高校檔案管理信息化務(wù)實性建設(shè)的思考

摘 要：高校檔案管理信息建設(shè)對提高高校文化傳承、文化教育和推動高校檔案管理具有劃時代的重要意義。加速高校檔案管理信息化建設(shè)對提高科技進步、提升自身管理水平、發(fā)揮有效利用率具有積極作用。本文運用文獻資料法與邏輯分析法對高校檔案信息化建設(shè)進行了一系列的分析，提出高校應(yīng)加強檔案管理信息化查詢的便捷性保障、新型檔案載體的規(guī)范性和提高電子檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全保障等有效措施，并結(jié)合高校檔案管理的自身特點和現(xiàn)狀對高校檔案管理信息化務(wù)實性進行有效思考。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化；建設(shè)

面對互聯(lián)網(wǎng)時代的革新和大數(shù)據(jù)時代的來臨，高校檔案管理面臨前所未有的機遇和數(shù)據(jù)化帶來的便捷和挑戰(zhàn)。積極推動高校檔案管理信息化和務(wù)實性建設(shè)是信息化時代的需要，也是集中體現(xiàn)高校管理和服務(wù)水平提高的重要指標。

通過提升自身管理合理利用網(wǎng)絡(luò)信息化管理來提高檔案資源利用率和檔案資源共享。通過網(wǎng)絡(luò)信息化管理實現(xiàn)檔案管理安全、快捷、方便、高效等特點，高校檔案建設(shè)理應(yīng)強化信息化管理方面的建設(shè)，才能更好的適應(yīng)現(xiàn)代教育體系的發(fā)展與要求。基于此，本文就高校檔案信息化務(wù)實性推進進行一系列的探討。

一、高校檔案管理對提高管理信息化服務(wù)的需要

（一）提高管理服務(wù)信息化對科技進步的需要

科技進步以信息資源為基礎(chǔ)，信息化發(fā)展是科技進步的重要推動力。隨著計算機和信息技術(shù)的發(fā)展高校檔案以紙質(zhì)檔案為主的管理模式逐漸向信息化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化的管理模式轉(zhuǎn)變。在接受新事物和電子信息發(fā)展的最前沿陣地高校更應(yīng)該在檔案管理的信息化方面發(fā)揮自己的帶頭作用。當然在加強高校檔案信息化建設(shè)中更要建立和發(fā)展校園數(shù)字化建設(shè)相同步的數(shù)字檔案信息。探索和開發(fā)有學(xué)校特色和體現(xiàn)科技進步的數(shù)字化檔案信息共享服務(wù)平臺。

（二）提高管理服務(wù)信息化自身管理水平的需要

加強高校檔案管理信息化建設(shè)，能夠提高高校檔案資源有效利用率和發(fā)揮檔案管理的服務(wù)職能。利用現(xiàn)代智能化管理技能，充分發(fā)揮計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)和電子信息數(shù)據(jù)處理技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)化管理方式，為需求者提供準確、快速和便捷的查詢需求。也為檔案資源的搜集、整理、歸類、存檔、存儲等提供了便捷的方式。也為現(xiàn)代檔案管理更新觀念、與時俱進的創(chuàng)新檔案管理新模式提供了新的信息化、現(xiàn)代化和科學(xué)化的管理理念。同時發(fā)揮自身管理職能和自身管理水平。

（三）提升高校管理服務(wù)信息化提高利用效率的需要

高校檔案資源豐富，是高校優(yōu)秀文化資源繼承和文化積累的載體。涉及到行政、教師、學(xué)生、教學(xué)、出版文獻、科研成果等諸多方面，尤其是科研論文、發(fā)明專利等科研成果等科技資料更是學(xué)校和師生的寶貴財富，記錄了高校的發(fā)展歷程和文化變遷。通過借助高校檔案管理信息化的模式利用互聯(lián)網(wǎng)等多種信息途徑查詢和了解高校的科研成果和信息資料，來提高高校檔案管理資料的利用率，極大地提高了高校在科技進步和人才培養(yǎng)方面的社會作用。高校教育的社會價值也得到了更好地體現(xiàn)，同時也拓展了高校檔案管理發(fā)展的新途徑。

二、對加強高校檔案管理信息化務(wù)實性思考

（一）高校檔案管理信息化查詢的便捷性保障

高校檔案管理信息化建設(shè)就是要做到讓信息的需求者通過不同的方式隨時隨地便捷的查詢到需要的信息。在具體實施方面做到：首先，以檔案信息資源平臺共享彌補資源的不足；其次，將館藏檔案和文件資源進行歸檔變成電子化文件中心，把“死檔案”變成“活信息”；最后，積極探索實現(xiàn)學(xué)校政務(wù)建設(shè)和檔案信息資源進行有效銜接，使學(xué)校信息平臺和檔案資源實現(xiàn)對接。從而方便師生從校園公共信息服務(wù)平臺、手機和多媒體信息終端都能方便快捷的查詢檔案管理信息。

（二）高校檔案信息管理中新型檔案載體的規(guī)范性保障

隨著科技進步和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理和存儲也隨著發(fā)生巨大的變化。利用OCR技術(shù)、計算機技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)、錄音技術(shù)、錄像技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等制定圖片資料、磁盤、光盤、移動硬盤等新型載體檔案資料。豐富了檔案管理和存儲途徑和提供了新型的查閱、轉(zhuǎn)載和傳輸方式，存檔的現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化實現(xiàn)了高校檔案信息資源的全方位、多載體和深層次的發(fā)展，也給高校檔案管理中對新型檔案載體的規(guī)范性提出了新的要求，制定新型檔案載體的嚴格管理標準和使用規(guī)范，對采集、存儲、移交、保管、查詢和利用進行嚴格的規(guī)范和管理才能對高校檔案管理信息化務(wù)實性起到推動作用。

（三）高校檔案管理電子檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全保障

高校檔案管理信息隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和人們對信息資源的重視，越來越被人們關(guān)注和認可尤其是高校科研成果、學(xué)術(shù)資料和用人單位對學(xué)籍檔案的利用，更加體現(xiàn)出高校檔案信息在發(fā)揮科研成果轉(zhuǎn)換、人才培養(yǎng)、社會服務(wù)等方面的重要性。但是在網(wǎng)絡(luò)信息化、電子化給我們帶來方便的同時一些危害網(wǎng)絡(luò)的黑客、病毒和信息易改以及載體的不穩(wěn)定性等網(wǎng)絡(luò)安全因素就會威脅信息的可靠程度和安全性。就要求我們建立規(guī)范的制度對重要信息進行加密和保護確保計算機硬件和軟件不受而以破壞和信息的更改、泄露。

三、小結(jié)

在信息社會加強高校檔案管理的信息化建設(shè)，規(guī)范檔案信息化管理，不斷將檔案數(shù)字化、音像化，發(fā)揮其在檔案信息化、電子化中的優(yōu)勢和作用。有利于師生和社會對高校檔案資源的合理利用，積極促使高校科研成果和科技信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。對推動高校科研發(fā)展、對人才的培養(yǎng)和新成果的研發(fā)具有重要的現(xiàn)實意義。

參考文獻：

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[2] 許瑋.高校檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，07：29+61.

作者簡介：

商桂君（1968-），女，蒙古族，內(nèi)蒙古赤峰人，本科，館員，主要研究方向：高校畢業(yè)生學(xué)籍、成績、文件檔案管理。教師業(yè)績檔案管理。