淺談企業辦公室的綜合協調工作

胡宏光

摘 要：企業辦公室是一個單位的綜合管理機構，發揮著溝通上下、聯系內外、協調各方的重要作用。綜合協調是企業辦公室工作的主要職能，是溝通和反饋各種信息、協調和改善各方關系的重要途徑。協調工作是否到位，直接影響到企業各項工作完成的質量和效果。本文針對加強企業辦公室在日常工作中的綜合協調，提高辦公室的工作效率和管理效能，提出了五個方面的建議。

關鍵詞：辦公室；綜合協調；建議

一、建立三項制度

要搞好綜合協調工作，保障企業各方面工作正常有序運轉，就必須建章建制，抓好以下三項制度的建立。

1.建立辦公室日常協調制度。沒有規矩，不成方圓。為了較好解決工作中遇到的矛盾和問題，做到辦事講程序，工作講規則，銜接有條理，作為辦公室要堅持不斷完善內部協調工作規則、信息工作制度、督辦工作制度、接待工作制度等制度，保障各項工作有序運行，保證協調工作的落實。

2.建立重點工作考核制度。根據企業年度生產經營目標，結合不同時期企業各項重點工作的不同要求，有針對性地開展重點工作考核。注意進行量化考核打分，促進綜合協調工作的有序進行。

3.建立有效的信息聯系制度。要及時掌握企業各方面工作動態，把各種問題消除在萌芽狀態，保證企業領導集中精力抓大事，部門集中精力抓好業務。為此，企業辦公室要在內部各單位、部門“聘請”一些信息員，明確信息報告任務，收集整理工作信息，分析、研究工作中遇到的新情況、新問題，及時總結經驗。特別是對突發事情，及時跟蹤和呈報企業領導，迅速研究處理，為領導決策提供服務。

二、把握三個原則

1.把握協調重點原則。綜合協調工作涉及企業上下內外事務的方方面面，只有抓住工作重點才能帶動全局。辦公室人員要善于確定并抓好一個時期的重點工作，把辦公室工作置于企業的協調發展和穩定的大局中來謀劃，把重點決策部署、關鍵工作環節、主要矛盾和問題等關注點作為協調工作的著力點。要善于抓住對全局發展具有關鍵性影響的工作，抓住協調工作的決定性環節，增強協調工作的針對性，做到“牽一發而動全身”。

2.把握照章辦事原則。制度協調是最基本、最有效的協調方式之一。辦公室要不斷加強辦公室自身建設，改進和完善制度約束體系，形成有章可循、有法可依的工作機制，明確責任劃分，以制度管人，按規定辦事，避免職責不清、任務不明、推諉扯皮等問題發生。

3.把握團結內外的原則。辦公室工作具有系統性、協調性和連續性，絕大部分工作都需要辦公室內外同事的齊心協力、互相配合才能做好。做好辦公室工作，首先要協調好內外關系。辦公室內外同事間要相互信任、相互支持，大事共商量，小事多體諒，培養員工之間、部門之間的凝聚力。其次，要維護好領導集體的團結，辦公室人員要緊跟領導思路，準確把握領導的想法和意圖，客觀、公正、準確地表達各方意見，當好參謀助手，不越級請示，不多頭請示。盡量避免和化解領導之間的矛盾，促進領導集體統一認識，心往一處想，勁往一處使，營造一個團結融洽、精誠協作的集體氛圍。

三、抓好各方協調

企業辦公室肩負著上下溝通、平行交流的職責。工作協調得好，就可以使公司內各單位、部門之間以及上下級之間形成強大的工作合力，提高機關工作效能。在協調對象上，應注意做好以下五個方面的協調：

1.做好與企業領導的協調。及時領會企業領導意圖，把企業領導安排的工作準確及時地安排、布置、貫徹下去。

2.做好與上級機關的協調。對上級機關的發文、通知、安排，及時向企業領導匯報，在當好“參謀”的前提下，及早拿出思路和方案。

3.做好領導之間的協調。辦公室處于公司“中樞”位置，企業領導的意圖、各項工作安排等等，許多問題都需要辦公室出面溝通協調。由于領導之間存在工作分工，一些問題和矛盾往往匯集到辦公室。因此，必須高度重視領導之間的協調，做到多請示，多匯報，多溝通，找到“共同點”，尋求“平衡點”，消除誤解，求得共識。

4.做好與各單位和部門之間的協調。在工作中，由于各單位和部門之間的工作側重點和工作要求不同，不可避免的會產生一些不同的意見，辦公室必須主動做好協調工作，本著求同存異、顧全大局的原則，及時協調解決。屬于需要領導出面協調解決的問題，及時請示匯報，既解決問題，又尊重各方面的意見。

5.做好與地方政府之間的協調。近年來，公司改革發展快速推進，需要與省、市、區各級政府和主管部門進行大量的溝通和協調，辦公室在其中必須發揮積極主動的作用，搞好公司上下與地方政府和部門之間的協調和工作對接。

四、勤于三種督辦

任何一項工作任務的完成，都是抓落實的結果。沒有落實，再完善的制度也是一紙空文，再理想的目標也不會實現。對于公司而言，發展目標固然重要；目標一旦確定，關鍵問題是要抓落實。因此，協調工作的效果如何，最終需要督辦來落實。

1.以文督辦。對上級和公司領導安排布置的工作，定期進行檢查，檢查的結果以文件、簡報等形式予以通報，以此促進和調動各單位、各部門工作的積極性。

2.以會督辦。對一些涉及公司全局工作和重要事項，需要以會議形式協調督辦的，辦公室要及時通知，具體負責好會議的文字起草，會議服務，溝通協調。

3.以查督辦。上級和公司領導安排布置的工作，完成的進程如何，效果如何，只有通過督辦檢查，強化協調效果，才能達到協調的目的，最終才能完成各項工作任務。

五、講究三個技巧

凡事都有技巧。工作更要注重原則性與靈活性相結合。在協調方式上，更要講究工作技巧。

1.顧全大局。凡事多站在領導和全局的角度深入考慮問題，多站在工作需要的角度考慮問題，堅持政策，出以公心，依規辦事，以理服人。

2.精心安排。辦公室工作千頭萬緒，這就要求辦公室在復雜的工作局面中巧妙安排，靈活處理，變無序為有序，變復雜為簡單。

3.善于溝通。善于加強溝通聯系，統一思想，形成共識，理順關系，化解矛盾，立足于解決問題，調動各方面的積極性，確保工作高效有序運轉。

六、結語

辦公室人員不但要注意以上五個方面的內容，而且還要不斷加強自身學習和品格魅力的培養，增強知識儲備，用心、用情做好每一件事，在綜合協調工作中磨練成長，努力開創企業辦公室工作的新局面。