基于檔案建設(shè)工作的中等職業(yè)學(xué)校特色檔案管理

馬長松濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院

基于檔案建設(shè)工作的中等職業(yè)學(xué)校特色檔案管理

馬長松
濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院

當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)政治文化深入發(fā)展的關(guān)鍵在于信息的儲(chǔ)存和利用。因而檔案系統(tǒng)的建設(shè)和管理成為當(dāng)前各行業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。對(duì)于中等職業(yè)學(xué)校而言，加強(qiáng)特色檔案管理，能夠豐富學(xué)校的人文歷史，為學(xué)校的長足發(fā)展提供豐富的信息資源。因而本文從中等職業(yè)學(xué)校特色檔案管理的重要性入手，分析檔案建設(shè)工作的相關(guān)事項(xiàng)，探究中等職業(yè)學(xué)校如何基于檔案建設(shè)工作進(jìn)行特色檔案管理的優(yōu)化發(fā)展，以期完善中等職業(yè)學(xué)校現(xiàn)有的特色檔案管理形式，增強(qiáng)中等職業(yè)學(xué)校特色檔案的作用，為其他院校和行業(yè)的特色檔案管理提供建議和借鑒。

檔案建設(shè)；工作重點(diǎn)；中等職業(yè)學(xué)校；特色檔案管理

中等職業(yè)學(xué)校檔案建設(shè)具有繁雜特點(diǎn)，但構(gòu)建完整的學(xué)校檔案，是學(xué)校日常基礎(chǔ)工作。目前，中等職業(yè)學(xué)校檔案建設(shè)主要是進(jìn)行學(xué)校的歷史發(fā)展、教研工作總結(jié)等。充分掌握和利用學(xué)校檔案信息，能夠?yàn)閷W(xué)校管理者、教師提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理提供豐富的信息資源協(xié)助，最終實(shí)現(xiàn)中等職業(yè)學(xué)校的辦學(xué)水平，提高中等職業(yè)學(xué)校的競爭力，實(shí)現(xiàn)社會(huì)價(jià)值。

一、中等職業(yè)學(xué)校特色檔案管理的重要性

（一）中等職業(yè)學(xué)校檔案管理有利于提供豐富的信息資源依據(jù)

學(xué)校的管理活動(dòng)嚴(yán)格按照相關(guān)的法律法規(guī)是實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理發(fā)展的有序、科學(xué)的重要舉措。當(dāng)前《檔案法》中要求各行業(yè)建立完勝的檔案管理制度，提高學(xué)校基礎(chǔ)性資料的完整程度，從而為教學(xué)活動(dòng)提供參考依據(jù)。例如，教學(xué)檔案能夠?yàn)榻虒W(xué)評(píng)估提供參考，教育部專家在進(jìn)行教學(xué)評(píng)估時(shí)，主要的評(píng)估指標(biāo)體系為學(xué)校辦學(xué)的指導(dǎo)思想和教學(xué)條件情況等[1]。

（二）中等職業(yè)學(xué)校檔案管理有利于實(shí)現(xiàn)校園精神文化建設(shè)

學(xué)校的建設(shè)發(fā)展過程中，要求建立積極向上的校園精神文化，使學(xué)生擁有良好的學(xué)習(xí)氛圍。中等職業(yè)學(xué)校檔案的主要內(nèi)容是學(xué)校的教學(xué)觀念，同時(shí)也包含了學(xué)校在大環(huán)境背景下的主要發(fā)展理念。因而建立健全中等職業(yè)學(xué)校檔案是實(shí)現(xiàn)學(xué)校校園精神文化的重要載體，是推動(dòng)校園精神文化傳承的重要載體。

二、檔案建設(shè)工作的相關(guān)內(nèi)容

（一）檔案建設(shè)工作的目的

當(dāng)前中等職業(yè)學(xué)校檔案建設(shè)工作的主要目的是總結(jié)職業(yè)學(xué)校的辦學(xué)特點(diǎn)，塑造積極向上、服務(wù)社會(huì)的職業(yè)學(xué)校形象。因而中等職業(yè)學(xué)校的檔案建設(shè)工作要求建設(shè)教育工作中的相關(guān)行為規(guī)范，辦學(xué)特點(diǎn)和科研活動(dòng)價(jià)值等。優(yōu)化學(xué)校的形象和服務(wù)宗旨。檔案建設(shè)隊(duì)伍要求將學(xué)校的形象和價(jià)值觀通過最優(yōu)化、有效的形勢(shì)總結(jié)和反應(yīng)到檔案信息中，提高檔案的使用效果。例如，某中等職業(yè)學(xué)校根據(jù)學(xué)校服務(wù)社會(huì)、服務(wù)學(xué)生的辦學(xué)宗旨，通過成功的教學(xué)案例，構(gòu)建成該校的檔案，從而為學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展提供的重要的資源支持[2]。

（二）檔案建設(shè)工作的方向

檔案建設(shè)工作的方向是遵循時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，構(gòu)建電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)工作的節(jié)能減排，增加檔案的閱讀和使用頻率。因而依據(jù)現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)檔案資源的共享。例如，某中等職業(yè)學(xué)校通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，建設(shè)了電子化檔案，在教學(xué)評(píng)估到來之前，實(shí)現(xiàn)全校師生檔案的共享閱讀，增加師生對(duì)學(xué)校的深入認(rèn)知，同時(shí)縮短了評(píng)估人員的檔案收集閱讀實(shí)踐，有效提高評(píng)估活動(dòng)的效率。

（三）檔案建設(shè)工作的重點(diǎn)

中等職業(yè)學(xué)校檔案建設(shè)工作的重點(diǎn)在于建設(shè)特色檔案，實(shí)現(xiàn)特色檔案的特殊管理。由于檔案建設(shè)工作是一項(xiàng)繁雜瑣碎的工作，中等職業(yè)學(xué)校檔案可以分為重要的、次要的等級(jí)別。因而實(shí)現(xiàn)中等職業(yè)學(xué)校特色檔案的建設(shè)是檔案工作的重點(diǎn)。例如，某中等職業(yè)學(xué)校形成了優(yōu)等生的特色檔案建設(shè)、辦學(xué)成果等特色檔案建設(shè)，在新一年招生活動(dòng)中，特色檔案發(fā)揮著較重要的吸引作用，從而使該中等職業(yè)學(xué)校吸收了大量優(yōu)秀的生源[3]。

三、基于檔案建設(shè)工作的中等職業(yè)學(xué)校特色檔案管理的優(yōu)化措施

（一）中等職業(yè)學(xué)校特色檔案管理內(nèi)容的優(yōu)化選擇

中等職業(yè)學(xué)校特色檔案是特指能夠?yàn)榻處煾瞄_展教學(xué)活動(dòng)、更好讓人認(rèn)識(shí)學(xué)校的檔案信息。實(shí)現(xiàn)特色檔案管理檔案內(nèi)容的優(yōu)化選擇要從兩方面入手；一是實(shí)現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)定位、辦學(xué)主旨等的學(xué)校相關(guān)檔案內(nèi)容的優(yōu)化選擇；二是實(shí)現(xiàn)學(xué)生個(gè)性化特點(diǎn)的檔案內(nèi)容選擇，主要是對(duì)學(xué)生當(dāng)前的顯性特長進(jìn)行登記管理，同時(shí)也要發(fā)揮學(xué)生的潛在特長，尊重學(xué)生的多方面發(fā)展。例如，2014年某地中等職業(yè)學(xué)校特色檔案管理中的檔案內(nèi)容主要是對(duì)14年優(yōu)秀畢業(yè)生的專業(yè)技能收集激勵(lì)，還對(duì)優(yōu)秀畢業(yè)生課余的興趣特點(diǎn)進(jìn)行收集，從而形成具有個(gè)性化特點(diǎn)的個(gè)人檔案建設(shè)[4]。

（二）中等職業(yè)學(xué)校特色檔案管理的內(nèi)容收集方式的優(yōu)化

中等職業(yè)學(xué)校特色檔案的收集不僅僅是對(duì)已有的紙制資料進(jìn)行收集，同時(shí)注重把握理論課程和實(shí)踐教學(xué)的優(yōu)化收集，側(cè)重對(duì)具有學(xué)校教學(xué)特色的課程和方法的收集。另外，收集方式的優(yōu)化還體現(xiàn)在使用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)于特色檔案的優(yōu)化收集。充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加快學(xué)校檔案的數(shù)字化和自動(dòng)檢索功能的建設(shè)。實(shí)現(xiàn)特色檔案資源的共享。為學(xué)校檔案管理人員提供輕松快捷的檔案收集方式。例如，2015年，某地中等職業(yè)學(xué)校特色檔案管理構(gòu)建了電子檔案管理系統(tǒng)，自動(dòng)收集校園網(wǎng)內(nèi)優(yōu)秀學(xué)生的優(yōu)秀表現(xiàn)，豐富學(xué)生的個(gè)性化檔案。

結(jié)語

總之，中等職業(yè)學(xué)校為了在高職院校中尋求一席之地，實(shí)現(xiàn)學(xué)校特色檔案管理迫在眉睫。我們可以發(fā)現(xiàn)，基于檔案建設(shè)工作的中等職業(yè)學(xué)校特色檔案管理對(duì)于學(xué)校的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益都具有重要的作用，與此同時(shí)，學(xué)校的檔案建設(shè)工作的重點(diǎn)在于塑造學(xué)校形象、實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)和構(gòu)建特色檔案管理。另外，中等職業(yè)學(xué)校實(shí)現(xiàn)特色檔案管理在于以檔案建設(shè)為基礎(chǔ)，優(yōu)化中等職業(yè)學(xué)校檔案內(nèi)容的選擇、檔案信息的收集方式。最終實(shí)現(xiàn)中等職業(yè)學(xué)校特色檔案的優(yōu)化管理，迎合社會(huì)對(duì)中等職業(yè)學(xué)校所提出的管理水平，推動(dòng)中等職業(yè)學(xué)校檔案科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理，實(shí)現(xiàn)中等職業(yè)學(xué)校的長久發(fā)展。

[1]劉紅.基于檔案建設(shè)工作的中等職業(yè)學(xué)校特色檔案管理[J].檔案與建設(shè),2015,07:82-83.

[2]王文.對(duì)中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作實(shí)踐的分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,03:67-68.

[3]劉芳.淺談中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].福建建材,2012,03:116-117.

[4]高敏.淺析加強(qiáng)中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的措施[J].讀與寫(教育教學(xué)刊),2012,06:249.