電子公文批轉系統的設計思路

閆少春

摘 要：隨著鐵路信息化的高速發展，辦公的自動化、網絡化也變得日益重要。為了實現公文網上發送，全段各部門都能按上級機關要求及時簽收公文，避免出現文件積壓和工作貽誤現象，保證政令暢通，信息及時。提高公文管理水平，降低辦公使用成本，推行電子公文簽收批轉是順應社會發展趨勢，加快電子辦公建設的必然。本系統主要使用IIS信息服務器與ACCESS數據庫等軟件構建在線辦公的系統。它不僅解決了公文批轉的責任劃分，也提高了辦公效率，實現了空間的跨越，已在我段得到了廣泛的使用。該系統在公文的發布、瀏覽、簽收、反饋、上傳等功能上都采用了權限設置，確保系統的完整性和可靠性。

關鍵字：電子公文；辦公自動化；公文批轉；電子辦公

中圖分類號：TP311.561 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.11.042

文章編號：2095-6835（2016）11-0042-01

1 概述

電子公文作為信息載體，與紙質公文一樣具有時效性、準確性、唯一性的優點。公文是上級機關安排工作、傳達政令的主要途徑。做好公文簽收是各站段和部門落實上級安排部署最基本和最重要的工作之一。各站段和部門在固定時間來登陸系統辦理公文的簽收和批轉，確保時效；相關信息技術部門確保系統的運轉正常，避免因斷電斷網造成公文無法受理的問題。上級部門及時跟蹤督查，對不簽收未處理的進行通報考核，追究責任。

為了滿足路局發布公文站段簽收的需求，我段自主開發了站段公文批轉系統。路局公文發布的及時性和準確性，要求我們必須將電子化公文管理工作上升到戰略性高度。但是，當前公文管理的流程和標準還不成熟，需要人工打印和傳真，然后再由領導批示后，登記轉發。為了進一步推動鐵路信息化的發展，提高辦公效率，要實現公文的簽收和批轉全程網上發布。

公文簽收系統以數據管理為核心，在數據庫等計算機信息系統的支持下，對公文處理的各種信息進行收集、整理、存儲、檢索、統計和下發。為了實現對公文信息的有效管理和操作，就要把這些信息轉化為規范的數據結構，并使之適應公文管理的要求，提供網絡電子公文簽收功能為企業管理提供方便。但由于基層部門缺乏既精通公文管理業務又懂計算機應用的人才，參與系統的管理和維護仍然有很多困難，無法完全模擬現實的公文批轉，難以將需求準確細化。

2 需求分析

路局下發了公文，站段辦公人員在線瀏覽后進行簽收操作，并下載附件；然后將該公文使用WORD進行HTML轉化，變成可以發布的內容格式，然后登陸公文批轉系統，添加新公文。添加時，選擇下發公文所涉及的車間部門，同時，將段領導的批示信息附加到公文上，如果涉及多位領導和多個部門，則分別將這些信息按重要程度進行附加，再將附件上傳到該公文內。

當各車間部門負責人登陸系統后，所有與本車間部門相關的公文將顯示，并等待用戶簽收。未簽收的公文使用紅色標記標示出來，簽收的公文則使用綠色標記。當點擊簽收后，該公文就被該部門所簽收，并變成綠色標記。部門領導在看到該公文后，同時把公文的落實負責人填寫上，并將批示信息填上；落實人再登陸系統，看到公文的信息，就將著手處理公文所包含的工作內容，處理進度和處理的結果可以隨時上報。

3 系統設計

電子公文簽收批轉系統需要對所有地點網絡計算機軟硬件環境進行全面的測試。開發前，進行了詳細的功能需求分析與編制。

系統的數據庫設計：

建立公文數據表，包含下發時間、下發部門、公文名稱、公文類別、簽收狀態、站段領導批示、部門領導批示、負責人回復等字段。

建立管理用戶表，包含用戶名、密碼、用戶權限等字段。

建立公文的附件表，包含公文索引、公文附件名稱、附件路徑、附件大小、發布時間等系統的功能設計。

高級用戶登陸系統可以使用發布公文的功能，普通用戶登陸只能看到自己相關的公文并進行簽收和附件下載。段領導登陸可以看到所有公文并進行批示，同時將公文發給所涉及的車間部門。部門領導登陸后，看到需要自己進行處理的公文，將公文的負責人填上，并寫出自己的意見。公文的負責人在收到公文后，將進行按照文件進行工作，并將工作內容和進度及時反饋。

電子公文簽收批轉系統，分析了現實管理公文的每個環節，并基本實現了其管理功能。

〔編輯：胡雪飛〕