芻議高校檔案管理網絡化建設

閆明

摘 要：計算機技術以及互聯網絡的發展給人們的生活帶來了重大的變化，也為人們的日常工作提供了更多的便利條件。高校檔案是重要的信息資源，對記錄高校重要事件、推動高校的進一步發展具有重要的意義。本文重點討論了高校進行網絡化檔案管理的重要意義及具體的建設措施，希望為相關工作人員提供一定的參考。

關鍵詞：高校檔案 網路化建設 意義 措施

高校檔案包含著重要的信息，近年來，隨著我國社會經濟的不斷發展，高等教育逐漸普及，檔案管理工作也朝著公開、透明的方向開始轉變。但是高校檔案的內容復雜，信息量龐大，傳統的信息管理方式很難確保檔案信息在第一時間得到有效的利用，嚴重影響了高校檔案的使用價值。因此利用現代化技術對高校檔案管理工作進行創新十分必要。

一、高校檔案進行網絡化建設的必要性

當前的高校檔案管理工作已經無法滿足檔案信息的利用需要，因此對傳統的檔案管理方式進行創新十分必要。主要體現在以下方面：

1.高校檔案管理網絡化建設的益處。首先，利用網絡信息技術進行檔案管理符合當前的工作模式發展潮流，可進一步提高高校檔案的管理水平。使用現代化信息技術進行高校檔案管理可以進一步提高檔案管理的工作效率和工作質量，在更短的時間內實現檔案資源的歸類和錄入，方便檔案的使用，提高檔案管理質量。其次，利用網絡化技術進行高校檔案管理可有效提高檔案資源的利用效率。在傳統的檔案管理過程中，檔案資料的記錄和實際的情況可能存在著一定的誤差，資料的完整性也參差不齊。利用網絡技術進行檔案管理，可以對檔案資料的完整性和可利用性進行更加準確的評估，提高管理效率，這樣在相關人員有利用檔案資源的需求時，就可以快速找到所需要使用的檔案，提高檔案資源的利用效率。再次，目前的高校檔案信息資源逐漸增加，但是傳統的檔案管理方式相對單一。利用信息網絡技術進行高校檔案管理能夠進一步完善檔案管理的方式，提高檔案管理的質量和水平。

2.高校檔案管理網絡化建設的可行性。首先，隨著計算機技術及網絡技術的不斷發展，高校教學及各項相關工作均已經逐漸開始了網絡化工作，從當前的工作效率來看，網絡化工作模式為高校工作的展開提供了諸多便利。目前，各個高校基本上都已經建立了獨立、完整的高校網絡系統，這個系統可以為網絡化檔案信息管理提供穩定的網絡支持平臺，高校不需要其他復雜設備進行檔案資源建設，可有效節省建設成本。其次，高校檔案作為重要的信息資源，其重要意義已經逐漸受到了更多的關注，在這種背景下，我國高校逐漸實行《高等學校檔案實體分類法》，形成了一個相對全面的檔案信息管理標準。這一標準中詳細地介紹了高校檔案資料的檢索語言、目錄著錄、術語、名詞、信息代碼、管庫建筑、技術設備、檔案載體、檔案分類整理、檔案統計等內容相關規范。這可以直接作為檔案資料信息化建設的依據和指導，提高信息化建設的效率。

二、高校檔案網絡化建設的有效措施

雖然目前高校檔案的信息化管理已經有了充足的必要性和有利條件，但是從目前的情況來看，檔案資源的管理仍然比較傾向于傳統的方法。網絡化建設仍需要很長的時間和過程。筆者認為，想要實現檔案資源的網絡化管理，可以借鑒以下措施。其一，高校需要進一步加強對檔案信息資源的軟件管理。管理軟件是進行檔案信息化管理的先決條件，對網絡化檔案管理工作具有直接的影響作用。為了提高檔案資源的利用效率和管理效率，檔案管理軟件一定要在檔案管理業務上具有高度的統一性和通用性。初步網絡化檔案管理工作需要難度適當，以當前的檔案管理工作人員的計算機能力為標準，確保管理軟件能夠充分發揮出其工作價值。另外，網絡管理軟件需要與高校的檔案管理工作的實際情況相互適應，發揮出檔案管理軟件的價值和作用。目前已經投入使用的檔案管理軟件中使用率最高的軟件是紫光檔案管理軟件，具有綜合檔案管理、文檔管理系統、文檔掃描系統等功能，可進一步提高高校檔案管理工作的整體效率和質量。其二，作為重要的信息資源，高校檔案的使用也存在著一定的限制性，因此進行網絡化檔案管理需要重點解決管理的安全性問題。高校檔案進行網絡管理必然會存在著黑客、病毒等問題，這將會對管理系統造成嚴重的故障，導致系統管理的安全性受到嚴重的威脅。為了防止信息資源盜用問題的發生，需要進一步提高檔案管理的技術要求，使用先進技術進行檔案管理。此外，還需要從數據的角度入手，對資源數據進行備份，這樣可有效預防資源數據丟失等現象的發生，確保資源利用的安全性。其三，高校的相關管理人員需要逐步樹立正確的高校檔案管理理念。創新檔案管理觀念，以更加先進的思想和態度對檔案進行管理，意識到利用網絡信息技術進行高校檔案管理工作的必要性。高度重視高校檔案管理的網絡化建設工作，具體可以從兩方面進行：一方面，學校需要對網絡檔案管理給予制度層面的支持，確保網絡化管理的相關工作能夠順利展開。另一方面，高校管理者需要予以網絡化建設更多的資金方面的支持，積極引進先進的軟件系統、設備材料以及優秀的檔案管理人才，保證資源的充足性。與此同時，高校相關工作人員應當該適當加強對檔案管理工作的宣傳，提高工作的系統性與有效性，鼓勵全員參與網絡化檔案管理和建設的工作。其四，高校需要進一步完善檔案管理工作制度，為各項高校檔案的網絡化管理建設工作的順利展開打下堅實的基礎。相關的高校檔案管理人員也需要立足于根本，從高校的實際檔案管理情況出發并加以分析，了解當前檔案管理工作中存在的問題和弊端，根據當前我國現行的《檔案法》中的相關的法律法規，制定符合高校自身實際情況的檔案管理制度，保證檔案管理工作的有效展開，進一步推動高校檔案管理工作朝著現代化、科學化、制度化的方向發展。與此同時，完善的檔案管理制度的制定，也能夠保證充分明確各方職責，使檔案信息收集、整理、存儲、保管等工作更加規范、有序。最后，高校檔案的網絡化建設想要順利進行，需要加強對檔案管理人員的技能培訓工作，提高其計算機水平。高校應該充分重視檔案管理工作的重要意義，對當前的部門體制進行適當的改革，增加更多的編制，解決高校檔案管理工作人少事多的問題。需要注意的是，為了順利實現網絡化建設，工作崗位新增的工作人員需要熟練掌握計算機技術，懂得網絡管理軟件的使用和操作的具體程序，解決高校檔案網絡化建設與管理工作面臨的人員技術水平不足的問題。對于現有的檔案資料管理人員，需要進一步加強教育培訓的力度，定期開展業務水平考核，考核合格后才能上崗，從而為檔案管理現代化提供必要的人才保障。

三、結語

綜上所述，本文對當前高校檔案管理工作進行網絡化建設的必要性以及現階段進行網絡化建設的有效措施進行了深入分析，希望可以為相關工作人員提供一定的借鑒與幫助。

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