浙江省本科院校檔案機構建制模式的調查與分析①

陳建平

(浙江工商大學檔案館)

浙江省本科院校檔案機構建制模式的調查與分析①

陳建平

(浙江工商大學檔案館)

高校檔案機構建制模式是高校檔案管理工作高效運行的關鍵因素,直接關系其運行所能獲取的條件保障和實際資源,影響著高校檔案工作的發展。本文選取32所浙江省本科院校為對象,探討了浙江省本科院校檔案館建制模式現狀,分析了浙江省本科院校檔案館建制模式存在與建校歷史、全日制在校生規模和館藏總量等諸多不匹配的現象,以及其產生的緣由,并提出相應的政策建議。

浙江省 本科院校 檔案機構 建制模式

高校檔案機構建制模式是高校檔案管理工作高效運行的關鍵因素,直接關系高校檔案工作者在開展檔案收集、保管、鑒定和利用等具體業務流程所能獲取的人、財、物等工作條件和實際資源,影響著高校檔案管理工作的推進和發展。近年來,浙江省本科院校教學、科研和社會服務等整體水平明顯提升,而相應的高校檔案館建制模式卻存在迂回、管理力度參差不齊等問題,對高校檔案工作產生一定程度的不利影響。

一、浙江省本科院校檔案機構建制模式的基本情況

本文選取浙江省普通本科院校為研究對象,采用2015年度浙江省教育廳、浙江省高等學校檔案學會聯合組織的高校檔案機構基本情況調查所獲得的一手數據,對省內本科院校的檔案館建制模式進行針對性的探討和分析。本次選取的對象包括浙江大學、中國美術學院、浙江工業大學、浙江師范大學、寧波大學、杭州電子科技大學、浙江理工大學、浙江工商大學、浙江中醫藥大學、溫州大學、杭州師范大學、中國計量學院、浙江海洋學院、浙江農林大學、溫州醫科大學、浙江財經學院、浙江科技學院、浙江傳媒學院、嘉興學院、湖州師范學院、紹興文理學院、臺州學院、麗水學院、衢州學院、浙江警察學院、浙江萬里學院、浙江樹人大學、寧波工程學院、寧波諾丁漢大學、寧波大紅鷹學院、浙江越秀外國語學院、浙江外國語學院等32所本科院校。調查數據分析顯示,浙江省本科院校檔案館建制模式大致有以下三種類型：(1)直屬單位;(2)隸屬學校辦公室;(3)隸屬于圖書館,或與圖書館合署。

(一)直屬單位

在32所本科院校中,直屬單位的有12所,其全日制在校生規模均超過1萬人,且均獨立建館。其中,建校歷史50年及以上的有9所,不足50年的有3所;正處級建制的有5所,副處級建制的有7所。(詳見表1)

表1 直屬單位建制檔案機構情況一覽表

(二)隸屬學校辦公室

在32所本科院校中,隸屬學校辦公室的有15所。其中,建校歷史50年及以上的有7所,不足50年的有8所;全日制在校生規模超過1萬人的有10所,不足1萬人的有5所;具有處級行政級別的有4所,科級行政級別的有11所。(詳見表2)

表2 隸屬于校辦建制檔案機構情況一覽表

(三)隸屬于圖書館,或與圖書館合署

在32所本科院校中,隸屬圖書館或與圖書館合署的有5所,其全日制在校生規模均超過1萬人。其中,建校歷史50年及以上的有3所,不足50年的有2所;處級行政級別的有4所,科級行政級別的有1所。(詳見表3)以浙江師范大學為例,其檔案館與圖書館合署,組成“圖文信息中心”。

表3 隸屬于圖書館建制檔案機構情況一覽表

二、浙江省本科院校檔案機構建制模式的問題分析

相當部分浙江省本科院校檔案館建制模式與學校總體發展不相適應,也不符合《高等學校檔案管理辦法》(教育部27號令)的相關規定。《高等學校檔案管理辦法》第六條規定：“高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：(1)建校歷史在50年以上;(2)全日制在校生規模在1萬人以上;(3)已集中保管的檔案、資料在3萬卷(長度300延長米)以上。未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。”從以上規定來看,浙江省本科院校檔案館建制模式存在與建校歷史、全日制在校生規模和館藏總量等諸多不匹配的情況,仍有待于逐步規范、統一。

(一)存在的問題

1.與建校歷史不匹配。在本次調查中,建校歷史50年及以上的高校包括浙江大學、中國美術學院、浙江工業大學、浙江師范大學、杭州電子科技大學、浙江理工大學、浙江工商大學、浙江中醫藥大學、溫州大學、杭州師范大學、浙江海洋學院、浙江農林大學、溫州醫科大學、嘉興學院、湖州師范學院、臺州學院、麗水學院、浙江警察學院、浙江外國語學院等19所。其中,中國美術學院、浙江海洋學院、浙江農林大學、麗水學院、浙江警察學院、浙江外國語學院等6所學校沒有獨立建館,占比例31.6%。值得注意的是,作為國內藝術類頂級高校,中國美術學院不僅沒有獨立建館,而且專職人員只有兩名,館室面積也僅有286平方米。

2.與全日制在校生規模不匹配。在32所本科院校中,全日制在校學生規模達一萬人以上的高校共有27所,其中浙江海洋學院、浙江農林大學、浙江科技學院、浙江傳媒學院、麗水學院、浙江萬里學院、寧波工程學院、寧波大紅鷹學院等8所高校沒有獨立建館,累計占比29.6%。

3.與館藏總量不匹配。本次調查的32所本科院校中,已集中保管的檔案、資料在3萬卷(長度300延長米)以上的共有24所,其中浙江海洋學院、浙江科技學院、浙江傳媒學院、麗水學院、浙江萬里學院、寧波大紅鷹學院、浙江外國語學院等7所沒有獨立建館,累計占比29.2%。

(二)原因分析

針對以上不匹配的情況,其原因大致分析如下：

從本科院校內部而言,一方面,檔案工作的特性決定了其在高校教學管理中不會是重點工作,更不可能是中心工作;另一方面,一些高校領導檔案意識淡薄,認為檔案機構僅僅是教學輔助部門,甚至是教輔部門的末尾。這些內在因素決定了高校檔案館建制隨時面臨著“分了再合,合了再分”的尷尬局面,也決定了檔案工作在整個學校資源(人、財、物等)分配上所能獲得的份額較少,質量難以得到保障。

從本科院校外部環境來看,一方面,在當前的教育行政管理體制下普通本科院校一般由省教育廳主管,而教育廳在檔案工作方面的管理和指導力量卻相當薄弱,監督力度更是缺乏;另一方面,在業務管理上具有優勢的省檔案局,其管理和指導重心卻不可能在普通本科院校。這種情況造成了一種特殊的現象——有權限的,沒有業務能力管;有業務能力管的,沒有直接權限,也無法顧及。

三、完善浙江省本科院校檔案機構建制模式的政策與建議

(一)從檔案行政管理的角度

從管理者的角度,高校檔案管理的上級部門應該加強監督和指導力度,對高校檔案館建制模式進行規范、統一管理。基于法治的視野,高校檔案工作上級主管部門可以從“完善法制,有法必依,執法必嚴”著手：

第一,制定高校檔案機構建制指導意見,促進高校檔案管理模式規范統一。針對本科院校檔案館建制模式參差不齊的情況,浙江省高校檔案管理上級部門有必要依據《高等學校檔案管理辦法》以及《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》,結合浙江省高校實際,制定具體、可操作的高校檔案機構建制指導意見。比如,有關高校檔案工作所需的人、財、物等基礎配備應該在數量上要有最低規定等。這樣有利于高校在具體執行時,有基本的依據或參考,可以根據自身的實際情況,在“低限度”至“高標準”之間做出權衡。同時,指導意見還可以既有基本配備的強制性要求,又有非強制性的指導建議。這樣,不僅有利于高校檔案館建制模式的規范和統一,而且有利于高校檔案管理體制機制創新,從而推進高校檔案工作發展。

第二,宣傳檔案法律法規,強化高校“依法治檔”的行政常識、意識。高校檔案管理上級部門有必要加強檔案法律法規宣傳,強化高校領導在檔案管理方面的法治意識。高校領導熟悉檔案法律法規是其依法施政的重要前提,檔案法治意識是其進行檔案行政管理的必備條件,推動“依法管檔,依法治檔”將有效避免高校檔案館建制模式隨著某些“個人意志”或所謂“工作創新”而肆意調整或改變,導致高校檔案工作隊伍不穩定,影響高校檔案管理工作的創新和發展。

第三,開展高校檔案工作的執法監察,促進檔案法律法規得到真正的貫徹執行。高校檔案管理上級部門(檔案局和教育廳)有必要依據《高等學校檔案管理辦法》(教育部27號令)及相關法律規章,對高校檔案館建制模式進行執法監察;針對沒有依法落實的,或者執行過程中存在不符合規范的,應該責令其按期進行依法整改,并進行持續、有效的跟蹤反饋,直至其檔案管理模式符合實情、符合法定規范。

(二)從檔案工作主體的角度

從高校檔案工作主體的角度,高校檔案管理工作者要秉持有“有為才能有位”的工作態度,也要力爭“有位”以更加“有為”的現實條件。

第一,主動向學校領導匯報,爭取將檔案機構的發展規劃納入學校整體發展規劃。學校領導事務繁忙,不一定能實時關注到檔案工作發展,也不一定了解檔案機構設置的有關規定和要求,這就需要高校檔案人員積極主動向學校領導做宣傳匯報,同時結合本校的實際情況,提出檔案機構建制改革的可行性方案。此外,還要加強與組織、人事等有關部門的溝通、協調,爭取得到理解和支持。

第二,做好內部建設工作,以扎實的內功展示檔案機構的形象。比如,加強檔案干部隊伍建設,提升檔案工作人員的業務素質和能力;加速檔案管理的軟、硬件更新升級,推進檔案網絡化收集、管理和利用;不斷優化館藏檔案資源,推進檔案資源體系建設以及檔案信息化建設;等等。

第三,圍繞學校中心工作,拓展服務方式和手段,以“有所作為”得到學校領導的肯定和重視。比如,加強特定專題檔案的在線查詢以及學籍檔案的遠程查詢,推動建設方便廣大師生及校友的檔案查詢服務體系;加強校史檔案資源開發利用,與有關部門(宣傳部、校友辦、團委、文化校園建設辦公室等)共享,服務學校文化校園建設以及校友工作;等等。

高校檔案工作者的不懈努力,以及上級部門提供應有的政策條件,推動了浙江省本科院校檔案機構建制模式改革與發展,以適應高等院校自身整體發展的需求。

[1]張仲華.云南高校檔案工作研究[M].昆明：云南大學出版社,2015.

[2]黨躍武.高校檔案工作科學發展探索與實踐[M].成都：四川大學出版社,2016.