農業科研機構檔案管理方面的問題研究

張英妹

[摘 要]檔案管理是農業科研機構管理工作的重要內容，也是順利和有效開展農業科研工作的重要保障。隨著我國農業科研體制改革的不斷深入，農業科研機構檔案管理中的一些問題開始暴露出來，需要相關部門加強研究，積極創新檔案管理的傳統思路，構建農業科研機構檔案管理的新模式。

[關鍵詞]農業科研機構；檔案管理；電子檔案；檔案開發

[中圖分類號]F324.3 [文獻標識碼]A

農業科研檔案主要是農業科研工作者在科研活動過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表聲像、載體材料的總稱。加強對農業科研檔案的管理，是當前農業科研機構管理工作的重點，但是由于受到傳統檔案管理思想的影響，農業科研機構的一些領導對檔案管理工作的重視程度不夠，電子檔案的建設相對滯后，管理人員的業務素質不是很強，這都在一定程度上限制了農業科研檔案科研保障功能的發揮。因此，必須進一步加強農業科研機構的檔案管理工作，增強農業科研檔案管理的規范性、標準型、先進性和有效性，進而更好的服務農業科研工作的具體實踐。

1 農業科研機構檔案管理中存在的主要問題

1.1 檔案管理意識淡薄

農業科研機構的科研檔案，需要檔案管理人員與科研人員的共同配合才能有效建立。但是有些農業科研機構的檔案管理人員，是由單位內部的行政人員兼任的，有的單位甚至沒有檔案管理的專職人員，所以職員的檔案管理意識相對淡薄，不僅缺乏農業科研檔案管理方面的專業知識，其對農業科研檔案管理的責任心也相對較弱。同時，有的農業科研機構的檔案管理制度存在很大缺陷，對于單位內部農業科研檔案的收集、整理、歸檔等還沒有建立嚴格、規范的作業流程，導致農業科研檔案的歸檔效率低。此外，還有的科研人員沒有樹立正確的檔案管理觀念，認為科研成果是自己的，所以不愿意將一些科研成果及時歸檔，甚至有意回避科研成果的及時歸檔，不僅增加了檔案管理的風險，也限制了檔案資源后期的有效開發與利用。

1.2 檔案管理形式不合理

有些農業科研機構的檔案管理，仍舊以紙質檔案管理為主，檔案管理人員的隊伍結構也相對老化，所以一些年齡較大的檔案管理人員思想守舊，仍舊習慣于采取紙質檔案管理等傳統手段，對計算機技術的應用不夠熟練，從而制約了農業科研機構的檔案管理水平和檔案管理效率。尤其是當科研人員在查找相關檔案時，往往會浪費大量的人力、物力、財力。同時，對于一些少數電子檔案的管理，由于沒有建立完善的檔案安全管理制度，所以常常忽視電子檔案的及時備份，不重視計算機軟硬件設施的及時維護，這也會大大增加電子檔案丟失、被篡改的風險。此外，有的農業科研單位由于還沒有建立起紙質檔案與電子檔案雙軌運行的檔案管機制，所以科研檔案管理水平的提升受到了很大的制約。

1.3 科研檔案開發與利用的效率偏低

農業科研機構作為我國農業科技研發和科技成果轉化的重要主體，其承擔的科研項目比較多，所以檔案資料也比較豐富，而且有些檔案收集與整理的時間跨度比較大，涉及到的領域也比較寬泛，涉及到的檔案信息資源有時會比較復雜，這就使得農業科研機構的檔案管理開發與管理工作存在一定的困難。相關研究發現，農業科研機構的問題檔案多是涉及到資料信息不齊全、不完整，科研資料過時，應用價值不高，查詢困難等，目前已經難以滿足農業科研機構檔案資源共享與開發利用的現實需要，使得很多農業科研檔案資源被閑置、被遺漏，沒有發揮出應有的價值。因此，如何對農業科研機構的科研檔案資源進行有效開發與利用，是很多農業科研機構檔案管理工作的一大難題。

2 提高農業科研機構檔案管理質量的有效舉措

2.1 強化全員檔案管理意識

基于農業科研機構的特殊性，其檔案管理工作具有專業性、長期性、復雜性等特征，所以對檔案管理人員的責任意識和業務要求比較高，農業科研單位的領導必須首先對檔案管理工作給予更高的重視，積極增加檔案管理工作的各項投入。在此基礎上，單位要積極組織有針對性的檔案管理培訓工作，讓科研人員和管理人員都充分認識到檔案管理的重要性，有針對、有計劃地對管理人員和科研人員開展培訓，增強檔案管理相關者的責任意識，規范相關人員的歸檔行為，提升他們檔案管理工作的業務素質和能力。對此，農業科研機構必須在“全員參與”理念的指導下，落實好檔案管理的崗位職責，提高單位內部每個科研人員的建檔意識，規范他們的建檔行為，并在平時積極同檔案管理人員進行溝通與協作，進而有效調動每個職員參與檔案管理工作的積極性和主動性。

2.2 創新檔案管理形式，提高檔案管理效率

在信息時代背景下，農業科研機構需要及時完善檔案管理的基礎設施條件，加強現代信息技術管理手段的應用，加快電子檔案的建設步伐，這是當前農業科研機構提升檔案服務水平和管理效率的重要選擇。因此，農業科研機構需要在做好知識產權保護的前提下，進一步規范科研檔案的收集、整理與歸檔工作，尤其是對于電子檔案的管理，要做到安全第一，分批次、有步驟等推行，實現電子檔案建設與紙質檔案建設的有機融合。例如，科研工作者和檔案管理工作者要學會運用計算機、復印機、掃描儀、局域網等先進技術和設備對檔案資料進行快速的收集、整理、加工和共享工作，并盡量實現電子檔案建設的規范化、標準化、系統化，進而為農業科研檔案的后期開發與再次利用奠定一個良好的基礎。此外，農業科研機構要重視對檔案管理制度的建設與完善，如農業科研檔案的日常檢查制度、調閱與使用權限制度、紙質與電子檔案的保管制度和檔案庫房管理制度等。

2.3 重視農業科研檔案資源的開發與利用

農業科研機構的檔案管理與開發是一項系統性很強的工作，在平時必須將檔案歸檔、檔案查閱與檔案編研進行有機結合，增強科研檔案管理的規范性、標準型和專業性，這樣才能為后期的檔案資源開發與利用創設良好的條件。首先，在平時要注意對農業科研文件材料的收集、整理，保證農業科研檔案材料的完整性，同時要按照國家農業部部頒標準對農業科研檔案，進行科學分類、著錄、標引、檢索，提高檔案資源利用效率。其次，要增強科研人員和檔案人員的檔案資源的開發與利用意識，在平時要有高度的事業心和責任感，重視對農業檔案信息資源的整理、開發和利用，提升檔案資源開發的有效性和實用性。再次，要做好農業科研檔案的保密工作、共享工作，處理好農業科研檔案資源保密與農業科研資源共享之間的關系，使檔案信息資源可以更好地為農業科研和農業科研成果的轉化所服務。

3 結 語

總之，針對農業科研機構在檔案管理工作中存在的各種問題，農業科研機構必須提高對農業科研檔案管理的重視程度，只要農業科研院所高度重視農業科研檔案管理工作，不斷完善管理制度，重視體制機制創新，加大人才培養力度，調動全員參與檔案管理工作的積極性，農業科研機構的檔案管理工作才能不斷取得新成效，對農業科技成果起到創新、活化、應用推廣的作用。

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