事業(yè)單位檔案工作創(chuàng)新的探討

秦曉晶

【摘要】檔案是記載人、事、事情發(fā)生時間等各種信息的重要的工具之一，其具有廣泛的應(yīng)用。在很多事業(yè)單位之中檔案工作是很重要的工作之一。因為它能清晰的記載各方面的事情，以便于事后如果有需要可以進行查找，對我國的事業(yè)單位的行政管理等方面起到了重要的作用。但是現(xiàn)如今的事業(yè)單位的檔案工作也有稍許的不足之處，我們應(yīng)該對這些不足之處加以改進，這樣才能有助于我們更加的具體的對事業(yè)單位進行管理，對于事業(yè)單位的發(fā)展更加有利。本文將對如今檔案管理存在的缺陷以及改進方法進行討論。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案工作；創(chuàng)新建設(shè)

事業(yè)單位的檔案記載的東西關(guān)乎于國家的發(fā)展，科技的進步等方面。如今的檔案工作存在很多的弊病，我們需要不斷的創(chuàng)新才能去使檔案的建立與存儲更加的完善，檔案的保密性更高，這樣我們國家才可以更好發(fā)展。

1、檔案管理的作用以及缺陷

1.1 什么是檔案管理及其作用。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（《檔案法》）將檔案的定義表述為：“本法所稱的檔案，是指過去的何現(xiàn)在的國家機構(gòu)，社會組織以及個人從事政治，經(jīng)濟，科學(xué)，技術(shù)，文化，宗教等活動直接形成的對國家和社會有保護價值的各種文字，圖標，聲像等不同形式的歷史記錄?！睓n案的主要作用就是記錄各種各樣的多方面的信息。其中很多信息都有著不可忽視的價值。它可以把發(fā)生的事件，人，有用的信息參數(shù)等以文檔，聲音圖像等方式進行記錄。同時我們可以分析檔案中記載的相應(yīng)的參數(shù)或者其他數(shù)據(jù)來輔助我們進行更多經(jīng)濟，政治等活動更好的開展。所以檔案的管理工作是十分重要的一項工作。

1.2 事業(yè)單位檔案創(chuàng)新的重要性。對于任何一個民族來說創(chuàng)新是發(fā)展動力的源泉，任何存在的東西都要面臨挑戰(zhàn)，要不就創(chuàng)新要不就要被淘汰。對于事業(yè)單位的檔案工作也是一樣，隨著科技的快速發(fā)展，隨著改革道路的不斷邁進，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的需要。先前的檔案管理方式存在著許多的弊病，所以對于檔案工作的創(chuàng)新是十分重要的事情。全世界的經(jīng)濟快速提升，社會主義進程的大步邁進，科技的飛速發(fā)展，這些方面都促進了對于檔案工作的創(chuàng)新的步伐。只有不斷的創(chuàng)新才能適應(yīng)社會的發(fā)展，我們就要引進一種創(chuàng)新的管理模式對事業(yè)單位中的檔案進行改革，以便更好地為人民服務(wù)。

1.3 檔案管理存在的缺陷?，F(xiàn)如今的檔案管理存在許多的缺陷。很多老舊的檔案管理方式已經(jīng)跟不上時代的步伐了。例如以前最常用的講信息數(shù)據(jù)寫到紙上用檔案袋封存?，F(xiàn)在已經(jīng)不能滿足時代的發(fā)展需求，如今的社會是大數(shù)據(jù)時代，老舊的檔案管理方式缺陷顯而易見。很多事業(yè)單位對于檔案工作缺乏足夠的認識，很多檔案的重要性工作都被忽視了。并且在檔案管理中也存在著管理混亂，儲存沒有規(guī)律的現(xiàn)象。由于很多事業(yè)單位對于檔案的管理重視性不夠所以導(dǎo)致了在收集檔案儲存檔案時會存在很多的問題。其次很多事業(yè)單位的發(fā)展沒有跟上時代的潮流，檔案管理方面的手段略顯老舊。僅僅是一個系統(tǒng)，一個軟件，沒有做到及時的更新，由于軟件的老舊導(dǎo)致很多功能不能實現(xiàn)，儲存的方式也沒有章法，對于軟件的老舊沒有及時更新很有可能導(dǎo)致軟件的全面崩潰，導(dǎo)致儲存檔案丟失，這樣也增大了黑客的可乘之機。

2 檔案管理的創(chuàng)新及缺陷的改革辦法

2.1 培養(yǎng)專業(yè)性人才。檔案管理是十分重要的一項工作，所以他要像其他工作一樣得到重視，從而為了更好的進行檔案管理工作我們要吸收專業(yè)性人才，建立一個專業(yè)性的團隊對事業(yè)單位的檔案進行管理，這樣以來有助于檔案管理的規(guī)律性。同時如果專業(yè)性人才不好尋找，那么我們就要對現(xiàn)有的人才進行培訓(xùn)。進行專業(yè)性的指導(dǎo)。一定要強調(diào)檔案管理的重要性，并且給培訓(xùn)人員一個具體的工作流程，督促檔案管理人員按照一定的規(guī)范化流程進行檔案的管理工作。并且要加強檔案管理人員之間的交流，互相學(xué)習(xí)先進的方法，每個人都要進行明確的分工，對檔案管理工作進行細致化的成塊的分工。這樣每個人明確了自己的工作從而對于檔案管理工作會有很大的發(fā)展。

2.2 規(guī)范檔案的創(chuàng)建，存儲及保密。現(xiàn)如今的事業(yè)單位的檔案管理工作很大程度上是不規(guī)范的。沒有一定的章程或者有章程很少有人去執(zhí)行。所以對于規(guī)范檔案的建立及儲存是十分必要的。事業(yè)單位要像每一個工作人員都傳達下去檔案工作的重要性以便于工作人員收集檔案時可以更快更好。同時要為檔案的儲存與創(chuàng)建進行規(guī)范化的指導(dǎo)建議。不可以做事沒有章法，要嚴格按照規(guī)章制度做事。建立一個完善的檔案管理工作環(huán)，每一個環(huán)節(jié)都要盡力做到最好。對于檔案的儲存與創(chuàng)建我們要做到一個規(guī)范的流程。政府要統(tǒng)一建立一個正規(guī)的人事部門和服務(wù)的相關(guān)機構(gòu)，對員工的檔案進行統(tǒng)一的管理。其次要規(guī)定任何人沒有允許不可以隨意的對檔案進行翻閱查詢，這樣就對檔案的保密工作有很大的發(fā)展。

2.3 使檔案管理數(shù)字化，完善化，安全化。如今的大數(shù)據(jù)時代我們要對檔案管理也進行相應(yīng)的大數(shù)據(jù)改革。我們要改革如今的硬件以及軟件。硬件就是對于檔案室進行規(guī)格化的設(shè)計，同時對電腦進行更新?lián)Q代。更重要的方面是對軟件的提升。軟件的提升要跟的上社會的發(fā)展需求，同時不斷的更新從而使檔案管理更加的豐富化多樣化。同時軟件的提升也可以防止檔案的泄露，可以對檔案進行相應(yīng)的加密處理，使其安全性更高。同時相應(yīng)的軟件提升可以更加規(guī)范檔案儲存流程，規(guī)范員工工作業(yè)務(wù)規(guī)范。可以讓工作中的每一個環(huán)節(jié)都得到相應(yīng)的控制，這樣以來可以快速的發(fā)現(xiàn)工作之中的漏洞以及工作之中的錯誤不足之處，同時相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)班子可以進行快速的反應(yīng)，對于這些缺陷進行改進，對已存在的過失進行彌補。對于檔案的數(shù)字化，完善化，安全化建設(shè)可以幫助事業(yè)單位不斷的完善工作流程，創(chuàng)新工作方式。

結(jié)語

隨著社會的發(fā)展與進步，事業(yè)單位中需要存儲的信息越來越多。所以對于檔案工作的創(chuàng)新活動是必不可少的。對其進行創(chuàng)新是符合社會進程的一項重要工作，創(chuàng)新可以促進事業(yè)單位檔案工作的可持續(xù)性，使之與經(jīng)濟協(xié)調(diào)發(fā)展。由于現(xiàn)在很多檔案工作人員并不是專業(yè)性的工作人員，所以造成了跟多的不必要的檔案存儲的缺陷。對于其進行專業(yè)性改革，數(shù)字化建設(shè)是十分重要的事情。只要不斷的努力改革，檔案工作建設(shè)一定會越來越完善。

參考文獻

[1]孫鳳玲.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].改革與開放，2012（04）.