高校檔案管理現狀及其優化策略

王林娜 劉靜一

摘要：本文基于對高校檔案管理現狀的認識，分析其存在的問題，探索富有針對性的優化策略，從而創新檔案管理模式，切實提高檔案管理質量，充分發揮檔案在高校各項事業發展中的保障和促進作用。

關鍵詞：高校檔案管理；現狀與問題；優化策略

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）39-0071-02

長期以來，我國各高校都把檔案管理作為一項管理性工作、服務性工作和政治性工作，檔案管理水平也自然成為衡量高校總體管理水平的重要指標之一。在高等教育快速發展，信息技術日新月異的大環境下，高校檔案管理工作面臨著重要的機遇和挑戰。高校檔案管理工作者應全面認識檔案管理現狀，關注存在的問題，以滿足高校教學、科研和管理需要為出發點，積極探索行之有效的檔案管理優化策略。

一、高校檔案管理現狀

從本質上講，高校檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者。經過多年的努力，大多數高校都積累了包括教學檔案、科研檔案、學籍檔案、人事檔案及財務檔案和基建檔案在內的類別齊全、內涵豐富的檔案資料，這些資料客觀地反映了學校在不同歷史時期的工作和活動情況，體現了學校的辦學宗旨、辦學理念和辦學特色。為了有效管理和利用檔案資源，各高校都在檔案資料征集、檔案館（室）建設、檔案管理人員配置等方面做出了很大的努力，使得高校檔案管理有了明顯的進步和發展。然而，由于種種原因，高校檔案管理還存在著諸多不容忽視的問題，這必然在一定程度上阻礙了高校檔案資源的開發與利用，影響了高校科學發展和整體實力的提升。

1.檔案意識淡薄，對檔案管理的重要性認識不足。《高等學校檔案管理辦法》從一個側面規定了高校檔案館（室）在收集、整理、保管和提供利用高校教學、科研、管理等方面成果資料的功能，確定了高校檔案館（室）在高校整體構架中的價值和地位。然而，由于傳統管理意識和信息思維的影響，部分高校決策層檔案意識淡薄，對檔案管理的重要性認識不足，片面地認為高校可保存的成果資料有限，管理起來很容易，相應地忽視了檔案管理科學體系和順暢機制的建立，弱化了高校檔案的內容價值和服務利用價值。

2.檔案管理制度不健全，檔案管理工作不規范。規章制度是管理的基礎，任何管理與規章制度都是密不可分的。然而，目前很多高校缺乏檔案建設的系統規劃和完備的檔案管理制度，導致檔案管理工作在統一標準和操作規范方面疏漏頻出。主要表現在：檔案管理體制存在缺陷，檔案館（室）與各學院和系的業務對接不暢；教職工對檔案資料的保存要求不明確，在文件創制、簽發等環節用紙、用墨、用筆隨意；一些基層單位不了解哪些資料需要作為檔案收藏，檔案資料歸檔整理不及時，檔案資料收集不齊全。

3.檔案管理中重收集保存、輕開發利用的現象突出。一些高校的檔案館（室）將主要精力放在學校各種檔案資料的歸檔、整理、建檔、存檔等收集保存環節，忽視了開發和利用檔案信息資源，特別是與檔案信息化管理相適應的電子檔案的開發利用。許多檔案資料一旦歸檔便長期處于睡眠狀態，客觀上形成了“以藏為主，重藏輕用，保守封閉，被動服務”的管理狀況。這既與現代檔案管理把檔案開發利用放在管理突出位置的理念背道而馳，也阻礙了檔案館（室）管理水平的提高、管理效能的發揮和對高校發展的服務價值的體現。

4.檔案管理手段相對落后，信息化水平較低。社會已經進入了信息化時代，高校的辦學層次和辦學水平也得到了顯著的提高，但這些變化在檔案管理上卻沒有得到同步的體現。很多高校檔案管理人員管理觀念陳舊，檔案的生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號編目等都處于手工操作的狀態，耗時費力。盡管大多數高校都為檔案館（室）配備了計算機、掃描儀、復印機等硬件，但由于受技術、資金、軟件支持等多種因素影響，其應有的功能難以得到有效的發揮，嚴重制約了檔案信息的快速傳播、流通和利用。

5.檔案管理人員素質參差不齊，隊伍結構亟待調整。檔案管理是一項專業性、技術性很強的工作，檔案管理人員的素質決定著檔案管理的水平和效能。目前，在很多高校檔案管理隊伍人員混雜、素質參差不齊，具有較高學歷和專業技術能力的專職檔案管理人員嚴重不足。一方面，檔案管理被錯誤地當作技術含量較低的工作，學校往往將一些學歷層次較低、素質不高、教學和科研能力較弱的人員安排到檔案管理崗位，造成檔案管理隊伍先天不足；另一方面，高校檔案管理人員缺乏必要的業務培訓和繼續教育，知識結構老化，檔案管理的思維理念和專業技能得不到及時更新，難以實施高水平的檔案管理，提供高效能的檔案服務。

二、優化高校檔案管理的有效策略

1.提高思想意識，擺正檔案管理在高校管理中的位置。高校要認真學習《高等學校檔案管理辦法》，充分認識檔案資源對學校建設和發展的重要信息支持作用。主要領導要親自領導和協調檔案管理工作，在全校形成重視檔案管理、參與檔案工作的氛圍，緊緊圍繞學校中心工作開展檔案管理工作。高校檔案管理人員要明確自身肩負的責任和使命，投入更大的熱情，加大檔案管理中的質量把控力度，保證檔案信息的完整性與真實性，提高檔案服務的意識和水平，以良好的工作成效爭取到領導對檔案管理工作更多的關注和重視。

2.完善檔案管理制度，實現高校檔案管理工作的規范化。沒有規矩不成方圓，高校檔案管理工作能否有序、健康開展，關鍵是要有一套與新時期檔案管理需要相適應的規章制度。首先，要理順學校各院系、處室與檔案館（室）的業務對接關系，明確各院系、處室在檔案制作、收集、移交等方面的權利和義務，保證檔案資料的真實全面和歸檔過程的平穩順暢。其次，要規范檔案資料的生成細則和標準，以制度的形式規定哪些資料需要上交存檔，上交存檔的資料在用紙、用墨、用筆等方面有哪些要求，提交的電子檔案要采用什么格式，需要歸檔資料的上交時間期限。第三，結合檔案管理制度，對檔案收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等程序進行嚴格的監督，真正形成有章可循、依章執行、違章可究的高校檔案管理運行機制。

3.加強高校檔案編研工作，做到檔案收集保存與開發利用并重。高校檔案記載了學校在教學、科研、基建、管理和服務等方面的歷史和發展，是回顧既往、厘清事實、總結經驗教訓不可缺少的寶貴財富。高校檔案管理工作者應加強檔案編研工作，全面掌握檔案資料的征集、歸檔狀態，做到應收盡收，避免遺漏，并對收集的檔案資料進行整理、甄別，形成真實、完整的檔案體系。在此基礎上，開發不同載體檔案資源，以目錄表、匯總表和網上專屬頁的形式，公示館藏資料的名稱、要點，幫助和指導檔案利用者獲取需要的檔案信息，更好地發揮高校檔案的憑證、依據、借鑒、參考、史料和認知作用。

4.創新檔案管理方式，推進高校檔案管理信息化建設。檔案管理方式是影響檔案管理水平的關鍵性要素。在國家大力提倡全民創新的大背景下，創新檔案管理方式至關重要。①要建立檔案管理校園局域網，利用先進技術手段挖掘檔案資源，收集和整理學校各類檔案材料，滿足辦公自動化的要求。②通過錄入、掃描等方式實現館藏紙質檔案向數字檔案的轉化，將格式不同的數字檔案材料轉化為統一格式，以利于網絡傳輸和查閱。③建設高校檔案數據庫，完善檔案接收、檔案管理、查閱利用等功能模塊，促進檔案資源的遠程檢索、調閱和網上共享。④采取數據加密、設置防火墻及建立電子身份認證系統等方式，抵御不法網絡侵襲，維護檔案網絡服務安全。

5.強化隊伍建設，提高檔案管理人員整體素質。建設一支高素質、懂專業、強技能的檔案管理隊伍，是提高檔案管理效率與管理水平的基礎。首先，要通過學習《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等相關檔案管理理論知識和專業技術，提升檔案管理人員的思想素質與業務素質。其次，建立檔案管理人員的定期培訓和繼續教育制度，把對先進管理意識和管理技術手段的探索研究作為經常性的館內業務學習內容。第三，遴選有培養前途的檔案管理人員到高校檔案專業或上級檔案機構進修，帶回新的檔案管理理念、方式和手段，促使高校檔案館（室）的檔案管理躍上一個新臺階。

參考文獻：

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