基于網絡數據庫的藝術類高校項目檔案管理系統的開發及應用

（廣西藝術學院，廣西 南寧 530022）

【摘 要】文章以某藝術高校相思湖新校區項目檔案數據庫建設為例，通過對項目檔案網絡數據庫建設的實際情況進行分析，對項目的背景、需求分析、系統設計、系統測試、數據庫應用等方面進行了描述。系統采用B/S模式，選用Microsoft SQL Server 2008數據庫，選用ASP.NET MVC2進行程序設計。文章還對系統的試運行、正式上線運行進行總結說明，進一步闡述了項目檔案管理系統的開發步驟，以及網絡數據庫應用的注意事項，從而提出了該系統對藝術類高校項目檔案管理的重要意義。

【關鍵詞】項目檔案；網絡數據庫；開發及應用

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2016）04-0075-04

0 前言

在某藝術高校相思湖新校區項目建設過程中，隨著項目進度的不斷向前推進，涉及各單項項目資料文檔、工作簡報、各級部門文件、圖片、視頻等電子資料數量和種類日益增加。相思湖新校區項目建設檔案數據庫利用計算機數字存儲、網絡等技術，對檔案進行電子化、結構化的有效管理，方便檔案檢索、查閱，充分發揮資料的使用價值，更好地服務新校區建設。同時，也為新校區建成后提供資料備查、數據參考等功能。

當前，國內外各種數據庫管理系統軟件雖然種類繁多，但是這些數據庫管理系統都是針對通用的應用要求設計，如果直接照搬照用，必定不能很好地適應相思湖新校區項目檔案資料的特點，也不能充分發揮計算機輔助管理的便利性，受到的限制比較多。例如，大多數通用型的數據庫管理系統，往往對提交的圖片、視頻文檔的大小都有較高的限制，一般不能超過幾兆甚至零點幾兆字節；數據的屬性也比較單一，只有標題、內容[1]。而相思湖新校區項目涉及的檔案屬性有文號、件號、責任者等個性化的屬性。因此，結合相思湖新校區項目檔案資料的特點，有針對性地設計、開發的專用數據庫管理系統，能夠結合檔案數據的特點，更好地把系統應用到實際工作中。

1 項目檔案系統的需求分析

1.1 可行性需求分析

任何一個系統軟件在設計開發的過程中，都少不了可行性分析這個重要的環節。

經濟可行性：在設計開發該系統時，可以考慮直接運用該企業原有的服務端及客戶端。但是，對系統軟件所需要的費用有一次性軟件費用支出和定期性軟件維護支出之分，這應該在設計開發之前讓企業了解到，讓企業能夠有能力負擔起相應的費用。

技術可行性：系統計劃部署于Windows服務器上，使用ASP.NET MVC2進行開發，數據庫使用Microsoft SQL Server，前臺頁面使用XHTML+CSS2+Javascript[2]。要求系統前臺頁面XHTML、CSS代碼能夠通過W3C驗證，并且能夠在IE、FireFox等常用瀏覽器上正常使用。

本研究的創新之處主要體現在檔案數據庫建設的技術層面上，包括ASP.NET MVC2。MVC模型—視圖—控制器開發模式是一項將Web應用程序組件分開的體系結構設計原則，強制性地將數據庫查詢語句、流程控制等數據層代碼和像HTML的表示層代碼混在一起分開，實現各部分邏輯的低耦合性和代碼的高重用性和適用性。ASP.NET MVC2是ASP.NET Framework的一部分。主要開發軟件為Microsoft Visual Studio 2008，部署于Microsoft windows Server 2008[3]。

微軟的SQL Server數據庫服務器是一個數據庫平臺，提供數據庫從服務器到終端的完整的解決方案，其中數據庫服務器部分是一個數據庫管理系統，用于建立、使用和維護數據庫，能夠很好地運行于Microsoft Windows Server 2008系統[4]。

使用XHTML+CSS2+Javascript編寫的前臺頁面能夠很好地適應各種瀏覽器標準，并且執行效率高、代碼簡潔。為了確保代碼達到這一標準，要求系統前臺代碼能夠通過W3C理事會（制定網絡標準的組織）的XHTML 1.0 Transitional驗證和CSS2驗證。系統界面設計簡潔美觀，具有新校區特色，方便使用者操作用戶界面。主要使用的軟件是Adobe Photoshop[5]。

1.2 功能性需求分析

信息管理系統功能及檔案分類設置，系統管理（系統設置、用戶管理、資料管理）；學院文件材料（學院文件、重大項目建設領導小組辦公室文件、重大建設相關匯報材料、會議紀要）；項目辦文件（上級部門文件、教育廳文件、政府辦公廳文件、發展和改革委員會文件、國土資源局文件、環境保護局文件）；相思湖新區管委會文件（項目辦文件、其他政府部門文件）；設計施工相關資料（單體建筑、圖冊、設計圖、單體建筑招標代理）； 其他資料文件（項目有關文件、項目立項材料、可行性研究報告材料、環境評估報告材料、水土保持方案材料、林用地材料、壓覆礦藏材料、地質災害危險性評估材料、征地材料、貸款材料、建設總評規劃材料、建設工程初步勘查材料、土地利用總體規劃材料、委托協議書、合同協議、其他材料文件）；提供檔案電子文檔、圖片、視頻等資源（以下統稱資源）發布，類別管理等功能。為了確保系統內數據安全，用戶必須使用帳號登錄，并根據自己擁有的角色權限使用和管理數據庫。

用戶可擁有的角色（一個用戶可擁有多個角色）如下：超級管理員：用戶管理，權限委派；類別管理員：資源類別的增加、編輯、刪除；資源管理員：資源發布、編輯、刪除；資源使用者：查看資源。創建新用戶有2種方式：一種是由用戶自行在系統上注冊，然后通知超級管理員分配相應的權限。未分配權限的用戶，無法查看數據庫中的任何內容。另一種是由超級管理員在用戶管理菜單中創建用戶，并分配相應的權限。

1.3 非功能需求

為了保證數據庫的安全，在整個數據庫的各個階段都要注意安全性。這里的整個系統是指包括系統軟件和系統硬件在內的系統，不單單是指軟件系統。各個階段包括論證、設計、研制、維護等階段。在這些階段，系統的所有活動的安全性都應該受到保護。開發人員應盡最大的努力，采取保證安全的工程和必要的措施達到消除風險的目的，防止事故發生[3]。

由于本系統通過INTERNET提供相應的系統服務，在這樣開放的條件中，系統應在權限的控制、保證數據的安全、防范不同方面的攻擊破壞等安全方面具備很好的應變能力。例如，在每個登錄界面設置了用戶信息的驗證，通過查詢登錄界面輸入信息是否為數據庫中合法用戶來實現相應的操作。

數據信息最終的一致性，當沒有新的數據信息更新時，數據信息就通過網絡傳播到副本點進行更新，而所有的副本點包含的信息最終會保持一致，也就是那些系統的使用者在系統操作過程中不能保證查詢的信息就是最近寫入的數據信息。當系統可以讀出舊的數據時，就可以采用數據最終的一致性模型。

2 項目檔案系統的功能設計

為實現新校區建設指揮部檔案信息管理數字化，方便檔案信息資源共享、檢索查詢、分類管理，提高檔案資料的利用效率，相思湖新校區項目建設檔案系統的系統框架構思和定位如下。

2.1 設計原則

系統應以檔案管理數字化、提高檔案信息使用效率及做好服務工作為設計目標，從實際工作需求出發，開發界面友好、方便使用的信息管理系統。

2.2 功能設計

系統的基本功能如下。瀏覽查看：擁有資源使用者角色的用戶，登錄后可查看系統內的內容，但是不能編輯、刪除內容。發布、編輯、刪除：擁有資源管理員角色的用戶，可進行發布、編輯、刪除資源。發布資源：首先通過菜單進入需要發布資源的分類，然后點擊“新建”按鈕，進入文檔編輯器頁面。錄入資源內容。其中，標題和正文是必填的內容。如果需要錄入件號、文號、責任者、日期、備注等信息，可點擊擴展屬性，展開擴展屬性表單。日期一項作為資源在列表中的排序字段，如果沒有填寫，則系統會自動設置為當前日期。文件上傳下載：展開上傳附件按鈕，可進行附件上傳。附件支持word、excel、jpeg、avi等文檔、圖片、視頻格式，并支持多文件上傳。其中，圖片格式會在保存原稿的基礎上，自動識別并生成一張小圖和一張略縮圖，以便提高瀏覽速度。上傳后的附件可以點擊附件右邊的“插入到正文”將圖片的小圖或者視頻插入正文中。編輯資源：在資源列表點擊資源右邊的“編輯”或者在查看資源的頁面點擊資源下方的“編輯”按鈕都可以進入資源的再次編輯，其界面和發布資源界面一致。刪除資源：在資源列表點擊資源右邊的“刪除”，即可刪除一條資源，同時系統會自動刪除該資源內的所有附件。搜索：系統在每一個類別資源列表上都提供了搜索功能。搜索范圍：如果勾選“在子類中搜索”會搜索當前類別及其子類別內的資源，否則只搜索當前類別內的資源。搜索關鍵字：系統在資源的標題、內容、件號、文號、責任者、日期中查找包含有關鍵字的資源。但有多個關鍵字的時候，關鍵字之間用空格分開，系統會搜索包含其中任何一個關鍵字的資源。如：關鍵字填寫“新校區-相思湖”時，系統會搜索出包含有“新校區”或者“相思湖”關鍵字的所有資源。

2.3 數據庫模型設計

用戶模型：一個用戶包括用戶名、密碼、電子郵件等基本信息。一個用戶可擁有不同的角色，以執行不同權限的操作。檔案信息模型：一條檔案包括檔案內容、標題、發文單位、發文日期、文號等基本信息。一條檔案歸屬于某一個檔案類別。

檔案類別模型：檔案類別是根據需要，按照工作內容、發文時間或者發文單位等方式對檔案進行規整。如：學院文件、自治區文件、項目辦文件等，同時信息還支持關鍵字歸類，如請示、報告、函等。

2.4 系統結構

相思湖新校區項目建設檔案數據庫系統計劃采用B/S結構。即，系統部署在服務器，用戶使用網絡瀏覽器登錄并使用系統，對用戶系統要求低，維護方便。服務器運行在學院內網的服務器上，學院內網的計算機只要有賬號和密碼就可以訪問、使用該系統。

數據庫部署于Windows服務器上，初步計劃使用asp.net mvc2進行開發，使用微軟的MSSQL數據庫，涉及的技術領域還有C#、SQL、Html、CSS、Javascript等。

3 項目檔案系統的測試

本數據庫采用的是黑盒測試，依據的是系統的功能說明和流程說明。測試的主要是內容有所實現的功能的正確性；是否完成了用戶所要求的所有功能，也就是完整性測試；系統的各模塊之間的整體運行情況是否達到了預期的效果，也就是系統的整體性效果如何。系統代碼測試采用Microsoft Visual Studio內建的單元測試功能進行代碼測試，測試項目主要針對代碼級別的主要類。代碼采用W3C國際萬維網組織在線校驗。W3C（World Wide Web Consortium）即萬維網理事會或萬維網聯盟。W3C于1994年10月在麻省理工學院計算機科學實驗室成立。創建者是萬維網的發明者Tim Berners-Lee。W3C組織是對網絡標準制定的一個非贏利組織，HTML、XHTML、CSS、XML的標準就是由W3C來定制的。本數據庫系統前臺頁面通過了該組織的XHTML 1.0 Transitional校驗認證和CSS 2.1文檔校驗認證。通過W3C校驗合格后，在系統頁面上放置了校驗合格的圖標，并且使用者可以隨時點擊該圖標進行校驗核實。

4 項目檔案系統的應用

相思湖新校區項目檔案數據庫經過前期設計、開發，以及檔案管理人員大量錄入紙質檔案，數據庫試運行以來，數據量達到1 000多條，圖片資料達到20 G之多。在保證系統運行穩定和檔案數據資料安全可靠的情況下，利用數字化和網絡技術進行管理，在輔助傳統紙質檔案管理的基礎上，拓展了以下新的檔案管理、使用功能。

一是實現檔案資料數字化管理。通過將檔案資料掃描、錄入數據庫中，實現對大量的檔案進行快速查找。使用者只需要輸入需要查找內容的關鍵字，就能夠迅速地查找出符合條件的檔案資料。

二是實現遠程管理、查閱。在相思湖新校區項目建設工程中，學院本部和新校區距離較遠，大量的檔案資料存放在學院本部，在建設工地查閱資料相當困難。通過使用檔案數據庫管理系統的遠程訪問功能，能夠實現在建設工地遠程查閱檔案資料，甚至可以在施工現場通過手機訪問檔案數據庫，實時查詢檔案資料，為新校區建設工作提供方便。

三是實現按用戶權限進行管理。為了保證檔案數據資料的安全管理和使用，數據庫系統采用了基于用戶角色的管理權限，每位檔案系統的用戶使用自己的賬號登錄，擁有不同的權限。實現了系統管理、檔案資料錄入、檔案資料查閱等權限功能的分別委派。同時，將用戶的每一項操作記錄到日志文件。

相思湖新校區項目建設檔案數據庫的順利部署、運行，充分發揮了信息數字化、網絡化管理的優勢，輔助紙質檔案管理和查閱，提高了檔案資料的利用效率，既方便了新校區建設工作的開展，也使檔案管理工作進一步規范化、標準化。

總之，相思湖新校區檔案管理系統的開發和應用，給整個項目建設提供了極大的便利，節省了很多人力、物力，提高了管理的效率。項目檔案管理系統從背景、需求分析、總體設計、詳細設計、系統測試等方面進行描述，經過嚴格的系統測試后進行試運行和正式上線運行，目前運行情況良好。

參 考 文 獻

[1]黎家鳴.某企業人事檔案管理系統的設計與實現[D].廈門：廈門大學，2015.

[2]王珊，薩師煊.數據庫系統概論[M].第5版.北京：高等教育出版社，2014.

[3]蔣淑瓊.關于檔案數字化工作中安全管理問題的思考[J].企業科技與發展，2015（5）.

[4]張麗，戴躍洪.基于B/S結構的人力資源管理系統設計與實現[J].成組技術與生產現代化，2005，22（3）：40-42.

[5]潘戰生.Microsoft SQL Server安全模式及其在Web中的應用[J].微型機與應用，2000，19（10）：16-18.

[責任編輯：陳澤琦]

【基金項目】本文系廣西高校科研項目成果，項目名稱：“高校新校區建設項目檔案數據庫模塊研究”（項目編號：201106LX346）。

【作者簡介】黎家鳴，男，廣西龍州人，軟件工程碩士，廣西藝術學院建筑藝術學院黨委書記，研究方向：大學生思想政治教育、大學生職業生涯、就業創業教育和電子政務。