現(xiàn)代化視角下高校檔案管理出現(xiàn)的問題 及改革策略

羅娜

[摘 要]現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為高校的檔案管理工作注入了諸多新鮮元素，也為其帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此，如何發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的根本變革成為了高校檔案工作者所必須面對(duì)的問題，篇幅所限，本文僅對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)為高校檔案管理帶來的負(fù)面影響進(jìn)行了闡述，并針對(duì)性地提出了針對(duì)這些因素的解決方案。

[關(guān)鍵詞]現(xiàn)代化；大數(shù)據(jù)；檔案管理；改革

[中圖分類號(hào)]G273.5 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和云技術(shù)的發(fā)展使得整個(gè)社會(huì)進(jìn)入了“大數(shù)據(jù)時(shí)代”，人們的各種生產(chǎn)生活活動(dòng)使得大量的數(shù)據(jù)被產(chǎn)生和傳播。在這種背景下，一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的較為低效和死板的數(shù)據(jù)管理模式已經(jīng)無法跟進(jìn)大數(shù)據(jù)的潮流，另一方面，一些依賴大數(shù)據(jù)的管理方法不斷涌現(xiàn)。作為高校的檔案部門，其所處的環(huán)境決定了這一部門每天必須處理大量的數(shù)據(jù)，而且需要在紙質(zhì)和電子數(shù)據(jù)間做到較好的切換。鑒于這種現(xiàn)實(shí)情形，筆者認(rèn)為，大數(shù)據(jù)技術(shù)具有的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大、多樣性、高速率、價(jià)值密度低、檢索容易等特點(diǎn)使得檔案管理部門必須依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)展開變革，[1]抓住大數(shù)據(jù)的機(jī)遇改變傳統(tǒng)的低效且錯(cuò)誤率較高的檔案管理方式。當(dāng)然，大數(shù)據(jù)技術(shù)符合科學(xué)技術(shù)素有的雙面性，其在推動(dòng)檔案管理模式發(fā)生根本性變革的同時(shí)，亦會(huì)引生出一系列新的問題。限于篇幅，本文將略去對(duì)于大數(shù)據(jù)的優(yōu)點(diǎn)的介紹，而是著重介紹大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的問題及解決方案。

1 現(xiàn)代化與大數(shù)據(jù)

此處必須明晰何為現(xiàn)代化視角，不同學(xué)科對(duì)于現(xiàn)代化一詞有著不同的解讀，具體到檔案管理上，筆者認(rèn)為，大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅是一種檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，而且在全球各地的檔案管理中投入實(shí)踐，提高了對(duì)應(yīng)單位的工作效率與數(shù)據(jù)處理能力，即便是尚未作出變革的檔案管理部門，也基本已經(jīng)籌劃了下一步的改革策略。從技術(shù)層面上而言，大數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的智能化、個(gè)性化與精品化提供支持工具，而大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)則能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息智能檢索服務(wù)、檔案信息定制與定題服務(wù)、檔案信息決策服務(wù)、檔案信息跟蹤與推送服務(wù)[2]。一般來說，廣泛應(yīng)用的新知識(shí)或者新技術(shù)的出現(xiàn)則意味著一個(gè)領(lǐng)域所對(duì)應(yīng)的新時(shí)代的來臨，因此，大數(shù)據(jù)技術(shù)即為當(dāng)下檔案管理的大勢(shì)所趨，如若我們談?wù)摍n案管理領(lǐng)域的現(xiàn)代化，則必須基于大數(shù)據(jù)的視角。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理問題及改革方案

2.1 隱私與安全問題

隱私與安全是評(píng)價(jià)信息管理有效性的重要維度，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存在檔案室內(nèi)，由專人保管，沒有特殊的證明或介紹信難以隨意翻閱，但是，在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)將檔案管理電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化之后，檔案內(nèi)容的可及性增加了，一方面更多的人可以通過網(wǎng)絡(luò)提出申請(qǐng)進(jìn)而查閱檔案，因?yàn)殚喿x者查閱檔案時(shí)并不被監(jiān)督，所以其是否會(huì)作出泄露檔案信息等違背檔案的隱私和安全要求的行為是存疑的；另一方面，現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)一般是以電子密碼、驗(yàn)證碼等形式限制等級(jí)或資歷不夠的人群瀏覽，但是只要對(duì)方掌握了信息破譯技術(shù)，這種準(zhǔn)入限制就會(huì)失效，一些別有居心的個(gè)人或他國(guó)情報(bào)部門可以輕而易舉地獲取檔案庫(kù)中的信息。就高校而言，不僅學(xué)生自身的信息較為重要，而且數(shù)據(jù)庫(kù)中還會(huì)儲(chǔ)存學(xué)校未來發(fā)展戰(zhàn)略或者重要科研計(jì)劃、成果等機(jī)密性內(nèi)容，這些內(nèi)容一旦被竊取，可能會(huì)對(duì)于高校乃至國(guó)家產(chǎn)生巨大的危害。[3]

針對(duì)上述問題，筆者認(rèn)為，高校在進(jìn)行檔案管理的過程中，必須要建立一套行之有效的管理模式來保證學(xué)校檔案的隱私與安全：其一，高校檔案管理部門需要對(duì)于檔案閱讀者進(jìn)行較為嚴(yán)格的審查，對(duì)于涉密檔案的閱讀者更需要進(jìn)行嚴(yán)密的背景排查，并要求這些閱讀者簽署責(zé)任書，最大程度地降低高價(jià)值檔案的流失風(fēng)險(xiǎn)；其二，高校的檔案管理系統(tǒng)有必要加強(qiáng)安全性能，設(shè)置安全性較高的加密方式，減少電子檔案被盜的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 存儲(chǔ)與管理問題

再來看存儲(chǔ)與管理問題，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步既使得資料存儲(chǔ)變得更為容易，但與此同時(shí)，資料的存儲(chǔ)量卻呈現(xiàn)出指數(shù)化的增加趨勢(shì)。這種趨勢(shì)會(huì)帶來兩個(gè)問題：其一是存儲(chǔ)能力的問題，也即高校現(xiàn)有的存儲(chǔ)手段和對(duì)于被存儲(chǔ)信息的調(diào)用方式無法適應(yīng)數(shù)據(jù)量越來越大的現(xiàn)實(shí)情形，即便是使用云盤也無法滿足這種需求——把TB級(jí)的數(shù)據(jù)上傳到云盤無疑需要大量時(shí)間，同時(shí)在調(diào)用數(shù)據(jù)時(shí)從云盤下載數(shù)據(jù)亦極為耗時(shí)；其二是出錯(cuò)數(shù)量增加的問題，如果我們假定每一個(gè)的資料上傳、調(diào)用和下載工作的出錯(cuò)率是固定的，那么隨著資料存儲(chǔ)量的增加，總體檔案管理過程中的出錯(cuò)數(shù)目將會(huì)變得十分可觀，為了在成本約束下保證可接受的出錯(cuò)水平，就有必要通過改進(jìn)技術(shù)來降低出錯(cuò)率。[4]

針對(duì)第一個(gè)問題，目前常用的解決手段是在數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)節(jié)點(diǎn)和處理節(jié)點(diǎn)之間增加預(yù)處理過程，在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)上傳到處理單元之前即建立索引，上級(jí)索引可以直接在下級(jí)索引的節(jié)點(diǎn)上建立，這樣可以減少數(shù)據(jù)傳輸時(shí)的堵塞程度和數(shù)據(jù)處理所需要的時(shí)間；而針對(duì)第二個(gè)問題，則可以將整個(gè)檔案管理的計(jì)算任務(wù)分配至不同節(jié)點(diǎn)完成，并將其中一個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)置為觀察節(jié)點(diǎn)，用于監(jiān)測(cè)其他節(jié)點(diǎn)是否正常工作，如果有錯(cuò)誤發(fā)生，只有被判定為出錯(cuò)的部分才需要重新開始。

2.3 人才問題

隨著檔案管理信息化的進(jìn)程不斷加快，現(xiàn)有的檔案部門必須要對(duì)其先前的工作方式作出明顯的改變，在收集大數(shù)據(jù)之后，檔案部門有必要通過主動(dòng)調(diào)查利用者的需求，建立各種數(shù)據(jù)模型，進(jìn)而對(duì)于海量數(shù)據(jù)進(jìn)行聚類、分類、顯著性分析乃至相關(guān)性分析，發(fā)掘數(shù)據(jù)之間的相關(guān)性關(guān)系乃至因果性關(guān)系，為高層制定決策提供參考。由于大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理涉及到大量的移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)乃至數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的應(yīng)用，所以傳統(tǒng)的檔案管理人員已經(jīng)滿足適應(yīng)新型管理模式的要求，即便對(duì)他們進(jìn)行在職培訓(xùn)，也很難在較短時(shí)間內(nèi)完成檔案管理觀念乃至行為的轉(zhuǎn)型。[5]目前，大數(shù)據(jù)相關(guān)人才雖然并不短缺，但是尖端人才相對(duì)較少，例如，北京大學(xué)的大數(shù)據(jù)中心今年才開始第一屆招生，人才的稀缺性使得高校檔案管理行業(yè)提供的待遇很難吸引到幫助其快速轉(zhuǎn)型的合適人選。

為了解決這種難題，筆者認(rèn)為，一方面高校的檔案管理部門不妨與本校的計(jì)算機(jī)科學(xué)、軟件科學(xué)等相關(guān)專業(yè)進(jìn)行合作，讓專業(yè)人士設(shè)計(jì)較為安全且操作起來較為簡(jiǎn)單的管理系統(tǒng)；另一方面，現(xiàn)有的就業(yè)人員也必須要接受相關(guān)培訓(xùn)，以盡快適應(yīng)新型的檔案管理模式。

2.4 成本問題

高校檔案管理結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的改革必須要考慮到成本問題，雖然傳統(tǒng)的檔案管理較為低效，但是人力勞動(dòng)卻節(jié)省了大量成本。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)手段后，首先在管理系統(tǒng)的構(gòu)建上就需要投入巨資，其次還需要支付較高的工資聘請(qǐng)專門的維護(hù)人員對(duì)于系統(tǒng)進(jìn)行定期的維修和故障排查工作，最后數(shù)據(jù)量的增加迫使高校需要對(duì)硬件設(shè)施也進(jìn)行針對(duì)性的改造。上述三個(gè)環(huán)節(jié)都是極為耗資的，因此如何實(shí)現(xiàn)籌資是高校在構(gòu)建新型檔案管理系統(tǒng)時(shí)所必須要考慮的問題。

一般而言，高校在解決籌資問題時(shí)多依靠社會(huì)捐助、財(cái)政撥款和眾籌手段，具體到檔案問題上，由于很難號(hào)召到足夠的捐款人員，所以眾籌手段可能并不適用。一方面，高校可以通過校友捐贈(zèng)的形式積累到足夠的費(fèi)用，另一方面，也可以申請(qǐng)國(guó)家教育部門的相關(guān)撥款，目前國(guó)家針對(duì)大數(shù)據(jù)的改革步伐較快，相應(yīng)的財(cái)政撥款及補(bǔ)助項(xiàng)目也較多，可以有效地緩解高校的籌資壓力。

3 結(jié)論

通過上文的介紹不難看出，大數(shù)據(jù)技術(shù)是未來高校檔案管理行業(yè)的發(fā)展趨向，這一趨勢(shì)即為檔案管理部門帶來了諸多機(jī)遇，也從實(shí)際層面上為高校的檔案管理帶來了很多新形式的挑戰(zhàn)，包括隱私與安全方面的問題、存儲(chǔ)與管理方面的問題、人才問題和安全問題等，這些問題既是檔案管理部門面臨的挑戰(zhàn)，又是檔案管理向大數(shù)據(jù)時(shí)代過程中必須要解決的問題，只有成功處理了這些問題，并針對(duì)性地輔以改革措施，我國(guó)的高校檔案管理工作才能夠在大數(shù)據(jù)時(shí)代煥發(fā)新的活力。

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