論信息時代高校檔案管理注意的問題

景　通淄博市技師學院

論信息時代高校檔案管理注意的問題

景通
淄博市技師學院

21世紀是一個信息時代，在這種環境下高校的管理體制也隨之發生變化，自然高校檔案管理也要相應變革和創新，才能滿足時代發展所需。本文就從高校檔案管理現狀中分析存的問題，并結合實況提出解決這些問題的策略建議。

信息時代；高校檔案管理；問題

1.前言

一直來，高校檔案管理均是我國檔案管理中的一個組成部分，自然也得到了相關部門的高度重視，制定了一系列相關的管理辦法。在信息化時代我國經濟建設快速發展，科技技術也不斷提升。在這種環境下，高校檔案管理必然面臨著新的挑戰，如果還是按照傳統的管理模式必然無法滿足時代發展所需。在這種形勢下，探究檔案管理中存在的問題具有重要意義。

2.信息時代下的高校檔案管理現狀

在信息時代下，高校檔案管理必然要進行創新和改革，但是不能夠盲目實施。只有結合檔案管理中存在的問題，才能夠達到創新和改革的效果。總而言之，高校檔案管理中存在的主要問題有如下幾個方面：

（1）檔案管理的數字化水平較差；事實上，許多高校并不重視檔案管理，認為檔案只要有就可以了，因此必然不會過多投資到檔案管理上去。自然檔案管理工作中極難有足夠資金建設管理過程中的數字化，導致檔案管理中缺乏了硬件設施的支撐，從而造成了一些高校的檔案管理缺乏信息化。過去的一些光盤、錄像等各種視頻物品因為室內環境不好，逐漸出現了老化或者消磁現象，必定會影響到檔案管理。而且一些保存到計算中的電子檔案、軟件，因為計算機中毒或者系統問題等各種原因造成了中毒，文件缺失，乃至出現被盜現象，這些因素的管理需要較高的專業技術水平。因為許多高校根本不重視檔案管理，致使檔案的日常管理中缺乏規范性，包含了存放檔案、借閱檔案以及使用檔案。許多存放檔案的過程中不按照統一標準裝訂封皮，而且哈要將檔案管理印章加蓋到粘封處，有利于防范原始附件出現丟失、篡改等各種風險。

（2）信息人才不足；在現在的檔案管理人員中，很多人員綜合素質不夠且信息人才不足。首先高校中設置檔案管理的專業并不多，致使檔案管理隊伍的人才普遍不高，許多檔案管理人員業務水平差，缺乏相關的專業知識理論。并且許多人在認識檔案上有一定誤區，認為干檔案管理這個崗位沒有前途，因此管理部門招聘人才時難度極大，加之許多學校的根本不重視這個部分，認為隨便安排個人看好就行了，也就很少出資對相關人員進行培訓。在信息時代，檔案人員的綜合素質明顯無法滿足時代所需，許多管理人員的思想意識形態搖擺不定，必定會影響到工作。其次在信息時代，檔案管理人員一定要掌握檔案的收集、分析、整理等各種管理方面專業技術，同時還要具備一定的操作計算機能力。同時在復雜的網絡環境影響下，管理人員還要強化自身的安全意識、培養自身技術，做好網絡安全的防護工作。而且從目前情況來看，檔案管理中缺乏精準計算機技術人才，這也是影響檔案管理的重要因素之一。

3.信息時代加強檔案管理的措施

從檔案管理現狀來看，在管理過程中受到多方因素影響下，還存在各種問題。因此就需要結合高校檔案管理實況采取合理的改進措施。

（1）加強重視檔案管理的程度；事實上任何工作都是由人來完成，自然相關領導對檔案管理的認可度和重視度，直接影響著檔案管理水平。因此只有高度重視了這項工作，才會增加資金與精力上的投入。在高校的檔案室中，一定要保證計算機、服務器、復印掃描設備以及存儲設備等各種辦公設備設施齊全，而且還要盡可能多引進功能及安全性高的管理軟件，全面確保順利開展檔案管理工作。此外要確保方案管理中的安全，還要配備上齊全的消防安全設備及防火防盜設備，有效提升檔案管理的基礎條件，這樣才能夠更快的滿足信息時代檔案管理工作要求。

（2）加強檔案管理的人才建設；檔案管理水平的高低都是由人才來決定的，因此工作人員素質高低直接影響著檔案管理。而且人員素質要求影響著管理工作中的任務、形式及目標。要提升管理人員自身的綜合素質，就必須要從幾個方面入手：首先就要從外面大量引進具有專業技術的管理人員，必須要重視專業信息技術水平。所以在信息時代檔案管理人員不但要掌握必要的收集、分析及整理等各種管理技術，要求相關工作者掌握基本的計算機操作能力。其次完善檔案管理人員培訓體系；高校要重視對網絡知識的教育，從而滿足新時代下檔案管理所需。還要加強管理人員間及和其他相關專業人員之間進行業務交流，這樣檔案管理人員才能快速掌握別人的經驗，分析自身存在的不足之處，并且將可用的、先進的工作經驗融入到工作中去。

（3）創新管理體制；高校要建立完善的檔案管理體制，盡量把檔案管理工作融入到學校工作規劃之中去，不斷完善檔案管理部門各種設施，為檔案管理提供基礎保障。首先一定要破除工作中講資質的作風，為檔案管理人員提供一個公平競爭平臺，調動大家的工作積極性。在此基礎上高校還要建立合理的考核體制，用此激勵相關人員更加努力工作，營造一個良好的、和諧的人才競爭氛圍。此外，還必須要高度重視檔案管理的保密工作，針對借閱及銷毀等各環節制定一套嚴格規章制度，并且按照此制度嚴格執行。

4.結束語

事實上，檔案確保了高校的工作順利開展，自然檔案管理工作也被高校所重視。在信息時代下，高校必須要高度重視檔案管理，要從檔案管理現狀中分析存在的問題，從而有針對性提出合理的改進與完善措施，這樣才能夠確保檔案管理工作更好發展，促進檔案管理更好服務于科研和教學工作。

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