新時期檔案的數字化管理

【摘要】檔案數字化是運用現代網絡的一種技術。但是我國的檔案數字化水平并不樂觀，現階段存在的問題還有很多，檔案工作數字化進程中還有很多不足需要我們去彌補，我們的任務還很巨大。本文就新時期檔案的數字化管理中出現的問題以及解決措施進行了討論，從而提高我國檔案數字化水平。

【關鍵詞】檔案數字化；管理；安全

近幾年來，我國在網絡方面有了快速發展，從而在檔案的數字化管理方面也有了一定的發展，但是現階段我們在檔案管理水平和檔案管理方法使我國的檔案數字化建設出現滯后現象，影響社會的整體發展和進步。檔案數字化對我國的檔案管理工作具有重要意義，應引起我們的重視，我們應該認真思考在其管理中出現的問題，發現問題并且盡自己的最大努力解決問題，進而使我國的檔案數字化的發展更加快速和科學。

1、檔案數字化管理的意義

1.1能夠更加快速的查找檔案。在以前，如果我們想準確找到一本想要的檔案，我們將花費我們大量的時間去翻找我們需要的檔案信息。但是隨著科技的發展，我們無需再像以前一樣，我們在查找資料的時候，只需要一臺計算機，然后將關鍵詞速入其中，就能準確找到我們想要的檔案。除此之外，以網絡作為橋梁，檔案數字化管理能在尋找檔案的人們面前表現出來，通過這種方法，就能讓廣大讀者不用再去翻找紙質版的檔案，既費時又費力，從而能夠讓讀者更加有目的性、更加省時省力，讓檔案管理工作更快更好地向前發展。

1.2達到了大量儲存信息和自動化管理的目的。伴隨著我國科技和人口數量的劇增，人們對檔案的數量和質量都有了更高的要求，而檔案的數字化管理能夠很好地解決這個問題。在以前紙質的檔案館中儲存檔案的方法已經不能滿足廣大人們群眾的需求量，并且舊的檔案館需要大量的員工去做繁雜的工作，無論對讀者還是對檔案館的員工都是沒有效率的。而檔案數字化符合時代的要求，符合廣大人民群眾的需求。檔案的數字化管理主要功能是在較小的數據庫中保存大量的檔案信息，這樣彌補了原來檔案館的弊端。與此同時，檔案數字化管理達到了自動化的目的，不在需要大量的員工，僅需要一部分員工進行程序操作，并且進行分類。這樣也解決了查閱者盲目查詢浪費時間的問題，這是檔案數字化管理的一個突出性優點，應值得我們充分利用。

2、檔案的數字化管理中存在的問題

2.1計算機設備容易破損的問題。在這個信息發展的時代，我們要保證計算機設備不出現故障，這是我們要實現檔案數字化的首要條件。硬件故障對數字化檔案信息的危害性很大，最大的危害性就是在硬件出現障礙的同時，會使很對響應的檔案發生錯亂，甚至某些檔案會發生消失現象，因此我們應對這個問題引起重視。

2.2檔案數字化缺乏高素質管理人員。因我們之前并沒有重視人才培養的問題，以至于我們嚴重缺乏檔案管理的高素質人員。使我們既在基礎管理知識方面有嚴重不足，更不能將各種現代化知識進行結合。與此同時，許多檔案數字化管理的工作人員的年齡偏大、對計算機的操作不夠駕輕就熟，甚至對基礎知識的理解不夠扎實。正因如此，檔案數字化的管理才發展緩慢，缺少活力。周而復始，更多的優秀人才不在選擇在檔案館工作，最終導致各類人才外流。

2.3計算機經常有病毒的侵入。我們在數字化管理檔案的過程中，經常有病毒和黑客的侵入，這會導致計算機系統和已設定的程序發生癱瘓，最終導致大量數據的破壞和丟失，因此病毒及黑客入侵是影響數字化檔案信息安全的主要問題之一。

3、針對數字化管理檔案中問題的措施

3.1增加資金投入，避免硬件故障。由于計算機硬件故障發生愈加頻繁，對硬件設備進行科學選擇與管理，應根據數字化檔案信息系統的實際情況選擇合適且性能良好的硬件及軟件設備。另外在選擇過程中應重點考慮計算機服務器的品牌及客戶機，全面審核硬件設備的兼容性及拓展性。而這一系列的工作都需要足夠的資金的支持，因此，我們應向相關部門說明檔案的數字化管理的重要性，盡量的爭取更多的資金。在資金充足的基礎上，我們在選擇技術和產品時，應優先考慮其先進性和安全性，從而更好地對檔案進行數字化管理，使之能夠更加科學安全地發展。

3.2加強檔案數字化管理人才的培養。在面對檔案數字化管理人才匱乏這一問題的時候，我們要積極采取一定的措施。一方面我們要加大人才培養的力度，例如定期開展專業技術培訓，有目的有計劃地選派技術骨干去參加數字化專業技術的培訓和研討會，不斷學習和掌握新技術、新技能。另一方面我們要積極推廣檔案數字化管理的重要性，并且強調高素質人才在現代化檔案館中工作具有廣闊的發展前景，從而廣泛地引進各類高素質人才，為現代化檔案館注入更多的新鮮血液。館員不僅具有檔案館學、情報學以及相關學科的專業知識，還需要計算機技術、網絡技術、通訊技術等相關的知識，因此，檔案館應通過各種方式建立起能留住高層次人才的待遇機制。在中國這樣一個人口眾多的國家，將大量的檔案管理的僅僅有條，是我們的目標，更是檔案館不可推卸的責任。

3.3引進更加先進的信息技術。面對病毒入侵等問題，我們可以引進一些先進的信息技術。例如可以設置信息訪問身份驗證、防病毒體系，還可以對相對機密的數據進行加密操作，采取數據加密的方式可以有效防止信息數據在傳輸過程中被一些木馬病毒及非法網站入侵，通過這樣的方法保證數字化檔案的安全和完整。

結語

檔案數字化管理工作不僅需要現代管理科學作為管理的基礎，而且需要現代信息技術作為輔助，只有將兩者正確的結合在一起，才能使檔案數字化管理工作做好，才能促進檔案數字化更加科學、更加國際化、更加飛速的發展。

參考文獻

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[2]王靜.檔案信息化管理的創新思路和方法[J].黑龍江史志，2014（13）.

[3]劉艷紅.新時期檔案的數字化管理[J].科技創業家，2014（03）.

作者簡介

劉麗（1982--）；女；籍貫：黑龍江省甘南縣甘南鎮；本科；館員；研究方向：檔案管理.