試析信息化條件下如何改進檔案管理工作

史春波

[摘要]在信息時代的深入與影響下，傳統的檔案管理工作已經轉向數字化管理模式，信息條件下的檔案管理工作符合了時代要求，并且在檔案管理工作中得到了廣泛認可與應用。在新形勢下檔案管理工作迎來的新的挑戰，其工作重點與工作內容都必須得到有效開展，本文通過對檔案管理工作的深入研究，旨在給相關人士提供參考與借鑒。

[關鍵詞]信息化；檔案管理；改進；完善

引言

檔案是重要的信息儲存方式，無論是機關或組織，以及個人，都有自身的檔案信息，這也是在社會活動中，形成的一種可以保存并帶有歷史價值的文字或圖形信息。作為重要的信息資源，其信息資源的可靠性和資源的有效保存是值得我們關注并不斷完善的，歷史的更換，檔案的儲存也非常值得重視，數量多，保管條件，查找方式，利用率等等都是值得我們研究的，隨著信息時代的到來，也提供了便利條件，傳統模式的影響下，檔案管理工作也存在不足，下面具體分析，如何使電子檔案管理工作得到廣泛應用。

1.轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理

在傳統檔案管理中，手工方式是主要方式，主要是通過紙質和照片、錄音錄像等方式體現，其中整理和編輯等工作都需要通過傳統錄入方式進行，工作量和步驟都十分復雜。最主要是因為存儲大和信息種類多造成的，正式由于傳統檔案管理工作思維方式的限制，也影響了信息時代檔案管理工作順利進行，隨著信息化程度的提高，檔案管理上也進行了相關技術的引進，特別在計算機，多媒體設備的使用上也得到有效利用，通過學習與引入，使得檔案管理工作重心得到有效轉移，改變了傳統方式，進而從實體檔案管理逐步轉向了信息化的檔案管理，通過將信息化資源作為主要使用形式，在通過信息化平臺的利用與資源共享，實現了檔案的有效分類與整理，即使是多平臺下，檔案管理工作也得到有效管理。實現了現代化的檔案信息管理。其體現出的社會價值和利用價值更是非常明顯。不但給人們提供了便利，也減輕了檔案管理人員的工作負擔。信息化檔案管理所帶來的社會效益和經濟效益是非常高的，也為社會發展和經濟進步提供了有效的戰略資源。

2.建立有效的信息系統，充分、合理地使用電子檔案

要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。在電子檔案使用過程中，首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統，不能實現系統間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數據完整歸檔，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

3.提高檔案管理人員的素質，實現檔案管理科學化

現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識。再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。

4.強化電子檔案的安全性，確保檔案內容真實有效

強化檔案安全管理是促進檔案科學化水平工作得以的有效進行的重要手段，管理的目的在于安全規范，也要規范檔案管理員工行為，在安全管理上也要明確了領導的責任，確保將安全工作與監督工作落到實處。企業內部必須構建專業化的安全管理機制。然后，需要從實際情況出發，具體問題，具體分析，將檔案管理的各項涉及安全問題的環節和內容進行明確，進而達到強化管理的目的。在電子信息時代下，檔案信息管理的安全問題也成為主要的問題，在電子檔案使用與管理上檔案的真實性與安全性都需要得到重視，無論是個人使用還是單位管理的檔案，都需要進行合理的安全措施的防護，保障檔案信息的安全，避免被他人利用或改動。在檔案信息化建設過程中，必須要依照使用者需求進行建設，并保持與時代同步，培養用戶使用檔案安全意識，增強檔案安全管理能力。所以，建立一支能夠體現現代科學技術水平的檔案信息管理隊伍，并且結合多元化的知識結構，實現檔案信息化時代下檔案數據的安全，并且通過安全化的管理，進一步提高管理者與參與者的自身素質，迎合時代發展。

結束語

綜上所述，在信息條件下，提高檔案管理工作更為重要，做好信息化條件下檔案管理工作是歷史的要求，只有通過轉變傳統思維方式，進一步強化信息時代檔案管理模式，不斷通過學習與技術創新，健全完善的檔案管理信息系統。與時俱進，通過有效的檔案管理，為人們提供科學便利的檔案基礎信息，進而在迎合時代發展的同時，也為經濟與社會發展而服務。

參考文獻

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