績效管理理論在高校檔案管理體系建設中的應用研討

王雅新

（內蒙古財經大學 資源與環境經濟學院，呼和浩特 010070）

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績效管理理論在高校檔案管理體系建設中的應用研討

王雅新

（內蒙古財經大學 資源與環境經濟學院，呼和浩特 010070）

［摘 要］高校檔案管理體系建設在高校的教育發展中發揮著至關重要的作用，然而，由于多重原因，致使校領導無法充分認識到檔案管理的重要性，各種資源不足導致檔案管理體系欠缺。本文分析檔案管理體系建設的現狀，結合績效管理在實際工作中的作用，簡要探究績效管理在檔案管理體系建設中的應用。

［關鍵詞］績效管理；高校；檔案管理；體系建設

目前，眾多高等院校的檔案管理體系依舊屬于傳統的管理方式，考核方法較為陳舊、考核內容不清晰和考核范疇的模糊化，導致高校傳統的檔案管理模式已經無法適應當今社會發展需求，更無所謂發揮其在高校檔案管理中的相關職能。因此，高校想要在教育行業站穩腳跟，務必要適應社會發展，引入績效管理理論，并將其應用到檔案管理體系建設實踐中，實現檔案管理的公正化、合理化，以滿足高校檔案管理的持續性發展。

績效管理的實用性很強，它可以實現組織的戰略性管理并強化目標，通過業績考核的方式，調動員工的工作積極性，督促其提升管理績效，從而提升整個團隊的工作效率，還可以在一定程度上激發個體或團隊的潛能。

1　高效檔案管理體系建設的現存問題

高校檔案管理體系存在的目的是記錄學校在發展過程中發生的大事記以及典型成功案例等，其角色猶如古時候的“史官”。現階段的高校檔案管理部門在管理學校檔案時，建立了規范化、科學化的管理制度，一定程度上提升了檔案管理的水平，并解決了檔案管理中存在的一些普遍問題。盡管檔案管理體系的優點毋庸置疑，然而，不得不承認其仍存在諸多缺點，主要體現在以下三個方面。

1.1檔案管理人員的崗位意識有待加強

目前，多數高校的檔案管理工作僅停留在表面，檔案管理工作更偏向于檔案保密、整理、分類等，主動服務意識差，檔案出現錯誤與遺失現象時有發生。檔案管理人力資源的決定權在校方。由于校方對檔案管理工作缺乏認知，其委派的工作人員專業素質往往不高。而且，對于員工而言，被動接受任命的工作效率、工作積極性以及工作責任心都遠不及主動入職。另外，檔案管理部門缺乏科學、合理的績效考核機制，無法激發員工的創新潛能。尤其是在編史修志與檔案歷史研究等專業能力上的欠缺，對檔案信息化發展與開發造成了嚴重阻礙。

1.2針對檔案管理的績效評估制度缺乏規范性

當前，多數高校的檔案管理體系存在“假大空”的現象，原因是高校檔案管理的績效管理模塊無法做到專業、科學，經常將管理與績效評估混為一談，從而導致檔案管理工作人員無法結合真實的績效評估對檔案管理的工作性質和特點進行綜合衡量。實際上，績效評估結果分為優秀、良好、差三個等級，然而在實際工作中考核人員缺乏對檔案管理工作性質及特點的認知，導致績效評估結果并沒有取得實際功效。檔案績效管理的具體內容包括檔案管理工作者、檔案管理部門和高校績效管理三方面的績效評估與制定。然而，在領導階層制定績效目標時往往更重視最后一項，實際上管理內容的前兩項是基礎，最后一項是目標，當校方忽略前兩項內容而直接跨度到校方績效目標制定時，便決定了檔案管理的績效評估制度無法貼合高校的實際發展狀況，缺乏可行性。

1.3針對檔案管理進行量化考核的標準有失完善

任何工作的高效開展，都需要具體的量化標準做指標，量化層級越豐富，工作的進展過程也將越細致、縝密。然而，對于檔案管理工作，量化指標更多定在檔案的收集管理和對管理工作者的職稱進行評定時，而對檔案管理工作質量則沒有明確的量化標準。另外，高校對檔案管理工作人員進行年終績效考核時，也僅僅是依據其是否完成校方規定的任務，甚至出現部門內部協商“優秀員工輪流制”的現象，這在很大程度上阻礙了檔案管理績效評估在檔案管理中的應用實踐，更無法起到對檔案管理體系的規范和引導功能，導致檔案管理的績效考核無法發揮其實際職能價值。

2　提高績效管理在高校檔案管理體系建設中的應用探析

2.1明確檔案管理績效體系的評估指標

想要促使檔案管理體系穩而有序的發展，制定明確的管理目標尤為重要，目標的制定要根據高校的實際發展狀況與需求，并加以細分，進而對其進行層級排序并篩選出具有可行性的管理目標。如4項一級指標，組織管理方面的指標、檔案報關保護條件指標、基礎業務建設指標、檔案開發利用指標；12項二級指標如隊伍建設、制度建設、收集歸檔、整理編目等。檔案管理需要用到的設備涉及光盤刻錄、掃描、復印、計算機、打印機、檔案庫房、濕溫度檢測儀以及防磁柜等；檔案管理團隊建設除涉及相關人員的學歷、年齡、職稱等基本信息外，更重要的是其職業素養與職業技能；至于檔案管理體制建設與優化則很大程度上關系到檔案績效管理的相關規章制度。

2.2明確檔案績效管理目標

有目的、有方向的奮斗比盲目工作的效率要高出百倍，給檔案管理部門制定明確的檔案績效管理指標，為員工奮斗的方向做出明確規劃，不僅可以提高檔案管理工作人員的工作效率，更可以充分調動員工的工作積極性。而高校在制定檔案績效體系時，務必要結合高校、部門、個人的實際績效目標自上而下開展，評估內容可以以檔案管理職能為主。高校檔案管理基礎績效管理目標包括:管理體制目標、隊伍建設目標、制度建設目標、保管保護目標、基礎業務建設目標、檔案利用服務目標，此外，可以延伸到高層次目標，如檔案管理對學生的思想教育與人文素質培養等教育方面的拓展目標。

2.3完善檔案績效管理體系

完善檔案績效管理體系，對于績效評估工作的順利開展能起到關鍵性作用。制定科學、合理的檔案績效管理體系并在高校發展過程中不斷對其進行優化，對高校的穩定發展及人文素質培養都會起到至關重要的作用。在建設檔案管理制度時要遵循三個原則。第一，公正公平客觀，不可在考評時摻入個人主觀色彩。對檔案績效的評估要以量化為基礎，通過量化指標控制、評價和反饋檔案管理質量，要保持公正客觀的態度，實事求是對績效量化進行記錄，以避免因為主觀色彩而影響績效評估在檔案管理工作中的實際職能價值。第二，進行績效評估時要保持與當初既定的管理目標相一致，以保證績效考核標準的統一性。第三，定性指標和定量指標相互結合，進行綜合評估。在檔案管理履行其社會服務職能時，很難依據量化指標對其進行考核。此時，可以借助定性指標，對其服務質量與服務態度進行評估，從而促進檔案績效管理質量的有效提升。

3　結 語

受當今社會種種因素的影響，檔案管理在高校中沒有得到足夠重視，其在體系建設中存在不科學、不合理等諸多問題。檔案管理體系的完善直接影響到高校發展，要制定科學、合理的檔案管理體系，明確檔案績效管理目標與檔案管理體系的各項原則，促使檔案的績效管理與薪酬體系有機結合，不斷優化高校檔案績效管理體系建設，促使高校快速發展。

主要參考文獻

［1］葉楠.績效管理理論在高校檔案管理體系建設中的應用［J］.山西檔案，2014（3）.

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［3］劉曉云.新時期高校檔案管理問題及對策探究［J］.辦公室業務，2013（17）.

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.129

［中圖分類號］G278

［文獻標識碼］A

［文章編號］1673-0194（2016）12-0191-02

［收稿日期］2016-05-20