探析檔案信息管理與知識管理之融合

吳蓉蓉

【摘要】隨著社會市場經濟的快速發展，檔案資源的重要性逐漸凸顯出來，為了有效的提高檔案管理工作水平的提高，需要對檔案進行信息化的管理，并在管理過程中與知識管理模式相互融合。傳統的檔案管理方式已經不能滿足社會發展對檔案資源的需求了，因此需要對檔案管理方式進行改革和創新，運用現代化的管理方式進行檔案管理，只有這樣，檔案管理工作的質量和水平才能得到較大的提升?，F本文就檔案信息管理與知識管理之融合進行探究，僅供交流借鑒。

【關鍵詞】檔案資源；信息管理；知識管理；重要性

在檔案管理過程中，檔案信息管理是一個重要的階段，對提升檔案管理工作水平具有重要的影響，然而隨著科學技術的逐漸發展，在檔案管理工作中，很多新型的技術得到廣泛的應用，獲取了顯著的效果。經過實踐得出，檔案管理工作的未來發展趨勢是知識管理，有利于檔案管理工作中不足之處的避免，但是這也對檔案管理人員的素質提出了較高的要求，所以檔案管理人員需要加強學習和積極參與業務培訓活動，從而有效提高檔案管理工作的效率和質量，促進我國檔案事業的進一步發展。

一、分析檔案信息管理和知識管理必要性

從目前我國發現現狀來看，經濟和科學技術都發展的非常迅速，尤其在經濟活動變化中，有越來越多的知識因素參與在其中占據重要地位，所以說知識管理已經成為經濟變革以及社會快速發展的必然要求，將其應用在檔案信息管理中同樣能讓檔案信息管理工作質量有所提高，讓檔案管理工作效率更快遞提升上來，同樣能讓檔案管理工作和現代社會發展步伐相一致，讓檔案管理工作開展的更加全面，也能充分發揮出檔案信息的自身作用。從前的檔案信息管理工作的工作流程都是非常復雜的，也缺少有效的管理方式，讓很多有利用價值的檔案信息都不能得到更好的應用，檔案管理效率更是很低，實際的檔案信息管理工作中有很多缺陷問題，讓檔案管理工作沒有實效性；要是想讓檔案管理工作的問題都得到解決，就要在檔案信息管理中充分融合知識管理理念，這樣能夠讓檔案管理工作很好地和時代發展相接軌，讓其工作價值真正發揮出來。

二、分析檔案信息管理和知識管理可行性

1、分析站在檔案信息屬性角度去。知識屬性是檔案中一個重要的屬性，存在于檔案中的知識都是我們可以看得見并且是摸的著的，而檔案就是記載所有知識的載體，也是人們研究事物成果集中的體現。所以說檔案管理的對象和知識管理的對象都是一樣的，在檔案信息管理中最基本的管理內容就是管理文檔中那些顯性的知識。2、分析站在檔案信息屬性的角度。本身知識管理久經歷了一個比較漫長的時期，在這個過程中必然會有獨特的管理理論和管理方法形成，既便是在某一個環節出現了問題，也都有了創新和完善。要想讓知識管理體系更加系統化和科學化，最應該注意的就是管理方法一定要有較高的可行性，研究對象的選擇上也要恰當，而且在研究對象明確了之后，還要依據自身的實際情況和條件去選擇更合適的研究方法。知識管理所要求的基本條件，在上面已經簡單介紹過了，這同樣也是檔案管理和知識管理之間相互融合最有利的技術保障以及理論保障，任何體格條件的缺失都是不可以的。

三、知識管理對檔案信息管理的創新

1、知識管理可以完善檔案信息管理職能。在檔案信息管理過程中，知識管理方式是一種管理方式的變革，其對檔案管理過程中的每一個環節具有十分重要的影響，但是在影響方式和影響程度上存在很大的不同。在檔案信息管理管理的未來發展過程中，知識管理的作用越來越大，在運用知識管理方式進行檔案信息管理時，明顯的轉變過去檔案信息管理的內容和方式，具體表現在以下幾個方面。首先是改變了以往只是對實體檔案的管理，轉變后的檔案信息管理不再注重管理的載體，而是更加注重管理的內容，強調了對檔案信息的開發和利用，采用高科技手段對檔案信息實行現代化、智能化的管理，這也促進了檔案信息管理在觀念上的轉變，將檔案信息管理和知識管理進行有機結合，在知識管理的前提下不斷改進檔案信息管理的相關內容。2、知識管理可以實現檔案管理業務流程再造。業務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造，應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。

四、知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識

不斷提高檔案信息管理工作的工作質量是知識使用管理的一個重要目的，同時也是連接檔案管理部門和其他部門之間的重要橋梁，信息化的發展與進步為檔案信息管理的發展與進步提供了一個重要的前提和基礎，網絡的發展更是使得檔案管理工作在工作方式上有了以此非常重要的轉變，知識管理不但能夠促進知識的傳遞與共享也能使檔案信息更加全面，相關的服務質量較以往也能夠有非常明顯的提升。因此，在檔案信息管理的過程中一定要加強包括網絡信息技術在內的各項現代化技術的應用，只有這樣才能不斷促進檔案信息管理工作的智能化，提高服務質量。

五、結語

綜上所述，檔案管理工作的重要性隨著社會的發展而逐漸顯現出來，在知識時代下，需要運用知識管理的方式進行檔案資源的管理，從而有效的提高檔案管理工作的效率和質量，促使檔案管理工作符合時代發展的需求，能夠滿足社會各行業發展對檔案資源的需求。傳統檔案管理方式帶有嚴重的滯后性，因此需要對其進行改革和創新，有利于促進檔案管理工作水平的進一步提升，檔案信息管理和知識管理的有效結合，有利于促進我國檔案事業的長足發展。

參考文獻

[1]朱良兵.從檔案信息管理走向企業知識管理[A].“紀念建國60周年”檔案學術研討會論文集[C].2009.