計算機技術在現代文化檔案管理中的應用研究

【摘 要】隨著現代科學技術的不斷發展，計算機技術在現代檔案管理中發揮了重要的作用，推動了我國檔案管理的信息化水平，有助于檔案管理的現代化發展。

【關鍵詞】計算機技術；文化檔案管理；應用研究

現代科學技術的進步，促使文化檔案的類型、內容以及種類發生較大變化，傳統檔案管理逐漸向現代數字化管理轉變，檔案也被賦予更多的功能。以計算機網絡、搜索引擎及云儲存等技術為基礎的電子檔案，是現代文化檔案的一種，其與傳統檔案管理之間的沖突越來越明顯，在新時代背景下，解決這一問題的唯一方法是將計算機技術應用于現代文化檔案管理中，實現檔案管理質量的提升。

一、現代文化檔案管理現狀

（一）基礎設施以及管理隊伍水平較低

由于地方財政支出緊張、工作經費有限以及辦公條件等方面的影響，大部分檔案管理單位難以普及使用計算機進行檔案管理，從而導致了文化檔案管理的信息化、數字化水平較低。此外，大部分檔案管理人員均為兼職，除了檔案管理工作外，還擔任其他方面的工作，導致花在檔案管理工作的精力與時間被分割[1]。

（二）現代化管理水平較低

由于傳統觀念的影響，我國大部分檔案管理部門仍存在檔案管理工作不合理、不規范的現象，個別檔案管理單位未能嚴格按照相關規定、程序和步驟收集各項資料，對于材料的審核也存在不認真的現象，若不對材料進行鑒別容易造成材料混亂[2]。此外，由于沒有將檔案資料歸類錄入計算機中，導致部分檔案存在缺漏的現象，檔案管理的信息化水平較低。

二、提高計算機技術在現代文化檔案管理應用的措施

（一）加強管理團隊素質建設

計算機技術的核心價值在于提高數據運算能力以及處理能力，其為檔案管理提供了現代化管理功能。檔案管理工作人員的專業水平對于計算機技術在現代文化檔案管理的應用效果具有重要影響。因此，加強檔案管理團隊素質建設是計算機技術在現代文化檔案管理中的必然要求[3]。良好的計算機操作技術以及管理技能是現代檔案管理人員的基本工作要求，同時在工作的過程中，檔案管理部門需要注意的是對管理人員進行工作培訓，強化管理人員的基礎知識，同時采取分層輔導與培訓的方式，突破傳統的技能培訓方式，堅持“以人為本”的原則，既重視計算機基礎理論的學習，同時重視員工的實際操作配需，在不斷的優化中提高檔案管理團隊的素質，從而改善檔案管理水平。

（二）提高軟硬件基礎設施建設

軟、硬件設施是計算機技術在現代文化檔案管理中的主要載體，在實際管理活動中，檔案管理部門需要加強軟硬件基礎設施建設，從而提高數字化檔案庫的使用效率，提高檔案管理的現代化水平[4]。此外，在硬件基礎設施建設方面，計算機技術的應用需要以計算機為平臺和渠道，需要購入計算機。數字化信息平臺是現代化檔案管理建設的重要內容，從資料采集到歸檔處理，都是在該平臺中完成的；在軟件建設方面，通過建設內部局域網絡從而實現檔案管理以及各硬件管理。此外，通過創新檔案管理軟件對于現代化文化檔案管理的建設也有積極影響，例如金銳、易度等軟件在我國檔案管理中應用頻率較高，同時Foxtable、Excel等軟件也可用于檔案記錄與儲存。

三、建設現代化檔案管理機制

（一）建立規范的檔案管理機制

在實際檔案管理工作中，通過建立規范的檔案管理機制有助于利用現代科學管理制度，通過科學的制度取代傳統管理中的陋習，同時也是計算機技術在現代化檔案管理中應用的前提條件[5]。檔案管理部門需要通過制定完善的檔案管理制度，并嚴格規范制度運行的各項標準和要求，從而建立現代數字化檔案管理制度，通過計算機技術的應用，提高檔案管理工作的質量與水平。檔案管理部門還需要通過培養檔案管理人員的計算機技術，并學習先進的檔案管理理念和思想，從而提高檔案管理人員對計算機技術的學習熱情以及工作積極性。

（二）優化檔案管理流程

在檔案管理過程中，應用計算機技術優化檔案管理流程主要表現在以下三方面：1.對檔案資料來源進行歸納：檔案資料的來源通常決定了檔案資料的真實性、可行性以及準確性。在實際管理活動中，檔案管理部門能夠為管理人員配備相應的計算機，僅有局域網絡的資源共享，檔案管理部門能夠為其他部門的檔案信息進行總結歸納，并為每個部門設置一個相應的數據管理庫，并將檔案的負責人、文件號、標題、日期、頁數等相關信息記錄在案，從而提高檔案信息的管理效率。2.定期進行檔案歸檔工作：單位需要借助計算機軟件建立多個數據庫，從而進行檔案的歸檔處理。對于已經儲存且經過相應處理的檔案信息建立臨時數據庫，并通過搜索引起進行資料查找，用于儲存各審計核對完畢的檔案信息數據庫及各部門查找、搜索工作數據。各數據庫在應用過程中各有其側重點，例如臨時數據庫中的相關信息有規定期限，在規定期限內要進行歸檔處理；而在通用檔案數據庫中的檔案信息歸檔與處理過程中，需要重視檔案信息的審核，避免檔案信息錯誤造成的管理風險。3.借鑒企業管理模式：借鑒企業對產品的管理模式，應用質量管理體系對檔案管理進行監督。在檔案管理的過程中，檔案管理部門能夠通過組織協調構建一個獨立的體系，在此系統內，檔案管理人員將檔案管理作為一個獨立的工作進行，并建立相應的評價體系，采用模擬搜索形式對檔案庫設計的合理性進行檢驗，同時通過檢查數據是否存在誤差，對其工作效率進行檢驗。

結束語

計算機技術在現代檔案管理中的應用也對檔案管理人員的專業技能提出新的要求，需要其不斷學習，提升自身的管理能力。文章主要針對計算機技術在現代文化檔案管理中的應用展開研究。

作者簡介：黃梅蘭（1968.4-），女，高級實驗師，本科，研究方向：計算機應用。

參考文獻：

[1]張霞.探討計算機技術的運用在醫院檔案管理中的應用價值[J].醫學信息，2015.

[2]林洋.談計算機技術在檔案管理應用中的必要性[J].赤子，2014.

[3]閆瑞鳳.新形勢下計算機技術在檔案管理中的應用研究[J].福建電腦，2015.

[4]李清華.淺析計算機技術在社會保險檔案管理中的重要性[J].消費導刊，2014.

[5]趙增社.計算機技術在檔案管理中的優越性及發展趨勢探討[J].城建檔案，2014.