事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討

孫銘珠

【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛運(yùn)用，本文將對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題展開詳細(xì)的探討和研究，并針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題提出具體的解決方案。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；檔案信息化；信息化建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化管理和建設(shè)，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有一定的促進(jìn)作用，能夠快速提高檔案管理工作的效率，提升為社會(huì)服務(wù)的水平。因此，隨著科技的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，相關(guān)人員應(yīng)該加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，明確檔案管理信息化建設(shè)的積極意義，將檔案管理信息化建設(shè)工作提升到一個(gè)新的平臺(tái)。

1、事業(yè)單位檔案管理信息化的重要意義

所謂檔案信息化，就是借助信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行合理化管理，從而更好的為全社會(huì)服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理存在許多弊處，不僅管理工作復(fù)雜，還擁有著相當(dāng)大的工作量，尤其是記錄在紙張上的信息，管理和保存起來(lái)相當(dāng)費(fèi)事，稍有保存不當(dāng)?shù)牡胤?，就?huì)出現(xiàn)紙張變黃或紙張發(fā)霉的現(xiàn)象，這對(duì)信息的保管是十分不利的。而信息化的檔案管理具有許多傳統(tǒng)檔案管理所不具備的優(yōu)勢(shì)。首先，信息化的檔案管理可以很好的解決信息無(wú)法長(zhǎng)期在紙張上保留的問(wèn)題，只要建立一個(gè)電子檔案，可以形成內(nèi)存龐大的信息資源庫(kù)，延長(zhǎng)檔案的使用期限，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化。除此之外，電子檔案更加便于修改、保存、查詢，只要在數(shù)據(jù)庫(kù)中輸入關(guān)鍵字，就能對(duì)既有檔案進(jìn)行查閱與檢索，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整理、搜索、管理等一系列程序處理，程序非常簡(jiǎn)單，操作起來(lái)也很容易。最重要的一點(diǎn)就是，檔案信息化管理可以很好的實(shí)現(xiàn)資源共享的目的，滿足人們對(duì)資源大量索取和需要的欲望。

2、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的漏洞

2.1 工作人員的職業(yè)能力不強(qiáng)。工作人員的職業(yè)能力不強(qiáng)不僅會(huì)影響到檔案管理工作的進(jìn)展，還會(huì)嚴(yán)重阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。雖然在有的事業(yè)單位，信息化技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用到檔案管理工作中，但是工作人員的綜合素質(zhì)卻不是很樂(lè)觀，有的工作人員專業(yè)水平比較低下，只是會(huì)一些基本的紙質(zhì)信息記錄與處理工作，對(duì)電子計(jì)算機(jī)的操作程序和運(yùn)用程序都了解的不是很到位，這對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)是十分不利的。

2.2 信息化建設(shè)體系不夠完善。信息化建設(shè)體系不夠完善，也會(huì)在一定程度上影響到檔案管理工作。但是，目前信息化建設(shè)體系并不是特別規(guī)范，不僅缺乏對(duì)電子文檔的監(jiān)督力度，缺乏相應(yīng)的法律法規(guī)制度，還缺少一個(gè)可靠的安全體系，這些體系的缺失，一方面，給檔案工作的管理帶來(lái)了許多不便和麻煩，另一方面，也嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展步伐。

2.3 設(shè)備過(guò)于陳舊。在信息化建設(shè)過(guò)程中，信息設(shè)備是保證信息化建設(shè)順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，是檔案管理工作順利開展的基本條件，但是由于種種原因，一些事業(yè)單位依然無(wú)法配備齊全信息化基礎(chǔ)設(shè)施，無(wú)法保證設(shè)備技術(shù)的先進(jìn)性，為檔案信息化建設(shè)增加了難度。

3、優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的具體方案

3.1 加大對(duì)設(shè)施的投入和資金的支持。目前檔案信息化管理的必要條件就是擁有配套的硬件及軟件基礎(chǔ)的多媒體設(shè)施，以更好的實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)的電子化，提升檔案管理工作的效率和水平，擴(kuò)充事業(yè)單位檔案信息資源。所以，事業(yè)單位必須要加大對(duì)信息化設(shè)施的投入，而要想做好這一點(diǎn)，就必須要做到以下幾個(gè)方面。第一，要加大對(duì)硬件設(shè)備的投入力度，及時(shí)更換過(guò)于陳舊的、不完善的設(shè)施設(shè)備，將那些信息化技術(shù)先進(jìn)的掃描儀、刻錄機(jī)等硬件設(shè)備引入進(jìn)來(lái)，尤其在電子檔案的存儲(chǔ)上，一定要選擇可以長(zhǎng)時(shí)間保存存儲(chǔ)數(shù)據(jù)且儲(chǔ)存容量足夠大的光盤，為信息化建設(shè)提供良好的運(yùn)行環(huán)境，為使用者查詢信息的工作帶來(lái)方便，為檔案信息的安全性提供足夠的保障。第二，加大對(duì)軟件開發(fā)的力度，加大對(duì)技術(shù)的更新力度。第三，事業(yè)單位應(yīng)該加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，從根本上完善檔案管理的信息化建設(shè)。

3.2 提升工作人員的綜合能力。信息化的建設(shè)對(duì)于檔案管理人員提出了更高的要求，因此，檔案管理人員直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量。為了促進(jìn)檔案管理的順利進(jìn)行，事業(yè)單位應(yīng)該加大對(duì)工作人員的篩選力度，選擇一些職業(yè)素質(zhì)較高、會(huì)使用先進(jìn)設(shè)備、懂得先進(jìn)性技術(shù)、具備豐富的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)且掌握豐富的專業(yè)知識(shí)的工作人員。此外，事業(yè)單位還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的管理技能和信息技術(shù)能力。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要建立良好的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，采取一定的激勵(lì)措施，鼓勵(lì)工作人員自主進(jìn)行技能學(xué)習(xí)，充分調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，提高工作人員的管理技能，發(fā)揮出每個(gè)檔案管理人員的作用。最后，工作人員要提高對(duì)自己的要求，從思想上提升對(duì)工作性質(zhì)的認(rèn)知，不斷更新檔案管理觀念，提高自身的專業(yè)管理水平。同時(shí)，還要不斷學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技術(shù)，熟悉檔案管理的基本要求和各個(gè)環(huán)節(jié)，促進(jìn)自身綜合素質(zhì)的提高，努力掌握這些新技術(shù)，積極主動(dòng)的參與到檔案管理信息化建設(shè)中來(lái)，更好的發(fā)揮自己在檔案管理工作中的價(jià)值，有效地推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。

3.3 完善信息化管理制度。事業(yè)單位應(yīng)該建立健全安全的管理制度，做好信息保密工作，為檔案管理提供重要的制度保障。畢竟，有了相應(yīng)的制度管理，才能對(duì)檔案管理工作進(jìn)行約束，為檔案信息化管理工作提供指導(dǎo)，為檔案管理提供重要的保障。

3.4 使用信息化技術(shù)。要想做好檔案信息化建設(shè)的工作，就一定要認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)的重要性，將信息化技術(shù)巧妙的運(yùn)用到檔案信息化建設(shè)工作中去。為了做好這方面的工作，就要不斷拓寬信息的渠道，不斷更新檔案信息，充分推廣和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將高科技設(shè)備逐漸引入檔案信息化建設(shè)中，形成一個(gè)資源共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。

結(jié)語(yǔ)

在這個(gè)信息化的時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)占據(jù)了各大領(lǐng)域的半邊天，并在各個(gè)行業(yè)中發(fā)揮著舉足輕重的作用，連事業(yè)單位檔案管理也毫無(wú)例外。因此，為了讓事業(yè)單位的檔案管理工作順利的進(jìn)展，為了保證檔案管理工作的高效運(yùn)行，為了提高事業(yè)單位檔案管理的水平，必須要做好事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，加大對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，只有這樣，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)才能取得實(shí)質(zhì)性的飛躍。

參考文獻(xiàn)

[1]李華春.檔案信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)[J].中國(guó)科技財(cái)富，2010（18）.