OA系統(tǒng)對(duì)高校教代會(huì)提案工作的促進(jìn)

胡煜 延坤（中國(guó)石油大學(xué)（華東） 山東青島 266580）

OA系統(tǒng)對(duì)高校教代會(huì)提案工作的促進(jìn)

胡煜 延坤（中國(guó)石油大學(xué)（華東） 山東青島 266580）

高校教代會(huì)提案工作是高校民主管理的一個(gè)主要體現(xiàn)形式，既往的提案工作受限于各種因素，提案質(zhì)量較低，提案辦理過(guò)程冗長(zhǎng)，提案辦結(jié)情況不透明，低效率的工作和不透明的結(jié)果給民主管理工作帶來(lái)了諸多不便。現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)OA系統(tǒng)能夠解決提案工作中遇到的這些問(wèn)題，能夠提升效率，增加民主透明度，研究OA系統(tǒng)在提案工作中的應(yīng)用有著很現(xiàn)實(shí)的效應(yīng)。

OA系統(tǒng)；高校教代會(huì)；提案；促進(jìn)

高校教代會(huì)工作作為學(xué)校現(xiàn)代化管理制度體系中的一個(gè)重要組成部分，承擔(dān)著貫徹黨的路線方針政策，維護(hù)教職工合法權(quán)益，組織教職工參與學(xué)校民主管理和民主監(jiān)督，團(tuán)結(jié)教職工積極投身教育改革事業(yè)等工作的艱巨任務(wù)。它的民主管理、干部監(jiān)督、權(quán)益維護(hù)、隊(duì)伍建設(shè)這四大職能要通過(guò)教代會(huì)提案來(lái)實(shí)現(xiàn)，實(shí)際操作中教代會(huì)提案存在很多困難和問(wèn)題，這需要一個(gè)合理、高效、透明的機(jī)制來(lái)解決。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)空前發(fā)達(dá)的社會(huì)，辦公自動(dòng)化、信息交互化、管理扁平化，傳統(tǒng)的提案辦理模式越來(lái)越顯的局促而無(wú)力。而基于公文審批流程的OA系統(tǒng)能充分、有效的解決這一問(wèn)題。

一、OA簡(jiǎn)介

OA系統(tǒng)全稱為辦公自動(dòng)化(OfficeAutomationOA)系統(tǒng)，既信息處理系統(tǒng)，由計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子信息技術(shù)和辦公產(chǎn)品結(jié)合而成的，主要用于組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各種業(yè)務(wù)處理流程。OA系統(tǒng)包括組織人員、組織架構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、辦公設(shè)備、文件信息等基本要素。OA系統(tǒng)的主要處理對(duì)象是公文，公文是目前高校內(nèi)進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理的主要載體，高等院校應(yīng)對(duì)日益復(fù)雜龐大的公文管理的解決方法之一是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、高速網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和智能化電子辦公設(shè)備，建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。在學(xué)校多地辦學(xué)情況增多，人員和事務(wù)量高速增長(zhǎng)的背景下，學(xué)校應(yīng)該通過(guò)建立OA系統(tǒng)，采用新的辦公模式以提高辦事效率，加快信息化校園建設(shè)。

二、教代會(huì)提案面臨的問(wèn)題

1.提案數(shù)量逐年減少

目前各高校所征集到的教代會(huì)提案數(shù)量都在逐年減少，代表提交提案顧慮過(guò)多，渠道不暢通，有的高校每年只能在開(kāi)教代會(huì)前才能收到提案，同時(shí)真正參與到提案工作中積極性高的人只占很少的一部分，部分教代會(huì)代表從來(lái)就沒(méi)有提出過(guò)提案，也無(wú)從談及履行他們作為教代會(huì)代表的職責(zé)。

2.提案質(zhì)量良莠不齊

教代會(huì)代表在考察調(diào)研等方面做的工作不夠，導(dǎo)致提案隨意性較大。部分提案立意不高，反映的問(wèn)題層次較低，多屬于整改建議。而且很多提案僅是從少部分人的立場(chǎng)出發(fā)，反映的問(wèn)題不具備代表性。提案不能以學(xué)校建設(shè)發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)，缺乏應(yīng)有的高度和深度。部分提案提案人缺乏作為從事提案涉及行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，他們的設(shè)想很理想，實(shí)現(xiàn)起來(lái)很困難，脫離學(xué)校實(shí)際情況，沒(méi)有可操作性。有部分提案表述不清晰，內(nèi)容不具體，分析問(wèn)題不深入，沒(méi)有提出解決問(wèn)題的辦法、建議及途徑，僅僅是提出對(duì)某些問(wèn)題的意見(jiàn)，造成有關(guān)部門(mén)難以辦理，拖延辦理時(shí)間。

3.提案辦理不流暢

學(xué)校各部門(mén)對(duì)提案工作的重視程度不一致，有的部門(mén)對(duì)提案很重視，能夠很快的辦理和落實(shí)，但是仍有很多部門(mén)對(duì)提案工作的認(rèn)識(shí)不足，提案辦理工作不到位、不及時(shí)。有的部門(mén)用既往的文件對(duì)提案進(jìn)行解釋和搪塞，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到要與時(shí)俱進(jìn)，文件早已跟不上形勢(shì)的變化，不是去修改文件或者制定新的文件，而是滿足于現(xiàn)狀用舊文件應(yīng)付新問(wèn)題。有的部門(mén)對(duì)提案的辦理和落實(shí)只停留在紙面上，沒(méi)有實(shí)際的工作，更有一些部門(mén)對(duì)提案的辦理是敷衍了事，用條件不成熟或者需要進(jìn)一步協(xié)商等理由拖延擱置，往往提案處理會(huì)不了了之。

4.提案辦理結(jié)果不透明

按照規(guī)定，每次教代會(huì)要對(duì)上屆教代會(huì)提案落實(shí)情況在大會(huì)上進(jìn)行報(bào)告，可是因?yàn)榭陀^條件的限制，一些提案落實(shí)不到位，問(wèn)題得不到解決，而報(bào)告又經(jīng)常是對(duì)總體情況進(jìn)行了概述，普通職工對(duì)提案辦理結(jié)果無(wú)法了解，對(duì)具體提案辦理情況不清楚，造成了每屆教代會(huì)都有重復(fù)上屆教代會(huì)提案的情況。

5.提案辦結(jié)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)

一個(gè)提案往往要經(jīng)過(guò)代表調(diào)研、提案委員會(huì)審核、職能部門(mén)辦理、校領(lǐng)導(dǎo)審閱、反饋代表和公示等環(huán)節(jié)，大致需要兩月以上。在這期間因?yàn)樾畔⒘魍蠛吐毮懿块T(mén)推諉等諸多因素，會(huì)拉長(zhǎng)辦理時(shí)間到一年以上。提案辦結(jié)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，會(huì)導(dǎo)致教代會(huì)代表產(chǎn)生疑惑，影響提案工作的權(quán)威性。

三、解決的辦法

1.OA系統(tǒng)應(yīng)用的必要性

目前，中國(guó)己經(jīng)邁入了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)+概念已經(jīng)和我們的工作、生活、學(xué)習(xí)息息相關(guān)，如果高等院校教代會(huì)的提案工作還要通過(guò)紙質(zhì)媒介，人工辦理，逐層轉(zhuǎn)辦，高校引領(lǐng)科技前沿的身份和這樣低下的工作效率、落后的工作常態(tài)是十分不符的。

2.OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)提案辦理的結(jié)構(gòu)

提案辦理過(guò)程從計(jì)算機(jī)技術(shù)角度來(lái)講是個(gè)工作流，工作流技術(shù)（Workflow）將工作流程的計(jì)算模型大量應(yīng)用于當(dāng)前的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，它通過(guò)把現(xiàn)有的公文審批流程通過(guò)工作流程模型實(shí)例化后，將工作分解為若干個(gè)步驟，每個(gè)步驟設(shè)定相應(yīng)的審批人，由相關(guān)的人員共同協(xié)作完成一項(xiàng)工作，從而實(shí)現(xiàn)辦公過(guò)程的自動(dòng)化。

各高校現(xiàn)有的OA系統(tǒng)，有的實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通或者整合，有的還是沒(méi)有有效連接或整合，但這不影響教代會(huì)提案工作在OA系統(tǒng)里的應(yīng)用，現(xiàn)行的OA系統(tǒng)只要提供學(xué)校教師和各職能部門(mén)的權(quán)限與接入就可。OA系統(tǒng)應(yīng)用于提案辦理時(shí)有五個(gè)層面，分別是代表、提案委員會(huì)、承辦單位、校領(lǐng)導(dǎo)、全體教職工。

3.教代會(huì)提案的OA系統(tǒng)圖解

OA系統(tǒng)應(yīng)用于提案辦理時(shí)的五個(gè)層面，他們有各自的入口和權(quán)限。代表作為提案的發(fā)起者，具有發(fā)起提案、修改提案和接受辦理情況反饋的權(quán)限；提案委員會(huì)作為提案的管理者，具有判斷、返還、刪除、轉(zhuǎn)發(fā)的權(quán)限；承辦單位作為提案的辦理者，具有判斷、轉(zhuǎn)達(dá)的權(quán)限；校領(lǐng)導(dǎo)作為提案的審核者，具有簽署意見(jiàn)的權(quán)限；全體教職工作為提案的受益者，具有了解辦理進(jìn)度和處置結(jié)果的權(quán)限。

四、應(yīng)用OA系統(tǒng)辦理提案帶來(lái)的實(shí)效

1.提案質(zhì)量提升

通過(guò)OA系統(tǒng)，教代會(huì)提案實(shí)現(xiàn)了信息資源共享，避免了重復(fù)提案，代表們?cè)谙到y(tǒng)中可以參考往年和他人的提案，這樣可以有效的促進(jìn)各位代表提高提案質(zhì)量，減少低質(zhì)量、高重復(fù)、無(wú)重點(diǎn)、少措施的提案的產(chǎn)生。

2.提高工作效率

提案工作在過(guò)去至少要一個(gè)月甚至一年才能走完全部流程，而在OA系統(tǒng)里實(shí)現(xiàn)提案辦理的話，理論上一個(gè)提案的辦結(jié)時(shí)間一天就夠了。代表無(wú)需再考慮提案的辦理過(guò)程和辦理部門(mén)，提案委員會(huì)在轉(zhuǎn)發(fā)提案時(shí)也不用到各職能部門(mén)送達(dá)、回收，職能部門(mén)辦理提案省去了召集代表反饋的環(huán)節(jié)，校領(lǐng)導(dǎo)審批提案也不再受時(shí)間和空間的限制，全校職工能在第一時(shí)間看到提案辦結(jié)情況……這大大提高了教代會(huì)提案工作的效率。

3.規(guī)范辦理流程

因?yàn)椋琌A系統(tǒng)辦理提案是個(gè)工作流過(guò)程，在OA系統(tǒng)里設(shè)置提案辦理過(guò)程時(shí)，預(yù)設(shè)了提案的代表資格審核，提案委員會(huì)權(quán)限，提案相應(yīng)的辦理職能部門(mén)，職能部門(mén)對(duì)應(yīng)的分管校領(lǐng)導(dǎo)，自動(dòng)反饋給提案代表，公開(kāi)公示范圍等限制條件。所以，OA系統(tǒng)辦理提案的過(guò)程一經(jīng)設(shè)定就不再改變，這可以有效規(guī)范提案辦理流程，避免出現(xiàn)辦理方式不規(guī)范、流程隨意改動(dòng)、環(huán)節(jié)缺失等現(xiàn)象。提案工作的規(guī)范化對(duì)教代會(huì)的嚴(yán)肅性有很好的促進(jìn)作用。

4.促進(jìn)民主建設(shè)

在集合各類資源的OA系統(tǒng)里，提案的設(shè)立、審核、辦理、批復(fù)、反饋、公示等各環(huán)節(jié)都可以做到網(wǎng)絡(luò)可視化，任何一個(gè)教職工都可以通過(guò)登陸OA系統(tǒng)賬號(hào)，方便及時(shí)的了解提案辦理情況和結(jié)果。這對(duì)促進(jìn)民主建設(shè)，實(shí)現(xiàn)教代會(huì)民主監(jiān)督只能有著非常好的效果。

五、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代高校的行政管理越來(lái)越重視多職能部門(mén)之間的協(xié)作，通過(guò)信息的共享實(shí)現(xiàn)管理的高效，體現(xiàn)高校民主管理的教代會(huì)提案工作應(yīng)用OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)之后，會(huì)極大的促進(jìn)提案質(zhì)量提升，提案辦理效率加快，提案工作透明度提高。教代會(huì)提案工作在OA系統(tǒng)辦理，廣大教職工可以通過(guò)OA系統(tǒng)方便的了解學(xué)校重大事項(xiàng)，可以靈活的為學(xué)校獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策、為自身訴求暢所欲言，可方便的進(jìn)行提案查詢，可以利用OA系統(tǒng)解決更多的問(wèn)題。同時(shí)，學(xué)校及各級(jí)工會(huì)組織通過(guò)OA系統(tǒng)可以更好地聽(tīng)取群眾的訴求和意愿，掌握學(xué)校教職工思想動(dòng)態(tài)，了解辦學(xué)、施教、生活中的熱點(diǎn)問(wèn)題，以數(shù)據(jù)為依據(jù)，科學(xué)的做出決策。OA系統(tǒng)在教代會(huì)提案工作中的應(yīng)用會(huì)很好的解決當(dāng)前提案工作中的一些問(wèn)題，提升辦公效率，增加民主監(jiān)督透明度。

延坤（1983--）女，山東廣饒人，山東石大勝華化工集團(tuán)工程師。

10.19312/j.cnki.61-1499/c.2016.10.069

胡煜（1980--）男，甘肅天水人，中國(guó)石油大學(xué)（華東）講師，工會(huì)正科級(jí)干事，研究方向：高教管理；