淺析中職學生在用友T3總賬系統操作中的常見問題

羅燕

[摘要]會計信息系統應用是一門理論和實踐緊密結合的課程，它以會計軟件操作為主要學習內容，對會計專業的中職學生而言，學好總賬系統操作是學習會計軟件中最基本、最重要的環節，也是學習會計軟件其他模塊系統的基礎。文章以用友T3軟件為例，主要圍繞中職學生在總賬系統初始化設置、日常業務處理、出納管理及期末業務處理等操作中常見的問題，分析造成錯誤的成因，給出具體的解決方案，以期為老師實際的教學工作提供幫助。

[關鍵詞]會計信息系統；用友T3軟件；總賬系統；中職學生

會計信息系統應用是一門研究計算機在財會領域應用的課程。目的是借助現代信息技術實現財務與會計的現代化，即實現用計算機代替手工來完成諸如記賬、算賬、報賬等會計工作。它不僅是一門實用性較強的課程，也是一門會計專業理論、方法與實踐相融合的課程，具有多元化、數字化、實時化等特點。會計信息系統應用以會計軟件操作為主要學習對象，目前，在中等職業院校的會計專業中普遍圍繞用友T3軟件的應用來展開教學。其中，總賬系統是用友T3軟件運用最為廣泛的模塊，是財務及企業管理軟件的核心系統，也是學習軟件其他模塊的重要基礎。總賬管理系統既可獨立運行也可同其他系統協同運行，在會計信息系統中起到統領作用，是學生學習用友T3軟件的重中之重。因此，在教學過程中應特別注重總賬系統模塊的實驗。本文主要針對總賬系統在初始化設置、日常業務處理、出納管理以及期末處理四個環節中一些常見的問題展開分析和處理。

1.初始化設置中的常見問題及分析處理

初始化設置在總賬操作系統中相對簡單，主要有設置系統參數、錄入期初余額、試算平衡等操作。學生容易出現錯誤的地方主要體現在：對總賬系統參數設置缺乏理解和重視，以及由于粗心大意等原因進行期初余額錄入時試算不平衡。

對于參數設置的問題，主要原因是沒有理解總賬系統參數設置的作用和意義。對于試算不平衡的問題，主要原因可能有：一是金額錄入或方向可能有誤。由于操作員輸入錯誤數據，或借貸方有誤，導致試算不平衡。因此，發現試算不平衡時，應首先檢查所輸入的期初數據正確與否。二是科目屬性設置錯誤?；A設置中會計科目的設置涉及內容較多，其中任何一項設置不對，都可能引起期初余額試算不平衡。三是不當修改會引起數據差錯。在錄入完期初余額后，又對相關項目進行修改，造成系統期初數據出現混亂，導致期初余額試算不平衡。

在教學中應當重點強調期初余額錄入的重要性和準確性，提高謹慎意識，只要出現試算不平衡的情況，一定是期初數據錄入有誤，即使在試算平衡的情況下也要相互比對，反復檢查。總賬參數設置上可以后續操作中或是在出現錯誤時，及時提示和引導學生回到總賬參數的設置中進行查看，進行前后聯系，找到問題的根源及操作依據。

2.日常業務處理的常見問題及分析處理

日常業務處理主要包括填制憑證、審核憑證、記賬等操作，其前提是做好日常經濟業務的分析。學生容易出現錯誤的地方集中在憑證填制環節。例如，不能輸入制單日期；在科目錄入的過程中出現不符合“借方必有”

“貸方必有”“憑證必無”等錯誤提示；在填制憑證時，許多學生不會熟練使用放大鏡進行科目選取，習慣打字輸入，操作效率低；憑證填制完成后經常彈出“客戶往來科目的客戶不能空”“供應商往來科目的供應商不能空”等提示。

造成上述錯誤的原因及處理方法，一是學生沒有掌握制單日期和啟用日期的邏輯關系。軟件采用序時控制時，后一張憑證的制單日期不得早于前一張的制單日期。為保險起見，應將系統日期調至操作月份的月末進行操作。二是學生對會計科目的分類和性質掌握不夠牢固，在會計電算化條件下，系統已經對會計分類進行了設置，即“1資產、2負債、3共同、4權益、5成本、6損益”，教學上要注意引導，要求學生牢記科目所對應的大類，能夠熟練的從中進行選??；在科目錄入過程中出現限制條件是由于對“收、付、轉”字的選取有誤，更改正確即可以保存憑證。三是學生在操作練習中過于機械跟隨，盡管一些學生能夠通過教師的演示，記住正確的操作流程，但是對于輔助賬設置作用沒有真正理解。正確的操作應在填制憑證時，會計科目輸入后點擊回車鍵，會自動彈出選擇的界面，選中所對應的選項雙擊即可。

因此，教師在進行輔助賬的教學時，一定要注重對給定材料的分析，再進行演示操作。在日常業務處理環節，練習經濟業務的數量和涉及面要足夠廣泛和代表性，并在具體操作過程中多設置障礙讓學生進行解決，以提高他們的實踐興趣。

3.出納管理的常見問題及分析處理

在出納管理環節，學生經常忘記進行出納簽字，或是出現系統不能支持出納簽字的提示。原因可能在于，學生需要進行多角色扮演，操作時需來回切換操作員，導致對出納簽字工作的遺忘。教學指導上，可以采用分組的形式，明確操作流程和人員分工，讓學生按所分配的角色進行對應的操作，以團隊的形式完成布置的任務。

出現出納人員不能進行簽字的現象，第一種可能是學生沒有給出納人員賦予相應的權限，此時可以通過功能權限的補充設置，在系統管理中進行出納人員出納簽字權限的增加來解決；第二種可能是在總賬系統控制參數設置時，沒有勾選“出納憑證必須經出納簽字”選項，我們只要回到總賬系統“設置”菜單中“選項”命令中，進行勾選即可；第三種可能是沒有對“庫存現金”“銀行存款”科目進行指定操作。正確的方法是回到基礎設置中，進入到會計科目的“編輯”選項中，分別指定“庫存現金”和“銀行存款”科目為“現金總賬科目”“銀行總賬科目”。教學上，要盡可能地收集典型錯誤，通過正誤操作的前后對比，加深學生的理解。

4.期末業務的常見問題及分析處理

期末業務較前述部分難度最大，主要是進行轉賬憑證的自定義和生成、對賬以及結賬操作。其中，轉賬憑證的自定義和生成操作難度較大，學生不容易理解，較多問題出現在公式設置不當，不能生成轉賬憑證，或生成錯誤的轉賬憑證等現象，還時常遇到無法結賬的問題。

在進行總賬系統期末自動轉賬憑證的設置，既要求學生熟悉系統函數的運用和公式的設置，又要在具體的業務處理時，能根據單位經濟業務的變化及時進行轉賬公式的修改或調整，這些要求都對學生提出很大的挑戰。自定義轉賬設置不正確，可能的原因有：記賬方向設置錯誤或記賬金額計算公式設置錯誤等；或是存在相關聯的未記賬憑證，導致賬中取數不完整。正確的操作分別為進入“自定義轉賬設置”窗口修改轉賬定義；或先將所有相關聯的未記賬憑證全部記賬，然后再執行“期末”菜單下“轉賬生成”即可。

出現不能結賬的原因，可能是由于期初余額試算不平衡，或是還有未記賬憑證，如果啟用了其他模塊，也可能是因為其他子系統尚未結賬。一一對應的解決方法是：進入“期初余額錄入”窗口，檢查并修改期初余額；若憑證已記賬，須將所有已記賬的憑證取消記賬方可修改；查詢憑證，對所有未記賬憑證全部記賬；檢查其他子模塊，先對其他子系統結賬，然后重新進行總賬系統結賬操作。

教學上，期末業務處理部分應以加大練習量為主，在反復操作中使學生慢慢體會，加深對函數公式、操作順序的理解。目前，有關用友T3的教材中期末業務處理操作都會放在總賬模塊里進行講解，為更符合會計日常工作特點，建議放在其他子模塊都已學習完成后，并在財務報表模塊前進行講解操作更為合適。

5.結論

集中以上四點分析，本文歸納了中職學生在學習用友T3軟件總賬系統模塊當中經常出現的差錯。中職學生由于知識面窄，年紀偏小，理解能力相對較弱等特點，學習用友T3軟件缺乏系統性和全局性的思維，學習起來感到抽象、枯燥，不能有效的結合實際業務進行處理。對此，教學安排上，可以結合學生會計手工賬等課程資料，將手工賬的資料和數據信息引入用友T3軟件中進行操作，通過對比和銜接，提高學生的學習效果。同時，老師在總賬系統操作的講解當中應當給予足夠多的重視，不斷改進教學方式方法，切實增強會計信息系統應用課程的教學效果。