國家骨干校檔案管理工作創(chuàng)新策略

趙媛

我們應(yīng)發(fā)揮國家骨干高職院校的示范引領(lǐng)作用，更新理念與工作方法，創(chuàng)新高職檔案管理工作，提升高職檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建設(shè)高職檔案文化，夯實校園文化基礎(chǔ)，增強檔案的服務(wù)育人功能。

國家骨干高職院校具有鮮明的特色以及良好的發(fā)展條件和較強的發(fā)展?jié)摿ΓI(lǐng)導(dǎo)能力、綜合辦學水平得到各方面的高度認可，教育教學改革、專業(yè)建設(shè)、社會服務(wù)方面在職業(yè)教育領(lǐng)域具有明顯的示范帶動作用。遵照教育部頒布的《高等學校檔案管理辦法》，優(yōu)秀的高職院校應(yīng)密切結(jié)合實際，將檔案工作應(yīng)該納入學院的整體發(fā)展規(guī)劃，進行檔案理論研究并積極實踐，促進完善高職檔案信息化建設(shè)與學院整體工作同步創(chuàng)新發(fā)展，增強檔案的服務(wù)育人功能。

一、高職檔案管理工作的制約因素

1.認識不足，重視程度不夠

檔案工作從主觀理念上不被重視，決策上沒有給予足夠支持。高職檔案工作是一項基礎(chǔ)性的管理與服務(wù)工作，大多停留在維持檔案日常的簡單管理上。學院對檔案信息化管理意識不強，宣傳力度不大，廣大教職工參與意愿淡漠，檔案資料收集與利用往往得不到認可和理解，同時也缺少對檔案工作的檢查和指導(dǎo)。

2.基礎(chǔ)薄弱，制度不夠完善

學院重視校園基礎(chǔ)設(shè)施、專業(yè)設(shè)計、教學科研和教師隊伍建設(shè)的投入，檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備的資金投入很少，館藏結(jié)構(gòu)單一化，行業(yè)特色不突出。缺少標準的檔案管理軟件，文件資料進行調(diào)整和編目擺脫不了初級的手工作業(yè)的方式，導(dǎo)致教育教學工作中產(chǎn)生的大量的電子文件難以系統(tǒng)化歸檔處理。在檢索時，檔案管理人員也是通過人工翻閱查找所需資料，費時費力，工作效率底下。國家已經(jīng)出臺了檔案管理的政策和法律法規(guī)，高職檔案管理沒有全面進入法制管理和科學管理的軌道，檔案管理制度有待進一步完善。

3.人才缺乏業(yè)務(wù)相對落后

高職檔案工作人員配備不合理，專職檔案員視為文件整理員的角色，檔案管理知識尚且不夠，嚴重缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本知識和技能，總體素質(zhì)不高。急需懂專業(yè)知識又能掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的專門人才，學院對檔案工作人員的繼續(xù)教育培訓跟不上。

二、高職檔案管理工作創(chuàng)新策略

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對高職檔案工作提出了高標準和新要求。不斷創(chuàng)新檔案管理工作模式，才能適應(yīng)和服務(wù)高職學院高素質(zhì)技能型人才培養(yǎng)目標，滿足經(jīng)濟社會發(fā)展需要。

1.強化創(chuàng)新意識轉(zhuǎn)變工作觀念

以檔案資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果為中心工作環(huán)節(jié)，堅持“以人為本，服務(wù)至上”，拓展檔案工作思路，根據(jù)檔案利用者的需求心理，采取有針對性的、積極的、超前的、有預(yù)見性的服務(wù)。提高檔案管理工作的地位和作用，深入挖掘高職檔案的文化價值，開辟高職檔案管理發(fā)展的新途徑。

2.加強制度建設(shè)提高標準化水平

檔案工作的基本原則是“集中統(tǒng)一管理”。依據(jù)國家檔案管理法規(guī)制定適合學校貫徹執(zhí)行的檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理機制，制定《檔案工作制度》《檔案管理辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等檔案立卷歸檔制度、檔案安全保密制度、檔案利用管理制度。引進競爭激勵機制，明確工作職責，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

3.創(chuàng)新技術(shù)手段精細檔案管理

電子檔案將將逐步取代傳統(tǒng)意義上的檔案，檔案也由單一的紙質(zhì)載體變?yōu)榇艓А⒋疟P、膠片、光盤等多種形式。檔案館應(yīng)加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。從研究解決檔案現(xiàn)代化管理與辦公自動化的銜接問題入手，加強檔案管理軟件開發(fā)，運用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進技術(shù)和手段，使檔案管理手段由舊變新、由慢變快，提高檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

4.提升業(yè)務(wù)素質(zhì)打造專業(yè)團隊

高職院校檔案工作者應(yīng)該愛崗敬業(yè)，忠于職守，用現(xiàn)代管理的新技術(shù)、新理論武裝自己，具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。鼓勵各種繼續(xù)教育課程的學習，定期請專家或?qū)I(yè)檔案管理人員對兼職檔案員進行業(yè)務(wù)培訓，提升檔案人員專業(yè)素質(zhì)，適時地編纂、出版各類檔案史料、文件匯編和畫冊，增強檔案人員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力，認真地收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、轉(zhuǎn)遞移交，確保檔案的真實和完整。促進高職院校檔案文化建設(shè)的發(fā)展，同時也實現(xiàn)高職院校檔案服務(wù)于學院中心工作的追求。

隨著數(shù)字化校園建設(shè)的逐漸深入，檔案價值越來越被重視和借鑒，圍繞教育改革需要，樹立檔案服務(wù)創(chuàng)新意識，作為國家示范性骨干高職院校，更新觀念，全面推進高校檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)高校檔案工作的跨越式發(fā)展任重而道遠。

參考文獻：

[1]焦江福，唐宇.國家示范性高職院校檔案信息化建設(shè)的實踐與探索[J].黑龍江史志，2014（03）

[2]鄧曉珺.以國家骨干高職院校標準推進高職院校教學檔案規(guī)范化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（07）

（作者單位：渤海船舶職業(yè)學院）