文書檔案的形成與歸檔整理

王敏　楊湘玲

【摘 要】文書檔案根據各單位工作職能的不同，明確具體的歸檔范圍。研判材料是否歸檔的規律是：收集的文件材料與本單位的關系是否密切，將來有無利用價值。文書檔案分別來自上級文件、本單位文件材料，同級單位文件材料和下級文件材料。文書檔案的整理有其規律性，要掌握文書檔案的歸檔范圍、保管期限、分類組卷方法。按照文件形成的時間順序，以件作為歸檔單位整理歸檔，盡量保持文件之間的關聯。在歸檔文件首頁上方的空白處加蓋檔號章，并填寫有關的欄目內容。編制頁碼和打印目錄，裝盒入庫上架存放。

【關鍵詞】文書檔案；歸檔；整理

文書是在處理公務及社會活動中必須應用的信息材料，文書檔案是保存起來的歷史活動記錄，具有歷史性和查考性。文書檔案直接來源于文書，文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿，有了文書才有文書檔案，沒有檔案，文書也就很難得到保存。形成文書的目的在于處理現實事務，形成檔案的目的在于將處理完畢的文書有規律地組合起來，以發揮歷史的價值作用。

各個單位根據其工作職能的不同，形成的文件材料也不同，各自有其具體的歸檔范圍。研判材料是否歸檔的共同規律是：收集的文件材料與本單位的關系如何？就是與本單位的關系是否密切，將來有無利用價值，從這一點出發可以有一個基本概念，對上級文件、本單位文件，同級文件和下級文件材料那些要歸檔，哪些不需要歸檔基本上做到心中有數。

1 文書檔案的形成

1.1 上級文件的歸檔

上級文件要歸檔的主要有二部分文件材料：一部分是針對本單位發的文件，如有關本單位機構、人事、職稱、工資、福利、經費、物資、獎懲等方面的批復、通知、通報，這是最重要的依據材料，有的需要永久保存，有的需要長期保存。另一部分是國家、省、市縣各部門發的法律、法規、政策規定，以后要作為執行的依據，要歸檔作為短期保存。

1.2 本單位文件材料的歸檔

本單位的文件材料基本上都要歸檔，不僅僅是正式發文，不是紅頭文件的計劃、總結、匯報、領導講話、登記表、統計表、會議記錄等等都要歸檔。重要的永久保存，一般的長期，作用不大的短期。包括：

（1）本單位向上級機關申報的各類請示報告和批復文件。

（2）黨委發出的決定、決議、請示、批復、通知、通報。黨委、 黨委擴大會議、黨委民主生活會等會議紀要、記錄。

（3）黨委關于成立合并或撤銷組織機構、更改名稱、啟用印章等文件，黨委思想工作方針、目標、考核細則等。

（4）本單位各職能處室印發的各類文件，本單位制定的各項管理制度、辦法。

（5）本單位機構成立、合并、調整、撤銷、更改名稱和啟用印章等的通知。

（6）本單位編制的基本情況、單位歷史、歷史沿革、大事記及反映本單位歷史與工作活動的資料，單位半年及年度工作計劃、總結等。

（7）干部、工人晉級工作總結和名單，職工工資調整、晉升、職稱改革聘用等文件。職工任職、聘任、解聘、合同等文件。

（8）職工調動、招聘、錄用，大、中專畢業生分配等文件；醫療衛生類的有關規定、規章制度等。

1.3 同級單位文件材料歸檔

同級機關，兄弟單位的材料主要看與本單位是否有關系，一般的參閱件不必歸檔，但合同、協議，重要的來往信件要歸檔，有的與本單位的文件材料一起歸檔（如合同、協議）重要的永久保存，一般的長期保存。

1.4 下級單位文件材料歸檔

下屬單位的重要文件、制度、計劃、總結、統計報表要歸檔，重要的長期保存，一般的短期保存。

文書檔案的全部文件材料，由文書處理人員（文書兼職檔案員）負責收集積累，經初步分類整理于次年第二季度前向綜合檔案室移交。

歸檔份數：各類文件材料一般歸檔一份，重要的本單位發文和對外發文為一式二份。

2 文書檔案的整理

文書檔案的整理要按照國家標準《文書檔案案卷格式》進行。整理檔案也和其他工作一樣有其規律性，也就是要掌握文書檔案的歸檔范圍，保管期限，分類組卷方法：

2.1 卷內文件排列

按照文件形成的時間順序，以件作為歸檔單位整理歸檔。盡量保持文件之間的關聯（即反映同一問題的文件材料可放在一起歸檔），一份文件為一件，請示與批復合為一件。

文件排列順序為：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后；轉發件在前，被轉發件在后；多種文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；案件材料結論、決定、判決材料在前，依據材料在后。

一般文件可按問題或時間順序排列。對于作者、問題、名稱單一的案卷，可按形成時間先后排列；由一個作者幾個問題的案卷，按問題分成幾組，每組按時間排列；由一個問題幾個作者的案卷，可先按作者分開，每組按時間排列；幾個作者幾個問題的應先分問題再分作者，再按時間排列；涉及幾個地區的，應先分地區，再按時間排列。

2.2 文件編號

在歸檔文件首頁上方的空白處加蓋檔號章，并填寫有關的欄目內容。

全宗號：檔案局給立檔單位編制的代號。

類別號：不同門類檔案的代號（文書檔案的代號為A）。

機構：文件形成或主管部門的簡稱或代號。

件號：以年度為界線，一個保管期限編一個流水號。

年度：文件內容針對的年度。

期限：文件的保管期限（分為：永久、長期、短期）

2.3 案卷編目

案卷編目工作內容有：編頁（件）號、填寫卷內文件目錄和備考表，編制案卷封面和脊背等。

每一件歸檔材料都要在每頁統一的地方編制頁碼，按照年度、保管期限打印文件目錄兩份，一份作為檢索目錄，一份放入卷盒。填寫卷盒內備考表，按照文件編號順序裝入檔案盒并填寫脊背上的盒號、檔號內容，入庫上架存放。

經整理過的文書檔案編目清晰查找方便，有利于為各項工作提供更好的服務。

[責任編輯：王偉平]