高校二級學院綜合辦公室工作機制初探

羅小湘

[摘 要]高校傳統教學管理中普遍實行校、院二級管理體制。二級學院根據工作內容實行教學工作、學生工作、行政工作相互獨立運行的管理模式。本文根據實際工作經驗，提出二級學院設立涵蓋教務管理、學生工作、行政管理三大功能的綜合辦公室的管理模式。同時，就二級學院綜合辦公室運行機制優缺點及存在問題，需要如何改進，提出了一些思路及看法。

[關鍵詞]二級管理體制；獨立運行管理模式；綜合辦公室管理模式；優缺點；改進方法

[中圖分類號]G647 [文獻標識碼]A

就教學管理而言，目前，我國大部分高校普遍實行校、院二級管理體制。各高校二級學院作為基本的教學單位，在學校整體教學運行中是各項教學任務的具體落實者和執行者。作為二級學院，教學、科研、學生工作是各項日常工作的核心。傳統高校中二級學院管理架構中，對教學管理工作、學生管理工作以及行政事務性工作，一般是分別設置教務辦公室、學工辦公室和行政辦公室的運行模式，這種管理模式中，三個部門分別運行，各管一攤。這種獨立運行的管理模式，存在以下一些問題：

1 教與學脫鉤

由于負責教務管理的部門與負責學生工作的部門互相獨立，在工作聯系及溝通方面不可避免地面臨信息不暢、溝通不足、本位主義和工作效率不高的問題。比如，負責教務學籍管理的部門，在學生學業警示、成績反饋、考勤通報方面，不能及時與負責學生管理工作的部門信息對稱，往往造成輔導員無法及時了解到學生學業情況，無法及時有效督促學生完成學業。嚴重的會影響學生正常畢業。而學生在學習過程中，針對教學工作的合理化建議，比如教師授課方式、課程考試的改進等等，如果無法通過學生工作口及時反饋到教務管理口，也會影響到二級學院組織相應措施改善教學效果。

2 管理架構過細造成力量分散無法有效形成合力

由于二級學院管理架構過細，各部門根據自己工作需要開展工作，往往容易形成各管一攤，部門“打架”的現象。教務人員或者教師對輔導員工作不理解，輔導員忽視教學規定偏袒問題學生。在日常工作中，存在互相扯皮互相推諉的現象，影響二級學院正常教育教學秩序，無法形成齊抓共管的局面。

3 部門設置過細容易加大管理成本

二級學院作為以教學科研為主的基層單位，應圍繞“教學、科研、學生”開展各項日常工作。在管理架構上，如果機構設置過于繁雜，不利于各項工作的開展，同時也會增加學校的管理成本。相對教學科研性經費而言，公辦高校在管理性經費支出上也是有嚴格限制的。而民辦高校，更加要考慮辦學成本過大帶來的壓力。目前很多民辦高校在設置管理架構的時候，嚴格控制管理崗人員數量。民辦高校的二級學院在日常管理中，更要精簡人員編制，減少部門機構設置，通過部門的整合來節省管理成本。

4 部門設置過細不利于創造性思維和創新性管理的發展

由于高校二級學院各項教學科研工作是一個整體，教師的教與學生的學密不可分，而教研科研工作又對提高教學效果和教學質量起到推動作用。因此，傳統二級學院教學管理架構上部門劃分過多過細，受制于部門限制，不利于學院創造性思維的發展和創新性管理的發展，尤其對教研科研工作形成不利影響。傳統高校二級學院一般也設置分管教務、教研科研、學生管理和行政管理的管理部門，然后下設系、部或教研室的形式開展各項教學科研工作，在專業建設、學科發展方面，如果不能打破部門、研究領域的限制，無法形成學科交叉，對專業建設和學科前沿研究造成制約。

以上是傳統的高校二級學院在管理架構設置方面存在的一些問題。機構復雜容易造成扁平化管理，因此，在設置二級學院管理架構的時候，可以根據二級學院辦學規模，設置綜合辦公室開展日常工作。根據二級學院工作內容，可以在綜合辦公室內設置不同的崗位對應教務管理、科研教研管理和學生管理、行政工作幾大方面。

設立綜合辦公室，對比上述傳統的獨立管理的模式，有以下優勢：

5 信息傳遞及時、順暢

由于實行教務、學生、行政三大功能一體的模式，二級學院綜合辦公室執行效率更高。在學校與學院、老師與學生之間能夠很好的起到上傳下達的作用，能夠更好地分工協作，信息傳遞及時對稱。

6 有效減少互相推諉、閉門造車的局面

由于實行“大部制”，綜合辦公室可以內部協調相關人員對需要配合協調工作的事項進行推進，有效地降低了部門間互相推諉、互相指責的現象。同時，由于各項工作過程中上下游信息對稱，無縫鏈接，也降低了部門間口徑不一致，互相矛盾的現象。

7 提高工作效率和工作質量

實行綜合辦公室，整合行政、教務和學工資源，對二級學院執行各項教學規定、學生獎懲、完成教學任務和落實培養人才方案等有明顯的推動作用。二級學院各項政策的落實和執行，通過綜合辦公室的模式，在工作效率和工作質量也能得到保障。

通過上述對比，我們可以看到高校二級學院設立綜合辦公室的優勢。但是，作為二級學院來講，設立綜合辦公室，也存在一些困難和問題，主要有：

8 辦公室功能過于集中，管理人員隊伍龐大

由于實行綜合辦公室管理模式，涵蓋行政人員、教務管理人員和輔導員三支隊伍。尤其是一些二級學院規模較大，光輔導員就有幾十號人，加上負責教務、考務、學籍、科研教研以及行政人事財務管理人員，部門人數比較多，不利于管理工作。

9 辦公室內部工作運行機制不夠規范

由于綜合辦公室功能集中，業務多而且雜，各項工作彼此之間還存在互相制約互相影響的情況。綜合辦公室工作運行往往面臨不夠規范的問題。

10 管理人員編制、系列不統一

由于高校教職工人員在崗位系列、人員編制方面的差別，一個辦公室內不同的工作崗位可能實行不同的工資待遇。在工作過程中，管理人員容易互相攀比，產生落差。影響工作積極性和人心穩定，對工作開展不利。

設立二級學院綜合辦公室，既有明顯的優勢，也面臨一些問題。如何解決這些問題，可以在以下方面作一些嘗試：

11 明確辦公室人員工作職責，加強管理人員責任意識

綜合辦公室要避免分工不明，責任不清晰的問題。由于都在一個部門，工作內容多，工作壓力大，更加要各司其職。另外，要加強辦公室人員的業務培訓，提高管理人員的責任意識。

12 加強配合協調的工作意識，嘗試建立規范化的業務流程

在綜合辦公室的運行機制上，要有意識的對常規工作中需要涉及多名管理人員的業務進行規范化，流程化。辦公室管理人員既要分工，又要協作，需要加強管理人員工作上互相配合互相協調的意識，正確處理好工作中上下游業務關系。

13 建立必要的激勵及輪崗機制

綜合辦公室內部要有必要的激勵及輪崗機制。激勵機制可以促進管理人員更好地完成本職工作。輪崗機制則讓不同崗位的管理人員熟悉不同崗位的工作內容，通過輪崗機制，可以培養管理人員全局意識和合作意識。由于管理人員對上下游業務都比較了解，對日常工作有很好的促進作用。

14 探索一個合理公平的人事制度

因為同處一個部門，不同系列管理人員容易在工作上產生攀比和對比。探索一個適合全體辦公室人員的人事管理制度，對不同系列人員的崗位晉升、待遇等各方面進行整合，使得辦公室管理人員不會產生同工不同酬、同崗不同酬的心理，才能從根本上杜絕管理人員的消極心理，提高辦公室人員工作積極性。

以上，是高校二級學院日常管理模式的分析對比，總的來說，相比傳統的獨立運行模式，綜合辦公室的管理模式在工作效率、教學與學生管理等多方面都有一定優勢。如何改進綜合辦公室的工作效能，以更好地位學院人才培養服務，對二級學院的教學管理具有重要意義。

[參考文獻]

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