淺析檔案管理存在的問題與檔案信息化建設

李穎

摘 要：在現代化技術快速發展時期下，檔案管理面臨著科學的改革。找出檔案管理工作中不足的問題，根據需要選擇一定的對策，加強檔案管理理論與實際相結合，提高檔案管理工作人員素質，應用科學的管理手段提高 案管理工作效率

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

目前檔案管理工作的水平普遍較低，沒有規范的檔案管理。具體表現在：檔號不夠規范，案卷標題不明確，混亂立卷組卷，卷內目錄不清楚、案卷內容混雜、案卷紙張規格厚薄不一。檔案管理人員專業整體素質較低，檔案管理工作經歷了許久時間的發展，有了比較穩定的檔案管理干部人員，但是這個隊伍的專業文化理論知識和專業素質還不能充分適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入現代化辦公時期，能夠進行檔案管理的基本工作、編研工作和檔案信息研究的專業人才十分匱乏。檔案檢索效率較低，在目前檔案的檢索方式還是運用傳統的手工檢索，檔案管理部門在研究手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了各種形式的檢索工具。檢索工具多種多樣重復性多，并不精準。錯誤的認為編制的檢索工具越多檔案工作檢索服務質量越好。 利用計算機檢索的特別少，檢索效率也不高，在編研工作上也存在一些問題。為了應付檢查、達標升級隨便抽取其他處室的人員進行編研，促使編研一些層次低、質量差、實用性不大、利用價值小的產品。

1 提高檔案管理效率的對策

改變檔案管理目前的工作狀況，檔案管理工作的目標是提高檔案管理工作效率，實現檔案管理的規范化。是我們要解決的問題，主辦法有：

提高檔案工作人員的專業素質，需要引進優秀的人才，要有專業文化知識和專業技術、技能的人才加入檔案管理隊伍。同時，加強現有檔案管理工作人員的繼續教育是提高人員素質的一條途徑。當前社會經濟發展快速，新的行業和不同領域不斷形成，對檔案管理業務和服務等許多工作提出了新的要求和挑戰。檔案工作人員應當努力學習專業知識，開拓眼界，充分掌握所涉及本職工作各方面領域的現狀，提高自身修養素質，科新地運用檔案學理論和新的科學技術來指導和改進檔案工作。充分調動檔案管理工作人員的積極性。檔案管理工作長期單調、枯燥，每天埋.頭于各種資料與文件當中，落后傳統的工作方法，檔案工作人員沒有積極性，檔案管理工作人員比較被動和落后，使檔案管理工作失去生存的動力。如何超前主動地服務于社會和各種行業是擺在我們面前的問題。所以，努力使檔案管理工作從被動變為主動，讓檔案工作形成為事前介入、事中參與、事后收集材料新的檔案管理理念。更新舊觀念，實現自我的工作價值。檔案工作的重要性有時檔案管理工作的人員都未必明白，因為他們以前只是為了工作而工作，沒有用發展的眼光看問題，忽視了對工作方法的總結，以及對社會的影響。檔案管理的領導人員首先要做好檔案管理工作的宣傳和教育，對檔案管理工作要有積極的認識和態度，只認為檔案管理工作員只是看點守攤，是倉庫保管員的形象，要使檔案人員心態積極進取，做出各方面相應的調整和重新歸位，在努力工作的同時，有作為才能有職位，有業績才能有結果，使檔案管理創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。 檔案的現代化要與本行業的信息化一致。檔案管理必須適應現代化、信息化的要求。科學現代的信息化管理迫切要求飛速發展，對檔案管理工作提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。目前，在信息化建設過程中，也有檔案部門不明白的知識內容，特別是信息化管理系統、資源管理系統等。在這種情況下，檔案管理人員要知難而上，積極努力學習，使檔案管理成為行業現代信息化管理的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學，在管理的過程中學習和掌握信息化的有關知識，建立完善的基礎設施，充分發揮檔案系統的作用，提供高效的服務，利用現代化的辦公系統，科學有效的對檔案信息進行快速歸檔，方便檔案信息快速檢索。

2 檔案信息化建設的設想

作為檔案管理工作人員應站在檔案管理改革和發展的高度，不斷地更新管理觀念。把檔案工作作為重要的信息化管理來看待，科學有效地提高檔案資源的利用效率，做好對外宣傳的信息保障。充分地發揮檔案信息化的作用，為科學信息化的檔案管理持續發展奠基了一定的基礎。建立一套科學、合理有效的檔案工作管理機制，科學設定目標責任制，讓檔案管理工作人員有工作動力，自覺地有責任地履行崗位職責。檔案部門應建立一個大多數軟件都能接受的文件信息存儲和交換格式系統，保證信息檔案資源共享。在科學信息化檔案管理開發利用時，要健全電子文件的使用和管理制度。在電子檔案形成后，要制定保密和備份制度，必須使電子文件安全地處于保密狀態。實行對電子檔案進行動態化的管理與維護。通過網絡加大對電子檔案進行合理的收集和反饋，使每一項數據都有理有據。加強檔案管理隊伍建設，檔案管理隊伍大多知識結構較單一。進行檔案信息化建設的人員必須要掌握和精通檔案管理方面的專業知識，還要掌握計算機、信息管理和網絡技術。在年齡結構和學歷層次上要重視提高，注重應用型人才的培養，不斷補充復合型的檔案管理人員來充實這個隊伍。充分網絡，收集整理檔案信息，建立電子檔案管理系統數據庫。把檔案軟件管理系統接入應用到實際工作當中，實現檔案查詢和檢索自動化。鼓勵信息源的基層部門以電子文件的形式按規定的格式和要求上報檔案材料，比如照片、錄音、錄像、文字等。利用網頁制作技術，在網頁上開辟檔案信息站點。加強檔案信息化建設，突出館藏特色，具有行業特點，加大數據庫的容納度，提高利用者的利用率。利用網絡形成的電子檔案具有一定的保密性，有使用權限的問題，還有網絡容易受到黑客、竊聽和篡改、病毒、程序缺陷、技術淘汰等許多不利因素，所以要建立檔案信息化安全保障體系。

現代人力資源管理是以人為中心來設計的，其宗旨是“以人為本”。人是關鍵要素，首先要服務好人：才能做好管理工作。“以人為本”是指管理的出發點和歸宿點都是“人”，承認人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現代市場經濟和競爭中是決定性的資源。通過開發人的潛能使之發揮到最大限度，調動人的積極性、創造性，這一理念將會貫穿人力資源開發的整個過程。而加強企業人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動態的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關注、關心和承認。

綜上所述，在檔案信息化建設的實際工作當中，應建立有效的發展規化，及時查找問題、解決問題，使信息化的檔案管理走向一個新的局面，要適應檔案管理的自身發展，另外也要適應現代信息化的發展，對檔案管理工作中不適合的作法進行適當的改革，不斷努力學習和吸納新的知識，使檔案管理工作為社會的發展邁上新的臺階。

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