新視角下的檔案整理認識

魏宗國

【摘要】檔案的整理工作是整個檔案管理的核心內(nèi)容，也是提高檔案管理中各個環(huán)節(jié)工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。正確認識檔案整理工作的理論和做好實踐是整個工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，然而檔案整理工作理論并不是一成不變的，它是隨社會的不斷發(fā)展而持續(xù)發(fā)展的。同時，也直接影響了整個檔案整理的實踐發(fā)展，以及其他檔案管理理論的技術(shù)發(fā)展。我們要根據(jù)傳統(tǒng)的檔案整理原則，來進一步實現(xiàn)檔案整理新視角下的創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】檔案整理；新視角；檔案整理原則

一、檔案整理工作現(xiàn)存的問題

（一）對檔案整理缺乏認識。一些企業(yè)對檔案整理工作沒有足夠的認識，沒有對檔案整理工作投入足夠的人力和財力，致使檔案整理工作遲遲不能落實。產(chǎn)生這一現(xiàn)狀的主要有以下幾個原因：1.檔案整理人員的匱缺，企業(yè)的在職人員幾乎都不具備檔案整理的專業(yè)素養(yǎng)，不能高效率、高質(zhì)量地完成檔案歸檔工作。2.檔案整理從業(yè)人員的年齡因素，由于工作人員的年齡偏向老齡化，結(jié)構(gòu)不合理，缺乏專業(yè)技能的培訓(xùn)，從而導(dǎo)致檔案整理工作的水平低下，對檔案的搜集、歸檔等任務(wù)不能及時有效的完成，有的還會出現(xiàn)遺漏、錯收等現(xiàn)象。3.多數(shù)企業(yè)的檔案館都是辦公、保管以及調(diào)閱合為一體的工作狀態(tài)，沒有對檔案工作各階段有所區(qū)分，一定程度上對檔案館的服務(wù)影響非常大。

（二）檔案整理的意識薄弱。相對于企業(yè)而言，檔案整理工作一般都是在所有工作的最后進行，這種工作性質(zhì)也導(dǎo)致檔案整理不受外界人士重視，工作成績不樂觀的因素。甚至很多人認為檔案整理只是單純的記錄，不需要投入人力、物力、財力等觀念。這一系列不良意識，使檔案整理工作的重要程度和必要性沒有得到企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的充分認識，有一部分企業(yè)甚至對檔案整理工作出現(xiàn)了抵觸情緒，認為檔案資料歸檔沒有實用，還勞民傷財，這些都是導(dǎo)致檔案整理工作合理化有序進行的因素。

（三）檔案整理缺乏方法。在檔案整理中存在的一系列因素，都對案整理人員的工作有了延續(xù)，使得他們對自身的工作存在質(zhì)疑，也認問檔案整理工作不重要，也沒有必要再進行，只安排少數(shù)人員看管好檔案就可以了。同時企業(yè)還缺乏重視，致使檔案整理工作一直按照傳統(tǒng)的工作方法進行，一切都是老思想、老觀念，這與現(xiàn)在科技高速發(fā)展的社會大相徑庭，出現(xiàn)了格格不入的落后現(xiàn)象，檔案歸檔工作缺少信息化、數(shù)字化的方法，也缺少高效的專業(yè)整理方法。

（四）檔案整理缺乏規(guī)范流程。規(guī)范的檔案整理工作，應(yīng)配備統(tǒng)一、科學(xué)、標準的工作流程或操作手冊，而目前的檔案整理更顯隨意性、人為性。制度與規(guī)范沒有體現(xiàn)在工作中，這樣容易對檔案的實用價值產(chǎn)生嚴重影響。

二、現(xiàn)代檔案整理技術(shù)

（一）傳統(tǒng)檔案整理技術(shù)的局限性。長久來看，傳統(tǒng)的檔案信息整理技術(shù)在整個檔案工作中都占據(jù)一定的地位，甚至可以說就是檔案信息整理的實質(zhì)。實體檔案整理的工作環(huán)境是紙質(zhì)檔案，通過對檔案文件的時間排序來展現(xiàn)各檔案間的歷史必然聯(lián)系，從而記錄整個檔案整理工作的技術(shù)方法 。隨著科技的不斷發(fā)展，實體檔案的整理技術(shù)在現(xiàn)代檔案整理工作中慢慢顯露出弊端 ，存在一定的局限性，這也就意味著傳統(tǒng)的檔案整理工作必然要順應(yīng)社會的發(fā)展。隨著大量電子文件的出現(xiàn)，使實體檔案整理工作遇到了技術(shù)上無法攻克的難題，失去了固有的工作效用 。因為電子文件是儲存在計算機硬盤上的，其位置和排列方式都是由系統(tǒng)自助生成，而且還有一定的邏輯和算法。這樣就導(dǎo)致檔案整理人員不能觸及到電子檔案的實體，也不能對電子檔案文件來進行記錄。在新形勢下，對傳統(tǒng)檔案的整理技術(shù)提升就勢在必行。

（二）現(xiàn)代檔案整理技術(shù)的提出。傳統(tǒng)的檔案整理技術(shù)也只能記錄歷史的一個層面，不能達到檔案信息的全面性、真實性地記錄本質(zhì)要求。面對電子文件，檔案工作者完全喪失了對文件的實際操作權(quán)，也就是說，傳統(tǒng)的檔案整理工作失去了存在的價值。因此，要想出色的完成檔案整理工作，就必須掌握更先進的技術(shù)，能夠同時使用各種載體整理技術(shù)去實現(xiàn)檔案整理工作的現(xiàn)代化需要 。

三、新視角下的檔案整理工作

（一）強化檔案整理人員的知識技能培訓(xùn)。要讓檔案整理跟上時代發(fā)展的腳步，其從業(yè)人員就應(yīng)當接受相應(yīng)的教育，使工作更科學(xué)，方法更先進。首先應(yīng)配置先進的檔案整理設(shè)備，建立檔案信息化系統(tǒng)、檔案查詢網(wǎng)絡(luò)、完善檔案快速錄入設(shè)施，并教育員工熟練掌握設(shè)備的使用與系統(tǒng)的組成。另外，新視角不僅是檔案整理新技術(shù)的運用，還是從業(yè)人員思想與觀念的變革。單位還應(yīng)引進年輕的檔案整理人才，實現(xiàn)檔案整理工作的知識化、年輕化、專業(yè)化轉(zhuǎn)換，使檔案整理水平大大提高。

（二）新視角下的檔案整理信息化。在新視角下，檔案的電子信息化已是大勢所趨，而要建立一套檔案整理的信息化系統(tǒng)，筆者認為可從以下幾方面入手：第一，條形碼與二維碼技術(shù)。信息工業(yè)的飛速發(fā)展使條形碼成為驗證商品信息必不可少的部分，二維碼也在近幾年開始流行于網(wǎng)絡(luò)世界成為信息的重要載體。檔案整理也可借鑒這樣的先進技術(shù)，將每一份檔案歸入一個條形碼或二維碼，大大方便日后的查詢與管理。第二，數(shù)據(jù)庫技術(shù)。目前的數(shù)據(jù)庫技術(shù)已相當成熟，這為檔案整理的電子信息化提供了重要手段。企業(yè)單位可通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案整理電子化，簡化日后的管理與查詢。第三，加強檔案管理的資金投入。要完善上文所說的設(shè)備，就應(yīng)投入足夠的資金。

（三）檔認清案整理的重要性。1. 保存經(jīng)濟成果，成為日后主張經(jīng)濟利益的憑證；2. 對企業(yè)來說，檔案是質(zhì)量的證明和追溯的依據(jù)；3. 檔案還包含了技術(shù)開發(fā)的過程與經(jīng)驗；4. 檔案的整理也是企業(yè)單位文化的積累，一本檔案包含了單位發(fā)展歷程與其厚重的文化底蘊。檔案人員的編制、檔案工作規(guī)模、檔案數(shù)量的定制等都應(yīng)提上日程。這樣，才能完成檔案整理的建設(shè)與完善，實現(xiàn)數(shù)字化、信息化、標準化、規(guī)范化的檔案整理工作。

四、結(jié)束語

綜上所述，從加強從業(yè)人員培訓(xùn)與人才引進，建立完善的電子信息化檔案整理系統(tǒng)，加大檔案整理資金投入三個方面下功夫，就能在新時代更好地進行檔案整理工作。

參考文獻

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