淺談高校網上預約報賬的必要性與效率提升對策

孫萌

[摘 要]隨著高校規模化發展，師生人數和科研經費規模大幅增長，使財務報銷業務量不斷增多，傳統柜臺報賬的弊端日益突出。本文比較高校傳統報賬和網上預約報賬進行對比，并分析了網上預約報賬的優點和需完善之處。

[關鍵詞]高校；網上預約報賬；必要性；效率提升

[中圖分類號]G647.5 [文獻標識碼]A

隨著高校規模的擴大、師生人數的增加和教學科研經費規模的增長，近年來高校財務報銷工作量劇增而財務人員數量卻沒有相應匹配，因而出現了報賬難、排隊久的局面，不僅對報賬師生造成了困擾，繁重的工作量也對財務人員施加了工作壓力。傳統報賬模式存在效率低、等待久、錢款處理復雜等問題，在此情況下，網上預約報賬模式成為最佳選擇。

1 傳統報賬模式存在的問題

1.1 業務處理工作量大

在傳統報賬模式下，財務人員需要先審核手續是否齊全，再將原始憑證按業務歸類，然后逐筆判斷錄入科目，并計算數額填入，還要填寫轉賬、支票等信息，工作繁重耗時長。而且手工錄入難免出現錯誤，后續的沖銷改正也比較麻煩。

1.2 報銷人員等待時間長、手續多

由于業務處理復雜，每筆業務耗時較長，在期中或者年底報賬高峰時期經常出現排隊時間過長的情況。報銷人員在報賬時需要從審核到符合再到出納一步步處理，在財務人員審核及處理業務的時候需在一旁等候，手續繁雜，需要用到的項目卡也存在多位教師共用一張項目卡而存在使用沖突問題，為報銷人員造成了很多不便，也造成了人力和資源的浪費。

1.3 報銷錢款處理不夠人性化

傳統報銷模式的錢款經常涉及現金及支票，不便于管理，而且大量的現金也存在安全問題。支票需要報銷人員自行去銀行存給收款方，經常發生支票丟失或過期的情況，補辦手續麻煩，同時增加了財務人員的工作量。

2 網上預約報賬優點

2.1 大幅減輕業務處理工作量

在網上預約報賬模式下，財務人員接到預約報銷單后只要掃描二維碼，報銷內容即可顯示在制單頁面，并且自動生成項目號、會計科目及摘要內容。財務人員只要審核簽字蓋章是否完備、金額計算是否準確、歸入科目是否正確即可制單。較傳統報銷模式簡化了錄入科目填寫摘要等過程，而且減少了出現錯誤的可能性。

2.2 減少報銷人員等待時間

此種模式下，報銷人員不必在現場等候財務人員處理業務，大幅節省了等候時間，排隊情況也明顯緩解。而且由于財務人員工作效率的提高，較傳統模式可以處理更多的業務，減少了項目到期而未能及時報銷的情況。

2.3 支付方式更加靈活

實行網上預約報賬的業務，稽核通過后，由出納人員將報銷金額，通過網銀轉入報銷人員指定的工資卡，對公轉賬的支付不再使用紙質支票和匯票，將通過“銀企直聯”系統直接支付給對方單位。更加快捷且省略了存取支票的步驟。

3 網上預約報賬局限性

3.1 網上預約報銷單填制不規范

報銷人員畢竟不是財務專業人員，對于會計科目不熟悉，在對報銷項目不確定時經常憑感覺填報，列入到錯誤科目中，金額的計算也常出現錯誤。遇到這種情況財務人員在處理業務時需要修改科目，重新計算金額，增加了工作量。

3.2 原始憑證不規范

報銷人員投遞的報銷原始憑證經常存在票據粘貼不規范、票據缺失、簽字公章不全等情況，尤其是差旅費報銷無住宿費缺少證明、參加會議缺少會議通知和網購辦公用品圖書缺少明細清單的情況最為多見。面對這些情況，財務人員需要重新粘貼整理原始憑證、通知報銷人員退單等，返工單的增多不利于工作效率的提高。

3.3 雙方溝通不暢

財務人員在處理網上報賬預約單的時候如果遇到票據不合規、內容不合法及項目額度不足等情況時，需要通過電話或者短息與報銷人員溝通，解釋情況。但是電話或者短信溝通明顯沒有面對面溝通效果好，經常財務人員費時費力解釋后報銷人員還是一頭霧水、仍然需要到現場來咨詢問題。

4 提升網上預約報賬效率的對策

4.1 接收網上預約單時進行初審

在報銷人員前來投遞網上預約報銷單時財務人員對票據真假、簽字公章、單據是否齊全以及粘貼是否規范進行初步審核，發現問題當場向報銷人員指出，令其現場修改或辦全手續后再次投遞?？梢源蠓鶞p少事后的電話溝通及退單處理，對于報銷人員也節約了多次往返財務處的麻煩。

4.2 開展網上預約報賬培訓

盡管各高校財務處會把網上報賬指南公布在部門網站上，但是報銷人員可能怠于學習，或者對財務知識不夠理解，填報報銷單時仍未按規定處理。針對此情況，財務部門可以開展網上報賬知識的宣講或對各部門財務秘書進行培訓，請財務秘書協助指導自己部門人員網上報銷，并且印發日常財務政策解讀、業務工作手冊指南給財務秘書及經費負責人。通過此舉可以提升網上報銷單質量，提高財務部門工作效率。

4.3 建立有效溝通渠道

財務處應將報賬須知、財經法規及票據規范等要求公布在部門網站上，有規定變動及時更新。同時建立QQ群、微信公眾號都溝通平臺，強化報銷人員與財務部門的交流。注意了解報銷人員的意見建議，進一步優化網上報賬流程。通過有效的溝通渠道，增強報銷人員對財務人員的理解和支持，提高網上報賬成功率。

5 結論

網上預約報賬系統在高校中的運用，提高了財務人員工作效率，節約了報銷人員排隊時間，而且有效提升了報銷服務水平。它的優勢顯而易見，但也難免有局限性。因此高校網上預約報賬系統還需與時俱進，在未來更廣泛的應用中不斷創新與優化。

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