淺議交通工程檔案資料收集

張　悅秦皇島市公路工程建設管理處

淺議交通工程檔案資料收集

張悅
秦皇島市公路工程建設管理處

交通工程檔案資料也是在對于整個工程來說十分重要的，能夠保證交通工程的質量以及安全性。而目前存在于交通工程檔案資料收集中存在著許多不容忽視的問題，因此本文主要通過分析存在于交通工程檔案資料收集中存在的問題，進而提出相應的應對措施。

交通工程；檔案資料；收集

隨著社會的不斷發展，交通在城市發展中所占的比重越來越大，而相關單位對交通的研究也在不斷地深化。交通工程就是在此基礎之上發展起來的，主要是將人、車、路、環境以及與交通有關的幾個方面綜合在交通道路中。交通工程目前受到多方面的關注和重視，而在交通工程中檔案也起著十分重要的作用。但在目前的社會發展過程中，交通工程在檔案資料收集和管理中存在著些問題，需要相關部門重視起來。

一、存在于目前收集檔案資料過程中的問題

現階段，在參與到交通工程建設的單位中，有一部分對工程項目檔案的建立不夠重視，建立檔案也多是應付當前相關部門要進行的檢查等。所以在一開始對項目進行投標時的資料就沒有收集到整個檔案中，因此，在后期建立的檔案中，會缺少很多原始的資料。與此同時，在單位中負責收集資料進行檔案整理的工作人員大多是臨時招聘的兼職檔案員或者是其他崗位上的工作人員臨時調配過來的，應付上頭對工程檔案檢查的。使得很多資料不能真正的到位，使得許多文件資料散落在不同部門，不能按時準確的收集到建立的檔案中。有些公司對檔案的忽視，極容易導致在工程竣工時也無法將驗收時記錄的一些材料和檔案交給工程建設單位，這就導致了原始資料的丟失和被破壞。

（一）重視工程建設，輕視文件材料收集

目前大多數單位沒有徹底理清楚工程在工期和質量之間的關系，從而導致許多需要收集起來的資料沒有收集起來，因此后期建立的檔案就少了很多必須的材料。這就導致了相關單位在工程結束后不得不四處收集整理，隨意的存放，造成檔案質量低下，對工程后續的維護和管理沒有任何的幫助。

（二）已收集的檔案資料質量不夠高

在許多單位已經收集起來的工程檔案資料來看，許多工程的資料存在著質量低下，毫無用處的特點。尤其需要仔細保護的原始資料中，存在著有復印件、筆跡不清等問題，造成資料質量不高。還有些存在于施工方案與竣工圖中的不同點，是由于施工方案進行修改后竣工圖沒有隨之進行修改。另外，有些單位收集起來的資料不夠完整，內容缺東少西，使得檔案完全沒有價值可言。

（三）檔案收集工作人員水平參差不齊

由于企業對檔案管理工作不夠重視，并且檔案管理工作繁復，使得檔案管理人員的工資高于一般工作人員。許多單位不專門聘請專業的檔案管理人員，而招聘一些簡直的工作人員進行整理，造成整個檔案管理人員隊伍波動不穩定。另外，兼職的檔案管理人員的素質參差不齊，多數水平不高，缺乏專業知識，對需要哪種類型的資料和文件并不清楚，只是做到項目工程施工單位給什么文件材料就收什么文件材料，造成了現在檔案資料不完全、質量不高的現象。

二、針對目前存在與交通工程檔案資料收集中問題的應對

（一）領導重視、組織落實、責任到人

必須要爭取到各級領導的重視，將檔案管理工作落實到實處，當作一個重要的環節去抓。同時，建立起健全檔案管理體制，明確專門負責管理的領導人員，聘請專門的檔案管理工作人員，從而形成專門的檔案管理體制。同時，組織相關工作人員學習相關《檔案法》，從而保證單位內部建立一個合理合法的檔案管理體制。

（二）健全制度，明確目標，統一規范

工程項目檔案的收集工作貫穿于工程立項、招標、建設和驗收始終。因此，在工程建設初始，就要制定《建設項目檔案管理辦法》、《項目工作竣工文件編制辦法》等相關制度，并印發到施工監理單位，從而是公路參建單位明確工程資料收集、編制的職責分工、標準和格式。

（三）著力實施工程檔案工作“三同步”，確保交通工程檔案資料的完整、準確、系統

（1）工程建設進程與檔案收集同步

根據《檔案法》和《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》有關條款的規定，在工程項目申請立項時，即進行文件材料的收集積累、審查歸檔工作。所以主管領導在工程項目會審中應對檔案歸檔作具體要求，并簽訂檔案歸檔責任書，要把檔案資料收集工作列為工程項目負責人和技術人員的職責范圍，使工程檔案收集責任明確，有章可循，保障檔案資料收集工作始終貫穿工程全過程。

（2）工程質量檢查與檔案檢查同步

相關部門在檢查工程質量的同時需要檢查相應整理的檔案資料，這就要求檔案整理人員需要在收集資料過程中，需要時刻關注工程建設的動態，深入到工程施工建設的第一線，及時掌握整個工程的施工情況，及時指導和督促相關人員做好一些資料的收集。發現在施工過程中的問題，及時糾正問題，同時完成對竣工資料的提前控制，使工程檔案達到高質量、高標準，確保圖物相符、準確可靠。

（3）工程交工、竣工驗收和檔案驗收同步

檔案工作人員要參與到工程交工、竣工驗收。根據國家經委、建委、科委、檔案局下發的《科學技術檔案工作條例》的有關規定，各單位在對基本建設工程等項目進行鑒定、驗收時，要有科技檔案部門參加，對應當歸檔的科技文件資料加以驗收。所以從工程交工驗收到整個工程竣工驗收，每個環節檔案部門要直接參與，進行把關，保證交通工程檔案質量。

（四）加強對檔案管理人員的培訓

根據國家下發的相關規定，結合在施工的實際過程中所發現的實際問題，在工程開始施工的前期對相關建設單位以及檔案收集管理人員和兼職人員進行培訓，提高他們的歸檔意識，提高他們的業務水平，提高整個收集隊伍的素質水平。保證他們在收集過程中所做的工作都是真實有效的，保證整個項目在檔案文件資料收集方面所做的工作是真實有效的。

三、結束語

綜上所述，交通工程檔案資料的收集也是在施工過程中十分重要的環節，需要各方面給予重視。在面對當前存在與交通工程檔案資料收集中的問題，需要健全制度，提高領導的重視程度，另外還需要在施工過程中，需要將整個進程同檔案收集同步，將質量檢查同檔案檢查同步，將驗收與檔案驗收同步。以及最關鍵的是培訓資料收集人員，提高資料收集人員的專業知識和素質水平。

[1]葉良.淺議交通工程檔案資料的收集[J].浙江檔案，2006（3）：56

[2]李學顯，蓋杰.淺議公路技術檔案材料收集問題[J].Shan?dongArchives，1998（4）

[3]高超群.淺析公路工程檔案收集與整理中存在的問題及對策[J].三門峽職業技術學院學報，2012,11（2）：101-102

張悅，女，秦皇島市海港區人，本科，助理館員。