數字信息化時代下高校檔案收集工作困境及策略的思考

摘 要：在數字信息化技術飛速發展的今天，高校檔案收集工作在適應高校發展和時代需求方面陷入了困境。文章闡述了高校檔案收集工作的重要性，分析了高校檔案收集工作中面臨的困難，包括收集效率低、收集手段單一和工作人員專業能力不強等。針對上述問題，提出了一些克服困難的對策。希望對高校檔案收集工作的開展起到一定的參考作用。

關鍵詞：數字信息化；高校檔案收集；困境；策略

高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。它承載和見證著高校發展歷史，是一種不可再造的珍貴文化資源，對學校黨政管理、教學研究、人員變動、編纂史志等起著重要的憑證作用，而當學校開展大型的活動時，更是提供依據和基礎的保證。

檔案收集則是檔案工作的初始，是基礎業務的重中之重。如果檔案的收集工作做不好，那么檔案的整理、編目、保管、鑒定、統計和提供利用等后續工作就如空中樓閣，沒有根基。

因此，努力做好檔案的收集工作，通過各種手段和方式，將檔案對象收集集中到檔案館（室），并按照檔案管理的規則實行統一的科學管理。

一、當前高校檔案收集工作的困境分析

（一）收集效率低，歸檔材料不規范

在高校檔案收集工作中，檔案收集的范圍是極為寬泛的，包括黨群、行政、學生、教學、科研、基本建設、儀器設備、產品生產、出版物、外事、財會十一類，可以說所有關于高校的活動以及活動形式都是高校內部檔案收集的范疇。再加上高校中的一些部門認為檔案管理部門是一個以服務性為主的部門，所以高校檔案管理部門主導的檔案管理工作得不到高校某些部門的積極配合。

在高校的這些職能部門工作中沒有意識到檔案收集工作的重要性，對一些無文號非文件性質的材料形成和積累不夠重視，等到要利用這些材料時，發現當時沒有歸檔，從而使高校的檔案管理缺乏有效的內容支撐，檔案的收集效率低。[ 1 ]

與此同時，材料收集過程中還存在一些紕漏和瑕疵。主要表現為：

1）收集來的材料不完備。比如，請示沒有批復或批示沒有結果；歸檔的文件材料缺頁少附件。

2）業務部門沒有符合檔案保管規定的設備和庫房，本應該數字化保存的沒有妥善處理，再加上一些高校沒有專職人員來從事檔案材料保管工作，基于種種情況，文件材料得不到科學管理和特殊保護，導致檔案文件紙張泛黃、發霉、發潮，易破損，不利于檔案的長期永久保存。

3）用來存檔的文件不符合要求，歸檔的檔案材料亂涂亂畫，應該以原件保存的，卻只有復印件，其憑證作用無法較好發揮。

4）是一些個人和部門以各種原因拖延移交日期，嚴重影響了檔案后續的整理及管理工作進度。

以上這幾種形式，都嚴重影響了檔案的質量，同時也令參考價值打了折扣。

（二）檔案收集的對象片面，信息共享機制界定不嚴格。

目前高校收集材料主要依據國家相關法律法規及制度并結合高校自身特點所制定的檔案管理辦法來完成。在這樣的情況下，高校收集的材料內容就局限在了條條框框之內，也就是只收集眼前看得到的、摸得著的，而那些需要走出去，面向更多的人收集的材料就被屏蔽了。這樣收集起來的材料沒有普遍性，或者說不能代表全國的高校模式。在平時工作中，檔案收集人員還可以完成更廣泛的工作。比如有的人員局限于通過筆記錄下某次會議的大概內容，如果在允許的情況下，我們采用多媒體記錄會議的過程，將會得到更全面的信息，為以后的工作保存更多的資料。除此之外，有些教職工缺乏系統歸檔意識，認識不到某些材料之間存在有機聯系，要一起歸檔才完整，時常揀了芝麻丟了西瓜。還有的歸檔不及時，當下不歸檔，延期就會出現很多問題。此外，檔案歸檔部門在移交檔案時自主性很大，對有參考利用價值的照片、視頻自己保存，目的是自己使用方便，不主動交給本部門檔案員統一保管，從而造成信息不能及時共享。

（三）兼職檔案員調換頻繁，檔案專業能力有待提高。

按照《普通高等學校檔案管理辦法》，學校在各學院、部、處室設有專兼職檔案人員，實現網絡式管理。而實際在很多高校中，基層檔案管理人員以兼職人員為主，主要由學院秘書和處室文書人員兼任，沒有固定的工作人員來完成專職的工作。往往出現人員調換時，工作銜接不上，前任留下一堆尾巴，后來的人員一頭霧水不知從哪里做起。

久而久之，工作越來越難做，工作人員的信心越來越低，導致情緒渙散，工作拖沓。再由于工作人員屬于兼職，時間有限，精力分散，又沒有受過專業的培訓，做起工作來一團亂麻。如果上級領導再不及時督促和監督，那么工作人員的熱情和動力都調動不起來，做出來的工作效果就可想而知了。長此以往，就會導致應收集的一些重要文件、重要事件依據無法找到，頗有一番“人去樓空難尋覓”之感。[ 2 ]因此，兼職人員調換頻繁，直接影響收集任務的落實。

二、高校檔案收集工作依托多媒體、信息技術走出困境的辦法

（一）建立健全部門立卷歸檔制度，以制度和情感相結合方式提高檔案收集率

《高等學校檔案管理辦法》第二章第六條指出：建校歷史在50年以上；全日制在校生規模在1萬人以上；已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上的學校必須建立檔案館。如此龐大的信息量，可見建立檔案館是多么的必要。在學校不斷發展中，各種信息都在增加，但是越發展就越是要謹慎。要一邊發展，一遍思索，思索的依據就是學校以往的歷史，假如沒有可以參考的資料，試問高校又要如何反思，閉門造車勢必不行。所以，高校檔案收集工作作為基石，必須保證收集對象的全面性和完整性。高校應全面推行部門立卷，制定適合本校的各類檔案歸檔范圍、歸檔工作流程以及具體工作職責，完善各部門及各類檔案收集網絡。

《高等學校檔案管理辦法》中制定的每一條都是檔案收集工作人員工作的指南，我們要依照條文制定我們的工作方向和目標，在依法的前提下，將自己的工作熱忱發揮到極致。所以，制度和情感相結合是提高檔案收集率的較好方法之一。檔案收集工作主要是和人打交道，要樹立以人為本的觀念，用真誠、認真的工作態度去感化兼職檔案員，和他們保持和諧友好關系。同時，采用多種途徑提高兼職檔案員的業務素質和情感，以此融化大家的隔膜，促進心與心的交流，在融洽的氛圍中尋求解決辦法。除此之外，我們還要幫助工作人員熟練使用多媒體，依托音頻、視頻等全方位技術建立歸檔范圍的動態化管理，更好地為高校服務。

（二）建立電子文檔統一規范，依托信息化技術完善收集手段

由于20世紀經濟和文化的不發達，直接導致高校收集來的信息單一、片面，影響了我們看問題的角度。因此，在21世紀我們一定要拓寬收集材料的視野，高校建立電子文檔統一規范，借助現代化技術手段，使收集角度形成系統化。檔案部門應主動與歸檔部門協調，做到有檔必歸，并且要分門別類，建立統一的校園網信息系統，使系統中各部門相應管理軟件有統一檔案接口，再利用科技手段，即當各個部門處理完屬于檔案收集范圍資料時，就可通過網絡技術、數據庫技術等收集電子文檔，保證電子文件能最后歸口到檔案管理系統，從而實現文檔一體化管理。經過信息化處理的數據，在后續的編排上面有很大的優勢，如果要出版，可以直接調出word文件，排成飛騰格式，方便穿插圖片，圖文并茂，這樣不需要排版編輯重新輸入文字，可以減少文字錯誤。如果需要補充文件，則可以復制之后，在復制后的文件上面進行修改，這樣既不會破壞原文件，又可以進行編輯。原件可查，修改之后的文件也很清楚。高校在統一組織實施電子文件收集歸檔后，要全方位多角度提高相關人員的整體素質，為電子文件的收集歸檔做好充分準備。[ 4 ]

（三）健全和遵守培訓制度，多途徑提升工作人員的素質

針對目前高校檔案工作對檔案工作人員要求不斷提高，應定期對檔案人員和兼職檔案員進行培訓。

培訓的途徑主要有：

1）要完善培訓制度，內外兼修。首先要求工作人員要自我主動學習、向有經驗的老師學習、養成利用校園網絡平臺收集材料的好習慣。再者高校要創造培訓進修機會給這些檔案人員，開闊他們的眼界和工作思路，不斷提高他們的業務技能。

2）要建立考核機制，通過定期或不定期的考核，鞭笞工作人員學習的動力。所謂技多不壓身，我們學的越多懂得越多，對工作的熱情就會越濃厚。邊學習，邊增加自己的工作興趣。此外，高校要重視檔案收集工作，加大精力和財力的投入，吸引優秀的檔案收集專業人才來創新和帶動高校的檔案收集工作。

三、收編語

隨著信息技術的發展以及管理技術的創新，高校檔案工作的發展要求加強高校檔案收集信息化的開發與利用。從而優化檔案館（室）藏結構，豐富檔案資源，真正做到應收盡收、應存盡存。因此，我們要認真分析檔案收集過程中面臨的困難，積極尋求解決困難的方法和途徑。這樣才能最大程度做好檔案收集工作，促進高校檔案管理工作健康發展，使檔案工作更好地服務于高校的改革和發展。

參考文獻：

[1] 張小英.高校檔案收集工作存在的問題及解決對策[J].黑龍江史志，2014（23）：208-209.

[2] 侯朝陽.關于高校檔案收集工作的探討[J].知識經濟，2014（21）：50-51.

[3] 田東紅.信息化背景下企業檔案收集工作困境及策略思考[J].石河子科技，2015（2）：21-22.

[4] 許莉丹.高校檔案收集工作存在的問題及解決對策[J].廣東廣播電視大學學報，2012（4）：82-84，107.

[5] 劉曉.檔案信息化管理視域下企業檔案收集工作的開展[J].辦公室業務，2012（3）：25，27.

作者簡介：謝茜（1982-），女，漢族，湖北人，碩士，研究方向：檔案信息化。