推動(dòng)檔案管理信息化的初步探索

耿艷江蘇省鹽城市西潮河閘管理所

推動(dòng)檔案管理信息化的初步探索

耿艷
江蘇省鹽城市西潮河閘管理所

摘要：眾所周知，信息社會(huì)已經(jīng)到來(lái)，為社會(huì)發(fā)展和人類(lèi)的生活帶來(lái)了前所未有的便利，推動(dòng)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的信息化建設(shè)已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。檔案管理作為現(xiàn)代社會(huì)管理事業(yè)的重要組成部分，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)也是刻不容緩。通過(guò)加大信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案信息化管理人員，提升檔案信息化管理的安全水平，建立相關(guān)的規(guī)章制度，可以有效保障檔案管理信息化建設(shè)的效果，加快檔案管理信息化的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；措施

檔案中記載著很多重要信息，是具有很強(qiáng)的保存價(jià)值的資料，對(duì)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)、各類(lèi)企、事業(yè)單位的發(fā)展具有著不容忽視的重要作用。在當(dāng)前信息化社會(huì)建設(shè)的時(shí)代背景下，推動(dòng)檔案管理信息化，改革傳統(tǒng)的檔案管理方法，提升檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化水平，可以推動(dòng)檔案管理事業(yè)上升到一個(gè)新的高度，更好的發(fā)揮檔案管理的服務(wù)功能。相對(duì)來(lái)說(shuō)，由于檔案管理工作沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，檔案管理的信息化建設(shè)水平也普及較低，因此，迫切的需要加快檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理信息化水平，結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀，具體可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施：

一、加大檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入

在當(dāng)前各種檔案不斷增多的情況下，傳統(tǒng)落伍的檔案管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代的腳步，同時(shí)，檔案管理的實(shí)際需求也對(duì)于信息化建設(shè)提出了更高的要求。盡管我國(guó)各行各業(yè)在信息化建設(shè)方面也進(jìn)行了一些有益的探索，取得了初步的成效，尤其是最近幾年，網(wǎng)絡(luò)方便快捷的優(yōu)勢(shì)吸引著人們，帶動(dòng)了網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。但是，由于對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠，相對(duì)于一些高科技行業(yè)來(lái)說(shuō)，信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入明顯不足，檔案管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施還比較陳舊，很多先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施還沒(méi)有得到推廣應(yīng)用，現(xiàn)有的信息化基礎(chǔ)設(shè)施也還存在著閑置的情況，利用率不高，設(shè)備設(shè)施老化，電腦等設(shè)備配置較低，導(dǎo)致檔案管理的工作效率不高，直接限制了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，使檔案管理電子化、數(shù)字化的程度還比較低，很多檔案管理工作還是靠人力手工操作，效率低下且容易出現(xiàn)疏漏。為了加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，首先需要加大信息化所需要的硬件設(shè)施的投入，提高硬件的配置，加快基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的更新?lián)Q代，最大程度的開(kāi)發(fā)利用信息化基礎(chǔ)設(shè)施的價(jià)值，為檔案管理的信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的支持。

二、做好檔案管理人員信息化技能培訓(xùn)

檔案管理信息化建設(shè)除了需要先進(jìn)的硬件設(shè)施給予支持之外，還需要運(yùn)用各種規(guī)范化、簡(jiǎn)便易行的軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化操作，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。但是，不論哪種軟件的應(yīng)用，還是檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)用，都需要檔案管理人員具有扎實(shí)的信息技術(shù)知識(shí)，能夠比較熟練的操作應(yīng)用各種軟件系統(tǒng)。目前來(lái)看，檔案管理人員的檔案管理專(zhuān)業(yè)技能和信息技術(shù)普遍比較薄弱，成為制約檔案管理信息化建設(shè)水平的重要因素。由此看來(lái)，為了提升檔案管理的信息化水平，培養(yǎng)具備良好的信息技術(shù)和檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才隊(duì)伍成為非常重要的一步。首先，針對(duì)現(xiàn)在檔案管理人員信息技術(shù)有限的情況，結(jié)合檔案管理信息化的實(shí)際需求，通過(guò)聘請(qǐng)專(zhuān)門(mén)的信息技術(shù)人員對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，讓現(xiàn)在的檔案管理人員掌握必備的信息技術(shù)知識(shí)和操作技能，并且提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)，增強(qiáng)這些人員的學(xué)習(xí)創(chuàng)新意識(shí)，調(diào)動(dòng)他們自主學(xué)習(xí)的積極性。其次，信息技術(shù)發(fā)展日新月異，為了確保檔案管理人員能夠跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐，還需要定期的組織檔案管理人員進(jìn)行有關(guān)信息技術(shù)方面的繼續(xù)教育，做好相關(guān)的考評(píng)工作，切實(shí)提升檔案管理人員信息技術(shù)水平。最后，高校在培養(yǎng)檔案管理人才時(shí)也需要注重信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，為檔案管理事業(yè)輸送更多高素質(zhì)人才，也為檔案管理信息化工作的開(kāi)展提供人才保障。

三、提升檔案管理信息化安全保障水平

信息技術(shù)的快速發(fā)展確實(shí)為檔案管理的信息化建設(shè)創(chuàng)造了有利的條件，但是，由于檔案管理工作具有一定的特殊性，在安全性方面具有較高的要求，很多資料需要保密。在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，也還需要通過(guò)各種手段確保檔案管理的安全高效，這也是加快檔案管理信息化建設(shè)的重要條件。具體來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)從提高信息化基礎(chǔ)設(shè)施的配置，采取先進(jìn)的信息技術(shù)手段，安裝各種性能優(yōu)越的防病毒、防黑客軟件，從技術(shù)方面為檔案信息的安全提供支持，加強(qiáng)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)的安全管理，增強(qiáng)檔案管理人員的信息安全意識(shí)等方面，保障檔案管理信息化的安全性。

四、建立檔案管理信息化規(guī)章制度體系

檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作。在進(jìn)行信息化建設(shè)過(guò)程中，也需要進(jìn)行相關(guān)規(guī)章制度的建設(shè)，建立檔案管理信息化的保障體系，完善工作流程，明確各個(gè)崗位的工作職責(zé)，清晰的界定檔案管理人員的職能，加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，讓檔案管理信息化工作可以有序的推進(jìn)。比方說(shuō)，為了確保檔案管理的安全性，專(zhuān)門(mén)制定檔案管理的安全制度、保密制度，檔案歸檔的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等，以及對(duì)檔案管理人員登錄檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限進(jìn)行科學(xué)的設(shè)置，以及對(duì)于違規(guī)操作的懲罰等相關(guān)的規(guī)定。通過(guò)嚴(yán)格、規(guī)范的制度體系讓檔案管理的信息化工作更加高效、安全。

總之，在檔案管理中應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，是當(dāng)前信息時(shí)代的必然要求。尤其是隨著社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的快速發(fā)展，大量重要的資料需要保存、管理和應(yīng)用，更加突顯了檔案信息化管理的重要意義。檔案信息化管理是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，需要從信息化的硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)、人才團(tuán)隊(duì)、制度規(guī)范的建設(shè)等各個(gè)方面全面推進(jìn)，才能使檔案管理在信息化建設(shè)的進(jìn)程中更加卓有成效。

參考文獻(xiàn)：

[1]張曉婷,鐘鵬.提升檔案管理信息化的思考[J].現(xiàn)代交際. 2016(02)

[2]劉麗茹.探討檔案管理信息化的含義與發(fā)展趨勢(shì)[J].赤子(上中旬).2014(17)

[3]田欣池.對(duì)高校檔案管理信息化的探索[J].衛(wèi)生職業(yè)教育. 2015(05)

[4]王國(guó)棟,付麗霞.檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的必要性[J].中外企業(yè)家.2014(26)