淺析檔案信息數(shù)字化面臨的問題及解決對策

馬鳳波南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校

淺析檔案信息數(shù)字化面臨的問題及解決對策

馬鳳波
南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校

摘要：隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息數(shù)字化管理已經(jīng)不再為人陌生。雖然檔案信息數(shù)字化管理大大提高的辦公效率，但是它也面臨著安全隱患、規(guī)范混亂、人才缺失等亟待解決的問題。本文將針對這些問題，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)提出切實(shí)可行的解決對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息數(shù)字化；安全意識；標(biāo)準(zhǔn)

如今，電子辦公已經(jīng)成為主流，得益于信息化技術(shù)，大眾工作效率得到提升，時間成本大大降低。就檔案管理工作而言，原先繁重厚重的紙質(zhì)文檔變成的電腦中的計(jì)算機(jī)語言，不僅極大縮小了檔案保存所需要的空間，更能隨時隨地進(jìn)行快速移動、閱覽，檢索能力也大幅提高，為公眾生活帶來了極大的便利。

基于以上優(yōu)勢，數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案儲藏室紛紛在各地建立而成，成為了一筆豐富的信息資源。但隨及也出現(xiàn)了諸如安全、規(guī)范等方面的問題。如果因?yàn)檫@些問題，停止檔案信息數(shù)字化管理的進(jìn)程，顯然不符合現(xiàn)今社會高速發(fā)展的需求。面對問題，我們應(yīng)該認(rèn)真分析問題成因及影響力，進(jìn)而制定可行的解決方案。一下將分析檔案信息數(shù)字化管理中的問題，進(jìn)而闡述基本應(yīng)對對策。

一、檔案信息數(shù)字化管理亟待解決問題

（一）真實(shí)性存憂

在互聯(lián)網(wǎng)火爆發(fā)展之初，常常流行著這樣一則笑話——“你不知道和你在網(wǎng)絡(luò)另一側(cè)聊天的是一個人，還是一條狗”。這就是說網(wǎng)絡(luò)與信息化過程中本身就有一定的真實(shí)性隱患問題。在0和1的世界中，沒有實(shí)體的物體，一切接觸到的信息其本質(zhì)意義上都是0與1的虛擬構(gòu)建。

在紙質(zhì)檔案中，我們能很容易找到修改的印記，也可以通過筆記、紙質(zhì)上留有的一些污漬對其年代、人事性格等方面進(jìn)行一個出判。而在數(shù)字檔案前，我們面對冷冰冰的文字，信息判斷只能來源于眼前的文字。隨著PS等技術(shù)的發(fā)達(dá)，即使有人對檔案內(nèi)容進(jìn)行了修改、偽造，也可能留不下任何線索、痕跡。這種虛擬性，對檔案、材料的真實(shí)性、權(quán)威性發(fā)起了挑戰(zhàn)。

（二）保密性與易丟失性

處于巨大數(shù)字空間里的信心內(nèi)容，可以隨時隨地被人在不同地方獲取與閱覽。對于需要保密或限制閱覽的一些秘密內(nèi)容而言，網(wǎng)絡(luò)可能是最不安全的地方。既然網(wǎng)絡(luò)中可以發(fā)動“人肉搜索”，那么“人肉內(nèi)容”便不是不可能的事情。另一方面，當(dāng)人們將所有信息、決策、記錄等存出在網(wǎng)絡(luò)中，簡化了歸檔存儲的程序，但同時也加大了信息丟失的風(fēng)險。面臨電腦病毒、黑客、突發(fā)事件，數(shù)字化的文件會在一瞬間丟失，沒有較高設(shè)置的電子設(shè)備且不能恢復(fù)這些材料，造成無形資源的巨大損失。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化問題

在目前的檔案信息數(shù)字化管理中，還面臨著標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題。由于各地方使用的軟件不統(tǒng)一，造成對內(nèi)容編輯的模式不盡相同。在跨機(jī)構(gòu)或者轉(zhuǎn)移信息時可能會出現(xiàn)原有內(nèi)容與當(dāng)前載體不相容，從而造成信息損壞或無法閱覽、使用等問題。出現(xiàn)這樣的情況，反而加大了辦公成本，不利于信息高速公路的建立，對公眾生活也會造成極大的不便。

（四）人才缺失

雖然檔案信息數(shù)字化管理已經(jīng)在個城市和基層普及，但是與此相適應(yīng)的管理人才依舊存在巨大缺口。在實(shí)踐中常常出現(xiàn)的問題是，工作人員只通曉基本操作，當(dāng)遇到突發(fā)情況，出現(xiàn)需要緊急處理的問題時則是束手無策。在現(xiàn)實(shí)中，也既缺乏對檔案信息數(shù)字化管理的培訓(xùn)課程，促使大部分工作人員對此也不甚了解。

二、檔案信息數(shù)字化問題解決對策

事物發(fā)展都有其兩面性，當(dāng)出現(xiàn)問題時，不能片面的看待問題，需要通過其對問題的分析，從而建立更有效的解決機(jī)制。

（一）建立健全相關(guān)法律法規(guī)

目前，亟需相關(guān)部門完善關(guān)于檔案信息數(shù)字化方面的相關(guān)法律法規(guī)。首先以法律的形式確定檔案信息的神圣性和重要性，這對于保護(hù)數(shù)字檔案的真實(shí)性、原始性具有重要作用。如此，不僅可以保障公民自覺維護(hù)電子信息檔案的安全，還可以確保檔案相關(guān)機(jī)構(gòu)、相關(guān)部分有法可依。

據(jù)了解，在國外許多發(fā)達(dá)國家都具備完成健全的關(guān)于電子信息檔案的法律法規(guī)。有學(xué)者統(tǒng)計(jì)，在法律在法律法規(guī)施行后，關(guān)于電子信息犯罪的數(shù)量大幅降低。

（二）儲存管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部要求管理流程

為了避免電子檔案泄密、電子檔案丟失這樣的事件發(fā)生，對于儲存管理機(jī)構(gòu)要制定一系列科學(xué)、合理、嚴(yán)密的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，建立應(yīng)急機(jī)制。這樣的工作標(biāo)準(zhǔn)需要確定到每一個細(xì)節(jié)處，詳細(xì)到電子文件形成日期、建檔人、修改時間、修改人、整理人、鑒定人，備份人將所有工作責(zé)任到人。此外，還要進(jìn)行分類、排列、保存方式。雖然這樣的工作非常繁瑣，但是一旦以流程化確定下來，既能提高辦事效率，又可安全保護(hù)電子文檔。

應(yīng)急機(jī)制的建立則是相關(guān)機(jī)構(gòu)必須建立的工作內(nèi)容，應(yīng)急機(jī)制應(yīng)該不止一套，以免各類突發(fā)情況。

（三）提高各類軟件兼容性，建立數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

檔案數(shù)字化管理包含了各個方面，軟件發(fā)面的不斷開發(fā)和整合也是其中最重要的方面。因平臺不兼容造成的信息損失已經(jīng)成為檔案信息數(shù)字化管理中面臨最重要的問題。檔案數(shù)字化包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺的組合。各類平臺的背后是不同的軟件開發(fā)商，所以模式與算法不盡相同，這導(dǎo)致各信息數(shù)字化檔案館的應(yīng)用也各有不同。只有采取積極措施，制定相關(guān)兼容或統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對檔案錄入、目錄、卷宗搜索、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、文件名稱、長度、內(nèi)容大小做詳細(xì)規(guī)范，才能讓其適應(yīng)信息高速公路的發(fā)展。

（四）大力培養(yǎng)信息數(shù)字化人才

無論在任何領(lǐng)域人才的發(fā)掘與培養(yǎng)都是該領(lǐng)域發(fā)展壯大的重要關(guān)鍵。在檔案信息數(shù)字化管理方面，更是亟需相關(guān)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)。一方面，我們要在高校中積極培養(yǎng)相關(guān)青年人才，鼓勵他們畢業(yè)后到一線，特別是二、三線檔案信息數(shù)字化發(fā)展不發(fā)達(dá)的城市、基層中奉獻(xiàn)與鍛煉。另一方面，我們要積極引進(jìn)國外優(yōu)秀人才，他們能夠帶著領(lǐng)先的技術(shù)與環(huán)球視野來到崗位中。

目前，信息化已經(jīng)進(jìn)入到社會的方方面面，面對檔案信息數(shù)字化管理中所出現(xiàn)的問題，絕不能拒絕時代的潮流，因?yàn)閱栴}而停滯不前。只有不斷在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積極思考，制定應(yīng)對解決問題的辦法才能完成建設(shè)信息高速公路的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳文英.當(dāng)前檔案數(shù)字化存在的問題及對策[J]科技信息, 2007(1)

作者簡介：馬鳳波（1962-），女，漢族，南陽市人，鄭州航空工業(yè)管理學(xué)校檔案管理專業(yè)畢業(yè)；職稱：檔案館員；研究方向：檔案收集、管理、利用。