企業檔案工作對企業發展的作用

韓金霞

摘 要：人力資源和企業檔案在企業中屬于兩大財富，并且在企業的現代化管理中起著非常重要的作用。企業檔案更是企業廣大員工日復一日的辛勤工作的結晶。為了能夠更好地促進企業的現代化管理，本文嘗試對企業的檔案管理方面進行研究分析。

關鍵詞：企業檔案工作；企業發展；作用

企業從成立開始，在其不斷發展壯大的過程中，會形成很多文件、財務報表、人事材料、信用憑證、科技成果以及企業日常經營活動中形成的照片、視頻、音頻、實物等各種載體檔案，這些東西都是企業在發展過程中所積累的經驗財富，也體現了整個企業的發展歷程。當前我國的經濟體制逐漸由原來的計劃經濟轉變為現在的社會主義市場經濟。企業想要在當前的經濟體制下站穩腳跟，穩定推行現代企業管理，可以通過企業檔案促進企業的高效持續發展。

1 企業檔案對于企業管理和發展的作用

1.1 幫助企業提高決策科學性 當前市場經濟時代的企業競爭異常激烈。作為一個優秀的企業管理者，可通過對各個方面的信息進行收集，然后對其進行分析研究，挖掘出檔案中所記載的各種有價值的數據、信息等，從中尋找經驗和總結相關的教訓，明確其中存在的不足。從而幫助企業在未來的發展和日常的管理工作中做出正確的決策，從而在經濟競爭中占據優勢。

1.2 提高企業管理效率 通過對企業檔案信息的回顧可以對之前的教訓和經驗借鑒，學習其中的有價值的地方，讓企業管理效率得到提高。要確保企業的檔案管理的每個環節都注重對于企業檔案的利用，企業日常業務活動的開展，都可以從企業檔案工作中獲得依據并借以參考。

1.3 企業檔案促進企業經營發展 當企業需要做出一些重大決策的時候，可以先去查閱之前發展過程中所積累的檔案，尋找分析其中存在的不足，確保現在做出的決策更為科學和準確。而且企業在日常經營過程中，也可以不定期地查閱相關檔案材料，從中尋找到有效處理經驗，保證企業的科學發展。

1.4 企業檔案可以作為法律憑證保障企業穩定發展 在企業的發展過程中，勢必會出現與其他的企業或者是商家之間的糾紛。在這樣的糾紛事件中，企業可以通過借助那些真實記錄企業知識創新的過程、內容和結果的企業檔案來作為憑證解決諸如知識產權、專利之類的問題，有了這些檔案作為憑證，就可以強有力地支持企業維權和保護知識產權的活動。

1.5 保管企業檔案可以維護企業的合法權益 企業檔案中記載了很多關于企業的涉密事項，所以為了保護和管理企業，就需要做好企業的保護工作，就可以對企業的知識產權進行保護，避免企業檔案出現丟失和泄密的情況。讓企業的合法權益和知識產權得到很好的保護。

2 企業檔案在日常管理中需要遵守的基本原則

2.1 對檔案進行科學分類和統一規范的管理 企業檔案管理部門在對檔案進行管理的時候，需要將所有檔案進行科學合理的分類和集中管理，此外，企業檔案管理部門還需要對企業的檔案管理制度進行健全、完善，來確保檔案管理的科學性和規范性。要注重收集各種有價值的文件，管理企業日常經營中各部門形成的歸檔文件，并且按照相關要求對其進行科學地整理和分類，然后對企業所有的檔案進行統一管理。確保將來企業發展過程中企業檔案能夠為其起到較為有效的作用。

2.2 要嚴格遵循檔案管理的標準和規定 企業檔案管理實際上是非常復雜的，不可以單純的依靠行政手段以及經驗來進行管理。檔案管理需要一個統一的標準規范來保證企業檔案管理工作穩定開展，避免給企業未來發展中造成損失。企業檔案的管理要嚴格按照相關的規章制度、管理辦法或實施細則進行。

2.3 通過以人為本的管理理念保證檔案的安全性 企業檔案管理，涉及生產經營、科研開發、技術創新、改制重組、權益保障等方面。企業的檔案管理人員在進行管理的過程中要與企業發展密切結合，確定以人為本，注重培養檔案管理人員的責任感和事業心。作為檔案管理人員，應當堅持良好的職業道德和高度的組織性、紀律性以及警惕性，從而確保企業不會出現檔案信息泄密和丟失的情況發生。在日常工作過程中，企業檔案管理人員要做到每天都堅持收集企業管理原始憑證、原始記錄。并且在對各種文件的收集過程中要嚴格按照規定的程序執行，要養成對回執、查詢的原始記錄進行收集的意識，尤其是要注意收集那些記錄企業管理和發展的原始文件。

2.4 檔案管理人員要確保企業檔案的真實性 作為檔案管理人員，應當時刻堅持一名檔案管理人員的操守，在做好最基本的文件收集和保管工作之外，更要注重企業的日常文件材料收集，要注意收集企業真實的文件材料，以及那些可以如實反映企業發展歷程的文件，確保企業的管理層在未來能夠及時和清楚地了解之前的信息，避免企業在發展過程中出現同樣的錯誤，從而保證企業的良性發展。

3 加強檔案管理工作促進企業發展的措施

3.1 構建和使用網上登記制度 想要加強對企業檔案的管理工作，就要及時應用先進的管理技術和手段，對檔案利用者借閱、查詢檔案信息的情況進行跟蹤記錄，構建嚴格的利用效果登記制度，對利用者查閱檔案的具體效果有一個系統的了解。

3.2 注重企業全體員工對于檔案管理的滿意度 企業檔案管理在管理檔案的過程中要經常收集企業普通員工對于借助檔案信息推動企業發展的認可程度，以及普通員工對于檔案管理機構提出的各種檔案應用方式建議，檔案管理部門需要根據這些建議和意見及時對自己的工作進行改進，讓檔案材料更好地推動企業的發展。

3.3 按時總結反饋工作 企業的檔案管理部門需要定期向檔案的使用者發放調查表格以獲得反饋信息，并且要按時分析總結使用者反饋的信息，保障檔案信息化化系統的管理更為科學，避免在日常運行中可能出現的各種問題，從而為企業未來的發展打下堅實的基礎。

4 總結

為了保證企業檔案部門在企業發展的過程中起到非常重要的作用，就需要改變當前的檔案管理模式，通過對企業檔案管理信息化，讓檔案管理部門能夠更快更準確地將信息提供給企業檔案使用者，確保檔案管理工作能夠最大化地保障企業的經濟利益。

參考文獻：

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