加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)的相關(guān)措施探討

管海迪

【摘要】隨著檔案管理信息化建設(shè)的開展，數(shù)字檔案館成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是符合時(shí)代發(fā)展需求的重要體現(xiàn)。數(shù)字檔案館建設(shè)能夠有效的提高檔案管理的效率，更好的社會(huì)發(fā)展服務(wù)。數(shù)字檔案館建設(shè)需要具備眾多的基礎(chǔ)條件，基層檔案信息化建設(shè)的實(shí)施能力，各單位對(duì)數(shù)字檔案系統(tǒng)的建設(shè)成效以及相關(guān)人員的操作水平等，都是影響數(shù)字檔案館建設(shè)的重要因素。文章對(duì)于加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)的相關(guān)問題進(jìn)行了分析，對(duì)于推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展具有重要的意義。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案館；建設(shè)；能力

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的信息工程，需要滿足眾多的要素才能夠確保數(shù)字檔案館的正常運(yùn)行。數(shù)字檔案館建設(shè)能夠更加有效的發(fā)揮檔案管理部門的社會(huì)服務(wù)效用，是對(duì)檔案管理工作的一項(xiàng)創(chuàng)新，也是檔案信息化建設(shè)發(fā)展到一定程度的必然表現(xiàn)。而在數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中，需要從基層到核心都具備數(shù)字化建設(shè)的條件，從而實(shí)現(xiàn)信息的高速流通。通過數(shù)字檔案館建設(shè)能夠輻射出更加廣泛的服務(wù)內(nèi)容，從而為社會(huì)發(fā)展提供有利的條件。

一、數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)具備數(shù)字檔案接收和加工的能力

數(shù)字檔案館需要具備完善的信息接收和加工能力，這是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)，也是最為重要的環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到檔案信息的真實(shí)性與完整性。為了保證檔案信息接收的效率，應(yīng)該建立在線接收和脫機(jī)接收兩種模式，并且系統(tǒng)要具有批量導(dǎo)入和導(dǎo)出的功能，確保檔案信息傳輸?shù)母咝浴?shù)字檔案館所面對(duì)的數(shù)字化檔案信息量非常龐大，所以對(duì)于接收到檔案進(jìn)行加工將會(huì)是一項(xiàng)非常龐大而復(fù)雜的工程，這涉及到檔案信息的保管、整理、存儲(chǔ)以及利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，所以加工量非常驚人，且在此過程中還要保證檔案信息的完整性和真實(shí)性。檔案館可以采用自行組織加工和委托第三方加工兩種方式，對(duì)于加工量比較大、開放程度較高的檔案信息可以委托給第三方代為加工。檔案館內(nèi)部應(yīng)該具備數(shù)字化轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，以便平時(shí)的檔案信息處理。

二、數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)具備有序管理數(shù)字檔案的能力

檔案工作的主要內(nèi)容就是建立各種規(guī)章制度，運(yùn)用各種方法手段對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行科學(xué)、有序的管理。采用信息化的技術(shù)方法對(duì)數(shù)字檔案信息實(shí)行科學(xué)、有序的管理是數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行的中心環(huán)節(jié)，是數(shù)字檔案館的核心功能。數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠按照設(shè)定的分類方案，將數(shù)字檔案信存儲(chǔ)到系統(tǒng)中，并根據(jù)管理要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整；能夠過濾重份數(shù)據(jù)和重新分類、編號(hào)；能夠?qū)n案內(nèi)容進(jìn)行抽取和添加元數(shù)據(jù)等操作，目前檔案管理都是基于目錄數(shù)據(jù)庫掛接方式來實(shí)現(xiàn)，將來不排除使用新的技術(shù)方法對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行有效管理；能夠輔助人工完成檔案的開放鑒定工作；對(duì)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息建立持久聯(lián)系，形成長(zhǎng)期保存檔案數(shù)據(jù)包和利用數(shù)據(jù)包；能夠?qū)n案類型、數(shù)量大小等按照設(shè)定要求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、顯示或打印輸出所需各類檔案信息；能夠輔助完成館藏實(shí)體檔案編目、整理、出入庫房管理等工作；能夠定制檔案業(yè)務(wù)流程或進(jìn)行流程再造。

三、數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)具備保證館藏?cái)?shù)字檔案信息可靠可信和長(zhǎng)期可用的能力

數(shù)字檔案館中的檔案信息是對(duì)各基層單位檔案信息的匯總，而這些檔案信息對(duì)于社會(huì)發(fā)展具有重要的意義，所以要確保數(shù)字檔案館具有檔案信息可靠可信和長(zhǎng)期可用的能力，從而充分?jǐn)?shù)字檔案館的功能和潛在價(jià)值。為了確保數(shù)字檔案館檔案信息的可靠可信和長(zhǎng)期可用，需要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展形勢(shì)來創(chuàng)新技術(shù)方法和管理手段，以此提高相應(yīng)的能力。首先，需要建立完善的信息管理體系，對(duì)于檔案信息的保存與運(yùn)行建立完善的功能系統(tǒng)，確保檔案信息具有安全的傳輸環(huán)境。其次，健全數(shù)字檔案信息安全管理制度，在軟件系統(tǒng)方面加強(qiáng)防篡改技術(shù)，并且根據(jù)檔案信息的公開程度不同而設(shè)定不同的管理權(quán)限，定期對(duì)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測(cè)，如果發(fā)現(xiàn)安全漏洞一定要及時(shí)處理，確保數(shù)字檔案信息的安全性。再次，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案信息處理人員的技術(shù)培訓(xùn)以及職業(yè)道德教育，從而業(yè)務(wù)能力以及思想品德方面全面提升，從而為數(shù)字檔案信息的可靠可信和長(zhǎng)期可用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)具備提供多種形式信息化服務(wù)的能力

運(yùn)用信息化手段為各類用戶提供方便快捷的檔案利用服務(wù)，是數(shù)字檔案館建設(shè)的根本目的。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同服務(wù)對(duì)象和不同檔案開放范圍建立相應(yīng)的服務(wù)平臺(tái)。一是基于局域網(wǎng)面向檔案館工作人員和來館利用檔案人員服務(wù)的館內(nèi)檔案利用服務(wù)平臺(tái)；二是利用當(dāng)?shù)攸h政網(wǎng)建立面向本級(jí)黨政機(jī)關(guān)各立檔單位服務(wù)的電子文件歸檔、電子檔案移交和檔案信息共享平臺(tái)；三是利用互聯(lián)網(wǎng)建立面向廣大社會(huì)公眾和進(jìn)行館際交流的公共檔案信息服務(wù)平臺(tái)。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查詢、資源發(fā)布、信息共享、開發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計(jì)分析等功能。

五、數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)具備對(duì)館藏?cái)?shù)字檔案安全保障的能力

數(shù)字檔案館系統(tǒng)一般要求達(dá)到二級(jí)（系統(tǒng)審計(jì)保護(hù)級(jí)）以上安全保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案館系統(tǒng)集成商應(yīng)具備相應(yīng)的安全保密資質(zhì)，并嚴(yán)格按照有關(guān)安全保密規(guī)范要求進(jìn)行項(xiàng)目設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開發(fā)和項(xiàng)目施工。建設(shè)、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)項(xiàng)目建設(shè)過程中的檔案信息安全保密工作。應(yīng)當(dāng)建立健全數(shù)字檔案館安全管理制度，并嚴(yán)格遵照實(shí)施。數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全隱患包括數(shù)據(jù)竊聽、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、自然災(zāi)害、非法訪問、計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)超負(fù)載、假冒身份、權(quán)限擴(kuò)散、數(shù)據(jù)篡改、操作失誤等，應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的技術(shù)措施和管理手段應(yīng)對(duì)這些安全隱患。應(yīng)當(dāng)高度重視數(shù)字化加工、電子檔案接收等過程中的安全保密管理工作。同時(shí)應(yīng)當(dāng)制定應(yīng)急預(yù)案，完善災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，提高應(yīng)急處置能力。

六、結(jié)束語

數(shù)字檔案館建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，能夠有效的提高工作效率。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的信息工程，需要對(duì)巨量的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行操作，所以在運(yùn)行的過程中，無論是在硬件設(shè)施方面，還是在技術(shù)以及人員能力方面都需要具有足夠的能力，才能夠確保數(shù)字檔案館的正常運(yùn)行。推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，對(duì)于促進(jìn)社會(huì)發(fā)展具有重要的意義，是我國(guó)在檔案管理領(lǐng)域不斷發(fā)展與創(chuàng)新的重要?jiǎng)恿Α?/p>

參考文獻(xiàn)

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