淺談干部人事檔案管理

摘要：干部人事檔案是檔案資料中十分重要的一類，本文首先提出干部人事檔案管理工作中存在的一些問題，然后指出為了進一步提高干部人事檔案管理工作，需要增強檔案意識，加強檔案室的硬件建設，加強檔案人員培養。

關鍵詞：干部；人事檔案；檔案意識；人才培養

0 引 言

干部人事檔案是組織人事部門在人事管理中形成的，記載和反映干部個人經歷及德才能績，以個人為單位按照規范的要求立卷，集中保存起來以備查考使用的文件材料。它是組織人事部門在錄用、定級、考核、調資、任免、獎懲、培養、選拔和任用干部等工作中形成的原始記錄，與個人工資待遇、社會勞動保障、退休、晉升等關系緊密，是記載人生軌跡客觀面貌的真實反映，是組織人事部門全面、客觀和歷史地考察及正確選拔使用干部的重要依據。

因此，干部人事檔案的管理工作顯得十分重要，如何做到與時俱進，開拓創新，更新管理觀念，適應時代發展需要，是當前各級人事檔案管理部門研究的重要課題。本文旨在通過分析干部人事檔案管理工作存在問題和產生的原因，提出改進干部檔案管理工作的對策。

1 干部人事檔案管理工作中存在的問題

（1）管理意識薄弱。干部人事檔案管理工作，是一項政治性、內部性、保密性很強的工作，由于干部人事檔案記載著干部各個方面的情況，涉及與本人有關的工作和一些重大事件，反映干部的功績、過錯。它的絕大部分內容只限于組織掌握，不向社會開放，也不得隨便公開。它是一項不引人注目工作，領導一般會安排能靜得下心、安心負責的人從事這項工作，這些人不會叫、不善鬧、默默無聞，因此常常看不到它的重要性，慢慢地就被邊緣化了。有的人認為，現在使用干部重在現實表現，直接考察這個人的現狀就行了，干部檔案作用不大國；有的人雖然口頭上講干部人事檔案工作重要，但在實際工作中卻覺得沒那么重要。這些情況表明，有相當一部分人對干部人事檔案工作的認識不到位，檔案管理意識薄弱。

（2）管理方法落后。目前，多數單位干部檔案信息的主要載體仍是紙質材料，尚未完全實現電子化，在需要查詢干部檔案信息時需要大量的人工操作，費時費力。這不符合電子化、無紙化辦公的大趨勢，不利于干部檔案信息的查詢檢索、復制傳遞和開發利用。

（3）管理設施不全。檔案庫房不夠規范，許多單位的庫房，不符合防盜、防火、防光、防潮（水）、防高溫、防塵、防蟲霉、防有害氣體的“八防”和庫房、閱檔室和辦公室“三室分開”的要求，檔案設備比較陳舊，管理技術落后，特別是調閱檔案需要反復翻閱檔案原始材料，雖然計算機技術得到廣泛的普及，但許多先進的技術手段和管理理念還沒有應用到檔案管理上來。

分析以上問題產生的原因，有檔案意識淡薄的因素，有管理方法落后的因素，也有管理設施不全等諸多因素，但歸根到底還是由于檔案的管理工作沒有與時俱進。因此，要加強領導，增強檔案意識，加快檔案室的硬件建設，加大對檔案人員培養的力度，開拓創新，與時俱進，把檔案管理工作推上一個新臺階。

2 改進干部檔案管理工作的對策

（1）加強領導，增強檔案意識。《干部檔案工作條例》明確規定：“各級組織、人事部門，應加強對干部檔案工作的領導，及時研究工作中出現的問題，采取有效的措施，不斷加以改進，提高科學管理水平。”要做好干部檔案管理工作，離不開領導的重視，單位領導要把干部檔案管理工作擺上重要議事日程，要與單位的建設同步發展，改變長期以來形成的檔案工作只是配角的意識，正確認識檔案工作的性質、地位和作用，要大力宣傳檔案工作的意義，從領導干部到具體的工作人員要跟上時代步伐，更新管理觀念，深化檔案管理工作改革，適應時代發展需要。加強檔案法律法規的學習，使干部職工認識檔案工作的重要性，更好地支持檔案管理工作。

（2）加強檔案室的硬件建設。首先，要給予干部人事檔案管理工作充足的資金支持，保證能夠完全按照規定設置獨立的干部人事檔案工作場所。其次，要購買一些防濕、防塵的設備，確保檔案資料的安全。最后，就是要及時為檔案室配備必要的管理設備，如計算機、掃描儀、光盤刻錄機等相應的管理設施和辦公設備。要努力改善干部人事檔案工作條件，采用檔案管理系統專用軟件來管理干部人事檔案，改變傳統手工操作信息存儲量少，檢索查閱慢的現狀，逐步運用計算機儲存、傳遞、檢索檔案信息，提高檢索速度。

（3）加強檔案人員培養，提高業務能力。一是要加強對檔案工作人員的基礎培訓，將檔案工作人員培養納入人才培養計劃，通過專業培訓、網絡學習、主題講座、進修學習等，提高檔案管理工作人員的專業技能水平。二是加強對檔案工作人員的計算機運用能力培訓，學習與檔案信息化有關的計算機應用基礎知識，數字化技術知識，網絡技術知識，特別要注重培養既懂檔案專業技能又精通計算機應用的復合型人才，建立一支熟悉業務、相對穩定的專業隊伍，培養新一代檔案管理人才，形成檔案管理人才梯隊，適應檔案業務發展的要求，推動檔案管理水平的提高。

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姓名：林建華

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