悉企業，在信息錄入以及信息調取中優化操作，最終實現企業的可持續發展。

2.3 加大對檔案管理部門的經費扶持

我國大多事業單位檔案管理條件之所以落后，是因為事業單位規模小或者是經濟條件差，在這樣的條件下，事業單位若想在短期內通過自身力量進行檔案管理工作，顯然是異想天開。針對這一問題，事業單位應積極、主動地向當地政府申請資金扶持，當地政府不僅可以協助事業單位逐漸改善工作條件，還能進一步幫助事業單位更新檔案管理設備，從而保障事業單位檔案管理工作快速、健康地展開。在實際工作中，也存在一些有一定規模且資金寬裕的單位，這些單位并不需要政府的大力扶持，而需要單位領導轉變自身觀念，重視檔案管理部門的地位及作用，主動將一些資金集中到檔案管理部門，主要用于升級檔案管理設備。值得重視的是，增加檔案管理部門經費的途徑有很多，領導者需重視的是投入的資金使用是否科學、合理。

2.4 建立健全檔案工作規章制度

在事業單位檔案管理工作中，最重要的就是健全的檔案工作規章制度，這是規范檔案工作行為的基礎。在建立健全有關規章制度的同時，要注意以下幾點：第一，各項規章、制度要具有可行性以及科學性，要從單位具體發展情況及實際需要出發，否則，制定的規章制度只能流于形式；第二，確保規章制度簡明、實用、合理，一些事業單位的規章制度顯得繁瑣、冗余，理解起來相對困難，這在很大程度上加大了執行難度；第三，確保制度約束的地位平等。單位之所以制定制度，是想通過制度提高員工工作的積極性以及主動性，這就要求制度不僅要約束職工也要約束領導，只有實現員工和領導之間地位的平等，才能順利執行制度；第四，獎懲分明，針對那些表現優異的人員，要給予精神上甚至是物質上的獎勵，而那些給單位帶來損失的人員，也要嚴懲不貸，真正意義上地做到有功必獎、有過必罰。

3 結 語

2014年2月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作意見的通知》（中辦發[2014]15號），體現了黨中央、國務院對檔案工作的高度重視和大力支持。2015年，國家檔案局下發《國家檔案局關于開展數字檔案室建設試點的通知》（檔函[2015]114號），要求以《數字檔案室建設指南》為依據，用1～2年時間在全國建設一批機關（含團體、事業單位）數字檔案室建設示范單位，為“十三五”期間全面推進數字檔案室建設建立基礎。各事業單位應按照國家檔案局要求的工作步驟、時間進度、工作內容開展工作，制定、完善實施方案，保質保量實現預期目標，進一步加強檔案數字化建設工作。

本文提出了一系列創新事業單位檔案管理工作的措施，著重指出要注重檔案管理部門硬件的完善，不斷提高檔案管理人員的綜合素質，此外，各單位要采取措施，不斷加強檔案管理部門的經費扶持，同時建立可行的檔案工作規章制度，加強檔案管理工作的數字化建設。

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