基于信息流轉理論構建高校信息檔案生態系統

張銳

[摘 要]本文基于對信息流轉基本理論的研究，分析了高校信息檔案生態系統構建的組成要素及相互關系，提出了構建高校信息檔案生態系統的相應的建設策略，旨在構建一個科學化、系統化且可持續發展的高校信息檔案生態系統。

[關鍵詞]信息流轉；數字檔案；信息檔案生態系統

[中圖分類號]G201 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2016）05 — 0092 — 02

構建數字檔案系統是高校檔案事業的重要發展方向。數字檔案系統是以計算機計算為基礎，利用各種信息技術手段將原本的館藏檔案資源數字化，收集和捕獲其他平臺有價值的數字信息資源，并通過計算機網絡相互連接，建立分布式、跨地域的有序的信息資源系統。該系統是以用戶的需求為中心，提供各種信息服務。本文根據高校這一特定環境，從生態系統的概念和理論切入，試圖構建一個科學化、系統化、并能持續發展的高校信息檔案生態系統。

一、高校信息檔案生態系統構建的理論依托和現實意義

信息生態理論主要是以信息生態系統為核心并針對信息生態學體系和理論框架的研究，目前他已經逐漸成為國際上一個重要的學術領域。美國學者托馬斯.達文波特（Thomas H. Davenport）在1997年首次提出“信息生態學”的概念，將人類對生態學研究的理念引入到信息管理之中。他認為信息生態學就是“信息的整體管理”，簡單的說，信息生態學即是將信息活動、信息環境等對象用生態學的方法、觀點進行研究的學科。

信息生態系統這一人工系統由信息資源、信息人、信息環境三者組成，并具有一定的自我調節能力。在信息生態系統中，信息人利用多種信息技術手段與信息環境之間進行信息交換，最終使各類信息的比重、數量和信息的流量趨于穩定，這樣就形成了信息生態平衡。信息生態鏈由信息的生產者、信息的傳遞者和信息的消費者三個動態因子組成。信息流轉是指存在于信息生態鏈中的信息人之間的信息交流。學者劉策群、周成聰的《信息生態鏈中的信息流轉》提到了信息流轉的類型，包括信息拒收與信息攝入，信息篩除與信息受理，信息排出與信息吸收，信息內化與信息產出，信息流失與信息供給，信息反饋等。

基于信息生態理論的高校數字檔案系統信息流轉能力研究是運用生態學的概念、理論和方法研究高校數字檔案系統的信息收集、信息交流與信息服務。最終達到優化高校數字檔案系統機構，改善信息組織模式。促進高校數字檔案系統信息資源優化配置，加快信息流轉，提高信息資源利用率，形成并完善高校數字檔案系統信息流轉能力，提升高校數字檔案系統在知識經濟社會的核心競爭力。

二、高校信息檔案生態系統構建的組成要素及相互關系研究

（一）高校數字檔案信息生態系統的構成

高校數字檔案系統由信息人、信息資源和信息環境三要素構成。

1.高校數字檔案生態系統中的信息人

根據其在高校數字檔案生態系統中承擔的功能和扮演的角色不同，高校數字檔案生態系統的信息人可分為三類：信息的生產者、信息的傳遞者和信息的消費者。他們是高校數字檔案系統一切活動的有機構成者，直接決定著高校數字檔案系統的生存和發展。

2.高校檔案系統信息的資源構成

高校數字檔案館的信息資源總體上來講具有廣義和狹義之分。廣義上講高校數字檔案系統信息資源是指納入高校數字檔案系統建設范疇的一切資源，包括數字化的檔案信息、信息系統等信息資源等。狹義上講高校數字檔案系統信息資源僅指數字化的檔案信息資源及與之相關的其它信息網絡上的檔案信息資源等。其具體構成可分為三類：數字化檔案信息資源，包括各單位移交的電子文件，檔案信息網內的檔案信息資源。其他信息網絡的信息資源，包括數字圖書館相關信息資源，數字博物館相關信息資源，其他網站上相關信息資源。相關的人員信息、技術信息、信息系統等信息資源，包括人員信息資源，技術信息資源，系統信息資源等。

信息資源是高校數字檔案系統的基礎和核心，數字檔案系統的一切活動都是圍繞其信息資源展開的。良好、系統的信息資源是高校數字檔案系統工作順利進行的基礎和保障。

3.高校數字檔案系統的信息環境

高校數字檔案系統的信息環境是指圍繞高校數字檔案系統發展而變化，并足以影響或制約高校數字檔案系統成長的一切外部條件的總稱。信息環境一般是指高校數字檔案系統的內部環境。它是保證高校數字檔案系統正常運行，并實現為高校和社會提供檔案信息服務目標的內部條件和內部氛圍的總和。

（二）高校數字檔案系統信息生態鏈的構成及相互依存關系

高校數字檔案系統由三類生態因子構成，即信息生產者、信息傳遞者和信息消費者。不同信息主體有明確的角色分工，在不同的階段可相互轉化。在高校數字檔案館這個生態系統中檔案呈報部門和檔案館員扮演了信息生產者的角色，檔案館員又同時扮演了信息傳遞者的角色，而組織部門、教師、學生等用戶構成了信息的消費者，各因子之間是共生共變相互適應的過程，他們彼此相互依存、相互作用、相互補充、相互制約，促使數字檔案系統這個信息生態環境螺旋式上升，實現生態系統的動態平衡。

為了保持信息生態系統平衡，總有老舊的、沒有利用價值的信息被舍棄，信息傳遞者、信息消費者同時承擔著分解信息的工作。信息生態系統由信息生產者、信息傳遞者、信息消費者、信息分解者四類信息人構成，聯結不同信息人種類的紐帶是信息，高校數字檔案系統信息生態鏈的實質是信息流轉鏈。

（三）高校數字檔案系統信息流轉能力影響因素分析

高校數字檔案系統信息流轉過程分為信息收集、信息處理、信息發布、信息利用、信息反饋五大模塊，并分別對五個模塊中的信息流轉能力影響因素進行分析。

1.信息收集模塊

信息收集是信息流轉的起始環節，擔任著非常重要的任務，是整個信息流轉過程可以順利進行的保障。在信息收集過程中，信息流轉能力主要體現在檔案信息源的選擇與控制能力、信息獲取技術保障能力、信息安全保障能力三個方面。

2.信息處理模塊

任何檔案不經過信息處理都無法供用戶直接使用。信息處理是檔案系統信息流轉的中堅環節，具體過程為信息處理平臺將收集回的原始信息進行組織加工、分類整理，最終將原始信息分為對應檔案系統列表的各種資源，再分別傳送至數字檔案系統對應的數據庫中。信息處理過程中，信息的流轉能力主要體現在信息整合能力、信息處理方式多樣性、信息處理技術支撐能力三個方面。

3.信息發布模塊

信息發布模塊主要有信息列表、信息導航等列表，用于發布查詢不同類型的信息。在信息發布過程中，信息流轉能力主要體現在服務方式多樣化、服務功能完備性、服務平臺易用性、技術維護能力四個方面。

4.信息利用模塊

信息有效利用是高校數字檔案系統信息交流模式的核心和重點，前幾個模塊中各種完備的能力都是為信息利用模塊順利進行做準備。檔案系統旨在為用戶提供高質量檔案信息服務，信息利用是重中之重。信息利用過程中，信息流轉能力主要體現在用戶需求獲取能力、深度分析能力、創新能力三個方面。

5.信息反饋模塊

檔案系統通過收集檔案管理員和檔案用戶對檔案內容與管理的反饋信息，將這些信息反饋給檔案管理過程和各部門檔案遞交入館過程，實現高校從“檔案入館—收藏管理—信息輸出—用戶反饋”全程的質量持續改進與提高，從而使數字檔案系統內部檔案管理質量保障形成一個閉合的環路。

三、構建高校信息檔案生態系統的建設策略

（一）館藏資源建設

館藏資源建設是數字檔案系統信息流轉能力的基礎保障，是數字檔案系統開展信息服務的前提。數字檔案系統的目標是服務，要維持其競爭優勢需要建設館藏資源。

1.制定館藏資源共建共享計劃。高校數字檔案系統館藏資源建設應該有計劃、有條理的開展，應先以機構、學科、領域等具有共同信息特征的單體數字檔案系統為基礎實現局部的館藏資源共建共享，以為日后實現數字檔案系統資源的全面共享奠定基礎。

2.建設特色館藏資源。建設特色館藏資源可以提高數字檔案系統競爭優勢，提高數字檔案系統自身影響度，滿足用戶個性化的需求。高校大學數字檔案系統特色館藏資源建設的定位應以原有資源的結構特征為基礎，根據目標用戶的特點、需求確定館藏資源建設的重點領域，確定本館的特色資源以及特色資源的發展優勢和方向，有計劃地進行特色資源的整序與開發，保證特色館藏資源全面、完整、連續地采集與整理，形成具有較高共享價值的特色資源與完整的特色知識資源體系。

（二）人力資源建設

高校數字檔案系統信息流轉能力中，檔案管理人員的智力資本是高校數字檔案系統信息流轉的重要的基礎資源能力之一，是信息流轉能力重要的載體和外在表現。檔案管理服務能力的提升應著重從以下幾個方面展開：

1.加強檔案管理人員的培訓。要充分給予檔案管理人員繼續深造的機會，并對檔案管理人員進行崗位資格、專業能力、崗位職務提升培訓等，進一步加強其職業技能；要注重培訓理念的創新，并結合激勵機制、約束機制、評價機制等方法，是檔案管理人員能更充分地通過學習，掌握應有的技能，以更好地適應環境；要從內部培養與挖掘檔案管理人員的潛能，為高校數字檔案系統信息流轉能力提供智力支持與保障。

2.提高檔案管理人員的認知能力。認知能力是檔案管理人員發現、分析、解決問題的能力，包括知識經驗、思維能力、學習能力等，是進行檔案趕快來的重要能力，是創新能力培育的基礎。提高檔案管理人員的創新能力和可操作能力，鼓勵檔桿管理人員將理論學習與實踐結合起來，更好地解決檔案管理工作中的實際問題，增強可操作能力和創新能力。

（三）信息技術建設

技術資本是高校數字檔案系統信息流轉能力中基礎資源能力之一，技術有助于推動檔案管理與服務，是高校數字檔案系統建設的有力工具。技術建設強調通過對信息技術、知識技術等的應用與管理，為高校數字檔案系統信息流轉能力建設提供完善、先進的技術、系統、工具上的支持。

（四）學習型數字檔案系統建設

構建學習型數字檔案系統，首先要完成管理結構的構建，扁平化管理可以解決結構上的制度問題，扁平化管理結構使信息交流更加及時，資源整合更具針對性，內部協調更加有效，對外界的反應更加迅速，為學習型數字檔案系統的建立創建基礎和平臺，在服務時間中不斷提高學習和創新能力，促進和推動不同職能部門之間和上下及之間的溝通與協作，并在競爭中形成相互理解、相互學習、整體互動、協調合作的氛圍。從而形成適應學習型數字檔案系統要求的組織體制。

（五）文化型數字檔案系統建設

高校數字檔案系統要充分發揮信息服務的作用，提高數字檔案系統信息流轉能力，更好地為用戶服務，就必須建立一種信息的學習型文化。學習型文化的創建，首先要營造一種內部學習文化氛圍，培養和提高檔案管理人員的自學、創新、進取精神；其次，高校數字檔案系統內部創建一種能夠促進學習、增加溝通與交流、加強創新和應用知識的環境；此外，既要充分尊重個人的興趣，又強調團隊合作意識和知識共享意識，提高團隊的凝聚力和向心力，激勵檔案管理人員盡情發揮個人才智，創造性地開展信息服務。最后，要營造相互信任、倡導合作、鼓勵成功、公平競爭的機制和氛圍，以和諧的組織文化提高團隊成員的學習力和創新力，加強服務管理能力。

結論

構建一個科學化、系統化且可持續發展的高校信息檔案生態系統要從館藏建設、人力資源建設、信息技術建設、學習型數字檔案系統建設和文化型數字檔案系統建設五方面入手，從而提升高校數字檔案系統的服務效果與服務水平。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕黃玉麗.基于圖書情報組織的信息生態心態模型構建及其理論分析〔D〕.中南大學，2009.

〔2〕周慶山，李瀚堿，朱建榮，李騰東。信息生態學研究的概況與術語界定初探〔J〕.圖書與情報，2006，（06）.

〔3〕張新明，王振，張紅巖.以人為本的信息生態心態構建〔J〕情報理論于實踐.2007，（04）.

〔4〕婁策群，周承聰.信息生態鏈中的信息流轉〔J〕.情報理論與實踐.2007，（06）.

〔責任編輯：譚 蕊〕