無紙化辦公給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)

鄭軍

【摘要】我們現(xiàn)在的時(shí)代是電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用給政府和機(jī)關(guān)辦公帶來了全新型網(wǎng)絡(luò)化辦公方式。同時(shí)也給電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件辦公如何融合的問題帶來了新的研究課題。本文緊密結(jié)合工作實(shí)際，就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的“無紙化辦公”給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)的有關(guān)問題進(jìn)行了認(rèn)真研究。

【關(guān)鍵詞】無紙化辦公；檔案管理；新挑戰(zhàn)；研究

當(dāng)今計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案管理工作現(xiàn)代化提供了廣泛的應(yīng)用空間，同時(shí)也對檔案管理工作提出了更高的要求。那么如何應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理的發(fā)展，如何有效地提高檔案管理效率？針對上述問題，我們就“無紙化辦公”給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)的有關(guān)問題進(jìn)行了研究。

一、無紙化辦公的特點(diǎn)

辦公自動(dòng)化是Office Automation的縮寫（簡稱OA系統(tǒng)），本意為利用技術(shù)的手段提高辦公效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化處理。該系統(tǒng)是上世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問題的背景下發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。它的產(chǎn)生對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，使各類文件直接通過OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)迅速而準(zhǔn)確的傳達(dá)到指定目標(biāo)。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)，減少了人力浪費(fèi)。由于收到的所有紅頭文件均通過文件自動(dòng)掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄，并呈送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行閱批，整個(gè)過程完全實(shí)現(xiàn)了無紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，大大減少了辦公紙張的用量和打印設(shè)備的耗材，既節(jié)省了人力，又節(jié)省了財(cái)力。

二、檔案管理迎接的新挑戰(zhàn)

（一）檔案部門參與歸檔工作的新挑戰(zhàn)

辦公自動(dòng)化已經(jīng)是無紙化辦公，與以往的紙質(zhì)文件歸檔既有相同的地方，又有不同之處。相同的地方是歸檔流程相同，但歸檔的介質(zhì)有所變化，轉(zhuǎn)變成電子文件，與紙質(zhì)介質(zhì)不同。檔案管理人員怎樣參與歸檔工作呢？還需要由檔案管理部門起決定作用，檔案管理部門檔案種類繁多，辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的文件只是檔案部門文書檔案整理歸檔來源中的一小部分。檔案部門如果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)檔案信息化，借助電子信息技術(shù)作為查詢檢索檔案的輔助手段，可以將檔案信息管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)銜接起來，使用接口程序?qū)㈦娮游募?dǎo)入檔案信息管理系統(tǒng)的待歸檔臨時(shí)庫，由檔案管理員登錄檔案管理系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行立卷歸檔工作。如果檔案部門沒有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，一般辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中都包含檔案管理功能，可以在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中參與電子文件的立卷歸檔工作。同時(shí)歸檔仍然需要包括紙質(zhì)文件的歸檔。所謂“無紙化”只是相對的，電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件歸檔并存，并相輔相成不可分割。

（二）電子文件歸檔法律效應(yīng)的新挑戰(zhàn)

電子文件，是能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按照一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。檔案管理部門對電子文件進(jìn)行整理歸檔后，檔案查詢更加方便快捷，文件提檔更加便利，但電子文件的法律效應(yīng)卻受到了挑戰(zhàn)，怎樣確保電子文件歸檔后仍然保持其法律效應(yīng)和依據(jù)已經(jīng)成為檔案管理部門在信息化管理中的一個(gè)嶄新的課題。電子文件歸檔保存后，應(yīng)用數(shù)字水印、數(shù)字簽名和數(shù)據(jù)加密技術(shù)能夠?qū)﹄娮釉M(jìn)行保護(hù)。通過數(shù)字水印技術(shù)使電子文件在利用過程中的版權(quán)受到保護(hù)。數(shù)字簽名技術(shù)鑒別電子文件是否被非法篡改。數(shù)據(jù)加密技術(shù)對電子文件進(jìn)行加密壓縮保護(hù)，防止非法拷貝打開。通過這些軟件技術(shù)，使電子文件的法律效益得到保護(hù)。對電子文件加蓋電子檔號章保證其歸檔依據(jù)。電子文件進(jìn)行分類整理歸檔后，通過軟件技術(shù)讀取電子文件機(jī)讀數(shù)據(jù)自動(dòng)生成電子檔號章，保持與紙質(zhì)文件歸檔工作的一致。包含電子檔號章的電子文件能夠更好的體現(xiàn)檔案的法律依據(jù)。

（三）電子文件檔案利用的新挑戰(zhàn)

電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分的得到利用才能體現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權(quán)限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動(dòng)記錄利用效果統(tǒng)計(jì)；檔案利用人員能夠申請查閱，提交的查閱申請能夠?qū)崿F(xiàn)流程化，并實(shí)現(xiàn)多級審批，檔案管理人員能夠?qū)徟目梢灾苯訉徍耍枰峤活I(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的電子文件則需要進(jìn)行多級審批；審核后的電子文件在授權(quán)時(shí)間允許范圍內(nèi)能夠進(jìn)行利用效果登記，利用到期后自動(dòng)收回權(quán)限取消授權(quán)。電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進(jìn)行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進(jìn)行下載保存。電子文件打印功能應(yīng)進(jìn)行授權(quán)控制，授權(quán)打印應(yīng)當(dāng)使用數(shù)字水印技術(shù)對電子文件版權(quán)進(jìn)行保護(hù)。

檔案利用需要借助現(xiàn)代化的管理手段為檔案管理部門提供方便快捷、科學(xué)的管理方法，使檔案資源得到充分利用。

（四）電子文件保管的新挑戰(zhàn)

電子文件整理歸檔后，能夠借閱和利用，但由于電子文件本身載體和存在方式發(fā)生了根本性的變化，這給檔案管理部門帶來新的管理規(guī)范。由于電子文件存儲(chǔ)的特殊性質(zhì)決定了其保管的特殊性，電子文件的保存不單是存儲(chǔ)在電腦服務(wù)器硬盤中，為保證電子文件的安全性，避免由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、病毒以及人為錯(cuò)誤操作對電子文件造成破壞或丟失，最重要的工作就是數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作。數(shù)據(jù)備份包括對數(shù)據(jù)庫的備份和對電子文件的備份，并且要能夠借助軟件系統(tǒng)按照設(shè)定的時(shí)間段自動(dòng)備份和增量備份，而且還需要對備份的數(shù)據(jù)進(jìn)行刻錄保存，有條件的還可以進(jìn)行異地備份，保證檔案數(shù)據(jù)和電子文件的絕對安全。電子文件需要依靠計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫的支持，同時(shí)需要有完善的備份、維護(hù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制。只有數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定，電子文件才能得以正常利用。面對網(wǎng)絡(luò)化“無紙化辦公”給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要從思想上高度重視，行動(dòng)上積極支持，經(jīng)費(fèi)上大力投資。檔案管理者要恪盡職守，精通檔案管理和“無紙化辦公”業(yè)務(wù)，為機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化積極工作，不懈努力。我們相信隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，“無紙化辦公”將為檔案管理工作帶來重大變革，同時(shí)也為檔案資源的自動(dòng)化管理注入新的活力和生機(jī)。

參考文獻(xiàn)

[1]丁海斌，趙淑梅.電子文件管理基礎(chǔ)[M].中國檔案出版，2007.