高職院校系部秘書職業規劃與發展路徑探析

東莞職業技術學院，廣東東莞，523808

【摘要】在任何一所高職院校中，系部都起到十分關鍵的作用，系部也就是指高職院校中教學、科研、行政等很多工作的基層辦學部門，是高職院校各個政策的落實之處。高職院校系部秘書也就是系部行政管理的工作人員，因此，高職院校系部秘書的工作執行力以及個人能力，直接影響著系部乃至整個高職院校的各項工作的實施。高職院校系部秘書需要具備自身工作意識、職業精神和能力以及工作執行力。本文主要分析當今各高職院校系部秘書工作中存在的不足以及如何解決這些問題、研究高職院校系部秘書這一職業的職業規劃和發展路徑。

【關鍵詞】高職院校；系部秘書；職業規劃；發展路徑

1引言

高職院校中的管理工作有著很強的專業性、實踐性。由于高職院校的西部秘書是高職院校系部各項工作的主要工作人員，并且是院校教務處和系部之間、系部主任和老師之間、老師和學生之間溝通教學工作的橋梁，是高職院校系部主任工作上的主要助手，是傳遞信息、反饋信息的重要通道，是整個教學工作中不可或缺的重要環節，系部秘書在高職院校教學工作中起到下傳命令、傳遞和反饋信息、協調工作等的作用。因此，高職院校系部秘書應該具備教學教育方法、掌握專門知識、有工作執行力等多種能力。高職院校系部的秘書應該是素質高、業務能力強、人員穩定的一支隊伍，這樣可以有效的提高高職院校的管理水平、教學工作的質量。

2高職院校系部秘書在工作中存在的問題

根據調查近幾年各高職院校系部秘書的工作，我們可以發現目前很多高職院校系部秘書在工作中都存在著一定程度上的問題，比如說系部秘書本身的專業知識能力不夠、工作執行力不夠強等多種問題，下面我們將從幾個方面大概分析一下目前各高職院校系部秘書在教學工作中所存在的問題：

2.1高職院校對系部秘書的重視程度不夠

（1）目前我國大多數高職院校都比較重視教學工作，然而看輕管理工作。高職院校在發展期間，一般都過于重視教學工作的地位，系部的其他工作都是為了服務教學工作的開展。在高職院校的高層看來，系部秘書的作用只是跑跑腿，因此給系部秘書安排的工作僅僅是按照計劃安排各班的課程表、安排考試時間地點、跑跑腿送達文件或者是傳遞命令。還有很多高職院校管理層認為這些簡單并且機械化的工作，并不需要過高的專業知識水平和專業技能，任何人都可以勝任，因此不重視對系部秘書的挑選工作。然而，整個高職院校的人才培養方案、專業課程體系的建立、師資力量的培養甚至是教學改革都需要系部秘書的參與。由于高職院校管理者對系部秘書理解方面的偏差，導致系部秘書的工作效果不高，不能為整個高職院校帶來更好的利益。

（2）除了重視教學工作之外，我國很多高職院校都比較重視使用過程，并不重視培養過程。我國很多高職院校對系部秘書并沒有培訓，然而要求系部秘書完成很多工作。高職院校在教學管理工作上，對系部秘書的職位責任和工作的內容有著詳細的要求，并且要求系部秘書根據院校工作的需求高質量、高標準的完成工作。在對系部秘書這么多工作要求下，高職院校應該對系部秘書進行工作上的培訓。

2.2系部秘書自身能力的不足

由于很多高職院校對系部秘書工作的不重視心理，系部秘書本身也會產生消極的思想。有些高職院校系部秘書對管理工作并不上心，缺乏工作責任心，缺乏對自己職業的尊重和愛護精神，還缺乏對工作的積極性。他們缺乏工作熱情，在管理工作上被動地接受工作任務，敷衍的完成上級或領導的指示，工作效率過低，對能推掉的工作就推掉。長期這樣，他們也不注重提升自己的專業知識水平、專業技能等，全靠以往的經驗來完成當前的工作，循序守舊，每天都機械的完成自己的工作任務。他們一天一天的懶散下去，完全喪失了對工作的熱情，缺乏創新意識，缺乏對工作的探索意識。再加上一些系部秘書自身的素質并不高，溝通能力低，服務意識也不高，并不利于整個高職院校管理工作的開展。

2.3工作繁雜，缺乏吸引力

高職院校系部管理秘書這一工作的工作性質和崗位職責，要求系部秘書在自己的整個工作過程中不斷的提升自己的專業知識水平和專業技能、不斷學習提高自身的綜合素質和業務能力。高職院校系部秘書的工作主要是按照院校的計劃安排整個院校的教學工作、管理教學檔案、管理學生的教材、管理院校的考試時間地點等事務性的工作，系部秘書還要協調院校之間各種的關系、處理多種突發事件以及撰寫各種資料數據等為了保證高職院校系部教學管理工作的正常進行。為了整個高職院校教育管理工作的正常進行，系部秘書往往面臨著繁重的工作任務、復雜的工作內容，系部教學秘書在整個工作中，應該時刻保持清醒的頭腦，保持充沛的體力，保持高度的工作熱情，在自身專業技能的基礎之上開展自己的工作。這樣繁忙的工作任務、復雜的工作內容、再加上領導同事關系之間的不愉快，系部秘書在工作之中，肯定會產生一種消極的思想情緒，厭倦自己的工作，慢慢喪失了對工作的積極熱情，從而導致工作效率的大幅度降低，導致整個高職院校管理工作不能順利正常進行下去。

3高職院校系部秘書的職業規劃和發展路徑

高職院校系部秘書在整個院校管理工作中，從寫文件到下達命令、從整理文件到整理檔案、從溝通各階層關系到對外管理，有一點一滴的小事也有大的財務管理等重要的事，任何一件事情都容不得一點馬虎。目前高職院校系部秘書所存在的一些問題，我們應該想辦法解決，因此要制定系部秘書的職業規劃和發展路徑。

長久以來，高職院校管理層人們對系部秘書這一職位的認識并不周全，他們認為系部秘書的工作只是簡單的每天重復一樣的工作。然而，當今社會系部秘書的工作是一個具有行政管理和教學管理性質的工作。系部秘書在工作中需要在基本教學規律的基礎之上，靈活的運用管理理論知識，并且在工作中需要投入自身的智慧、才能以及奉獻精神。系部秘書雖然在高職院校中是一個并不起眼的小人物，但是他們的作用確實十分重要的。

3.3建立定期考評制度

為了鼓勵系部秘書在日常不斷學習，提升自己專業知識技能，高職院校可以建立績效考評的制度。也就是指高職院校可以采取一定的考核方法，對系部秘書的工作情況、工作態度等進行一定的評價，并且記錄成績。進行績效考評的主要目的是觀察系部秘書的日常工作，從而提高系部秘書的日常學習能力。根據系部秘書在考評中的表現，可以適當的進行獎勵或懲罰。對于在考評中表現不好的系部秘書，指出他存在的問題，并且提出改進的方法。對系部秘書的定期考評，還有利于高職院校系部對人才方面的調整工作的進行。對于在考評中表現良好的系部秘書，應該適當的獎勵，這樣才能積極的鼓勵系部秘書在日后的工作中，更加努力。不同高職院?？梢愿鶕约涸盒５南挡棵貢穆毼恍再|，來完善各自的考評制度?？荚u制度的建立和完善，對整個高職院校管理工作的順利進行有著十分重要的作用。

4總結

系部在整個高職院校中起到至關重要的作用，而系部秘書則是系部管理工作的基層工作人員。總的來說，要想更好的提升高職院校的管理水平和教學質量，首先應該選用一批有著豐富的專業知識、很強工作執行力、綜合素質很高的系部秘書。

參考文獻：

[1]王紅.探究高校秘書工作存在的問題與對策. 湖南科技學院學報，2015年第12期

[2]吳淑娟. 高校秘書隊伍現狀及存在問題研究. 廣東石油化工學院學報，2014年第5期

作者簡介：鐘銀貞（1986-），女，漢族，廣東東莞人，中南大學碩士研究生，東莞職業技術學院助理研究員，研究方向：高等職業教育研究。